Cómo cotizar un trabajo de imprenta sin perder plata
Papel, piezas por pliego, merma de arranque, tiempo de máquina y acabado: un método paso a paso para calcular el costo de un trabajo y fijar precios por cantidad, con un ejemplo de dos tirajes.
Un cliente pide 1.000 volantes a color y, para cerrar rápido, le pasas el mismo precio unitario que cobraste la semana pasada por 5.000. El trabajo sale, el cliente queda contento y, cuando sumas papel, planchas, arranque de máquina y corte, descubres que trabajaste a pérdida. No fue mala suerte: en una imprenta, el costo por unidad cambia muchísimo según el tiraje, y cotizar “por pieza” sin separar lo fijo de lo variable es la forma más rápida de perder plata.
Esta guía te da un método que puedes armar en una planilla hoy mismo.
Paso 1: define el papel y el formato
Todo empieza por el pliego. Anota tres datos:
- Formato del papel que compras y su costo por pliego (o por resma dividido entre los pliegos que trae).
- Formato de máquina: el tamaño útil que tu prensa imprime, ya descontando pinza y márgenes.
- Tamaño de la pieza con sangrado: el tamaño final más el excedente que se corta.
Si cortas el pliego comprado en varios pliegos de máquina, el costo del papel por pliego de máquina es el costo del pliego comprado dividido entre esos cortes.
Paso 2: calcula cuántas piezas salen por pliego
La fórmula básica es:
Piezas por pliego = ⌊ancho útil ÷ ancho pieza⌋ × ⌊alto útil ÷ alto pieza⌋
(⌊ ⌋ significa redondear hacia abajo.) Calcúlalo en las dos orientaciones y quédate con la mayor.
Supongamos un pliego de máquina con área útil de 48 × 33 cm y un volante con sangrado de 15,4 × 21,6 cm:
- Orientación A: ⌊48 ÷ 15,4⌋ × ⌊33 ÷ 21,6⌋ = 3 × 1 = 3 piezas
- Orientación B: ⌊48 ÷ 21,6⌋ × ⌊33 ÷ 15,4⌋ = 2 × 2 = 4 piezas
Girar la pieza te da un 33 % más de rendimiento. Ese tipo de diferencia, multiplicada por miles de pliegos, es margen puro.
Paso 3: suma la merma
Hay dos mermas distintas y conviene tratarlas por separado:
- Merma de arranque: los pliegos que se gastan en calibrar registro y color antes de que salga el primer pliego bueno. Es casi la misma para 1.000 o para 10.000 piezas, así que se comporta como un costo fijo.
- Merma de tiraje: un porcentaje de pliegos que se pierde durante la corrida (manchas, atascos, cortes fuera de registro). Esta sí crece con el tiraje.
Pliegos totales = (piezas ÷ piezas por pliego) + merma de arranque + (pliegos netos × % merma de tiraje)
Mide tu merma real durante unas semanas en lugar de usar un número de memoria.
Paso 4: tiempo de máquina y de acabado
El tiempo también tiene una parte fija y otra variable:
- Preparación: montar planchas, ajustar tinta, registrar. Fijo por trabajo.
- Tiraje: pliegos totales ÷ velocidad real de la máquina (pliegos por hora), multiplicado por el costo de la hora de máquina (operador, energía, depreciación, mantenimiento).
- Acabado: corte, plegado, laminado, troquelado, empaque. Cada uno con su preparación y su ritmo por pieza. Los acabados lentos suelen ser los que más se subestiman.
Paso 5: separa costo fijo y costo variable
| Tipo | Ejemplos | Cómo se reparte |
|---|---|---|
| Fijo por trabajo | Preprensa, planchas, preparación de máquina, merma de arranque, preparación de acabado | Se divide entre todas las piezas del tiraje |
| Variable | Papel neto, merma de tiraje, tinta, tiempo de tiraje, acabado por pieza | Crece en proporción a la cantidad |
Costo unitario = (costo fijo ÷ cantidad) + costo variable por pieza
Esta fórmula explica todo: con tirajes cortos el fijo pesa mucho por pieza; con tirajes largos se diluye.
Ejemplo resuelto: 1.000 vs 5.000 volantes
Supongamos estos costos hipotéticos: papel Bs 1,20 por pliego de máquina, 4 volantes por pliego, merma de arranque de 100 pliegos, merma de tiraje del 3 %, tinta Bs 0,05 por pliego, 4 planchas a Bs 60, preprensa Bs 100, preparación de máquina Bs 200 (una hora), tiraje a 3.000 pliegos por hora con hora de máquina a Bs 200, y corte y empaque a Bs 50 fijos más Bs 0,01 por volante.
| Concepto | 1.000 volantes | 5.000 volantes |
|---|---|---|
| Pliegos netos | 250 | 1.250 |
| Merma de tiraje (3 %) | 8 | 38 |
| Merma de arranque | 100 | 100 |
| Pliegos totales | 358 | 1.388 |
| Papel | Bs 429,60 | Bs 1.665,60 |
| Tinta | Bs 17,90 | Bs 69,40 |
| Planchas | Bs 240,00 | Bs 240,00 |
| Preprensa | Bs 100,00 | Bs 100,00 |
| Preparación de máquina | Bs 200,00 | Bs 200,00 |
| Tiempo de tiraje | Bs 23,87 | Bs 92,53 |
| Corte y empaque | Bs 60,00 | Bs 100,00 |
| Costo total | Bs 1.071,37 | Bs 2.467,53 |
| Costo por volante | Bs 1,07 | Bs 0,49 |
Cinco veces más volantes cuestan apenas 2,3 veces más. Para fijar el precio con un margen objetivo sobre el precio de venta usa:
Precio = costo total ÷ (1 − margen objetivo)
Con un margen del 30 %: 1.000 volantes a Bs 1.531 (Bs 1,53 c/u) y 5.000 a Bs 3.525 (Bs 0,71 c/u). Si hubieras cobrado los 1.000 a Bs 0,71, habrías facturado Bs 710 contra un costo de Bs 1.071: Bs 361 de pérdida antes de pagar alquiler o sueldos administrativos.
Paso 6: arma tu escala de precios por cantidad
Con el mismo modelo calcula tres o cuatro tirajes típicos y publica una escala. Para 2.000 volantes, con los mismos supuestos, el costo es Bs 1.419,75 y el precio con 30 % de margen ronda Bs 2.028 (Bs 1,01 c/u). Así tu equipo comercial cotiza en minutos y sin improvisar descuentos:
| Cantidad | Precio total | Precio por volante |
|---|---|---|
| 1.000 | Bs 1.531 | Bs 1,53 |
| 2.000 | Bs 2.028 | Bs 1,01 |
| 5.000 | Bs 3.525 | Bs 0,71 |
Define también si tus precios incluyen impuestos y muéstralo claro en la cotización; valida con tu contador cómo presentarlo (si te interesa el tema, revisa cómo mostrar el IVA en el precio).
Errores comunes
- Cotizar solo el papel y “redondear” el resto.
- Olvidar la merma de arranque en tirajes cortos, donde puede ser casi un tercio de los pliegos.
- Usar el precio unitario de un tiraje largo para uno corto.
- No volver a cotizar cuando el cliente cambia papel, tamaño o acabado: cada cambio es una versión nueva con su propio costo.
- Usar la velocidad nominal de la máquina en lugar de la real.
- No comparar nunca el costo real del trabajo con lo cotizado.
Indicadores para saber si cotizas bien
- Desviación de costo = (costo real − costo cotizado) ÷ costo cotizado. Si es positiva de forma sistemática, tus supuestos están cortos.
- Merma real = pliegos perdidos ÷ pliegos consumidos. Compárala con la que usas para cotizar.
- Margen real por trabajo = (precio − costo real) ÷ precio. Revísalo por tipo de trabajo: suele haber familias que siempre pierden.
- Tasa de aceptación = cotizaciones aceptadas ÷ cotizaciones cerradas. Muy alta puede significar que estás barato; muy baja, que estás caro o lento.
Checklist antes de enviar la cotización
- Piezas por pliego calculadas en ambas orientaciones.
- Merma de arranque y de tiraje con números medidos.
- Tiempos de preparación, tiraje y cada acabado incluidos.
- Costo fijo separado del variable.
- Precio por cantidad coherente con la escala.
- Impuestos y vigencia de la oferta indicados.
- Cada cambio del cliente guardado como versión con su motivo.
Llevarlo a un sistema
Si llevas esto en una planilla, funciona mientras el volumen es manejable. Cuando crece, un ERP como MKA puede guardar cada versión de la cotización con su motivo y aplicar escalas por cantidad, y en la orden de producción registrar el papel y las tintas consumidos por lote, la merma y los costos, para que sepas cuánto costó cada trabajo (ver imprentas y gráficas).