Como orçar um trabalho gráfico sem perder dinheiro
Papel, peças por folha, perda de acerto, tempo de máquina e acabamento: um método passo a passo para custear um trabalho e definir preços por quantidade, com um exemplo de duas tiragens.
Um cliente pede 1.000 panfletos coloridos e, para fechar rápido, você passa o mesmo preço unitário que cobrou na semana passada por 5.000. O trabalho sai, o cliente fica satisfeito e, quando você soma papel, chapas, acerto de máquina e corte, descobre que trabalhou no prejuízo. Não foi azar: numa gráfica, o custo por unidade muda muito conforme a tiragem, e orçar “por peça” sem separar o fixo do variável é o caminho mais rápido para perder dinheiro.
Este guia traz um método que você pode montar numa planilha hoje mesmo.
Passo 1: defina o papel e o formato
Tudo começa pela folha. Anote três dados:
- Formato do papel que você compra e seu custo por folha (ou por resma dividido pelas folhas que ela traz).
- Formato de máquina: o tamanho útil que sua impressora imprime, já descontando pinça e margens.
- Tamanho da peça com sangria: o tamanho final mais o excedente que é cortado.
Se você corta a folha comprada em várias folhas de máquina, o custo do papel por folha de máquina é o custo da folha comprada dividido por esses cortes.
Passo 2: calcule quantas peças saem por folha
A fórmula básica é:
Peças por folha = ⌊largura útil ÷ largura da peça⌋ × ⌊altura útil ÷ altura da peça⌋
(⌊ ⌋ significa arredondar para baixo.) Calcule nas duas orientações e fique com a maior.
Suponha uma folha de máquina com área útil de 48 × 33 cm e um panfleto com sangria de 15,4 × 21,6 cm:
- Orientação A: ⌊48 ÷ 15,4⌋ × ⌊33 ÷ 21,6⌋ = 3 × 1 = 3 peças
- Orientação B: ⌊48 ÷ 21,6⌋ × ⌊33 ÷ 15,4⌋ = 2 × 2 = 4 peças
Girar a peça dá 33 % a mais de rendimento. Esse tipo de diferença, multiplicada por milhares de folhas, é margem pura.
Passo 3: some a perda
Há duas perdas diferentes e vale tratá-las separadamente:
- Perda de acerto: as folhas gastas para calibrar registro e cor antes de sair a primeira folha boa. É quase a mesma para 1.000 ou 10.000 peças, então se comporta como custo fixo.
- Perda de tiragem: uma porcentagem de folhas que se perde durante a rodada (manchas, atolamentos, cortes fora de registro). Essa cresce com a tiragem.
Folhas totais = (peças ÷ peças por folha) + perda de acerto + (folhas líquidas × % de perda de tiragem)
Meça sua perda real durante algumas semanas em vez de usar um número de memória.
Passo 4: tempo de máquina e de acabamento
O tempo também tem uma parte fixa e outra variável:
- Preparação: montar chapas, ajustar tinta, registrar. Fixo por trabalho.
- Tiragem: folhas totais ÷ velocidade real da máquina (folhas por hora), multiplicado pelo custo da hora de máquina (operador, energia, depreciação, manutenção).
- Acabamento: corte, dobra, laminação, corte e vinco, embalagem. Cada um com sua preparação e seu ritmo por peça. Os acabamentos lentos costumam ser os mais subestimados.
Passo 5: separe custo fixo e custo variável
| Tipo | Exemplos | Como se distribui |
|---|---|---|
| Fixo por trabalho | Pré-impressão, chapas, preparação de máquina, perda de acerto, preparação de acabamento | Dividido entre todas as peças da tiragem |
| Variável | Papel líquido, perda de tiragem, tinta, tempo de tiragem, acabamento por peça | Cresce na proporção da quantidade |
Custo unitário = (custo fixo ÷ quantidade) + custo variável por peça
Essa fórmula explica tudo: em tiragens curtas o fixo pesa muito por peça; em tiragens longas ele se dilui.
Exemplo resolvido: 1.000 vs 5.000 panfletos
Suponha estes custos hipotéticos: papel Bs 1,20 por folha de máquina, 4 panfletos por folha, perda de acerto de 100 folhas, perda de tiragem de 3 %, tinta Bs 0,05 por folha, 4 chapas a Bs 60, pré-impressão Bs 100, preparação de máquina Bs 200 (uma hora), tiragem a 3.000 folhas por hora com hora de máquina a Bs 200, e corte e embalagem a Bs 50 fixos mais Bs 0,01 por panfleto.
| Item | 1.000 panfletos | 5.000 panfletos |
|---|---|---|
| Folhas líquidas | 250 | 1.250 |
| Perda de tiragem (3 %) | 8 | 38 |
| Perda de acerto | 100 | 100 |
| Folhas totais | 358 | 1.388 |
| Papel | Bs 429,60 | Bs 1.665,60 |
| Tinta | Bs 17,90 | Bs 69,40 |
| Chapas | Bs 240,00 | Bs 240,00 |
| Pré-impressão | Bs 100,00 | Bs 100,00 |
| Preparação de máquina | Bs 200,00 | Bs 200,00 |
| Tempo de tiragem | Bs 23,87 | Bs 92,53 |
| Corte e embalagem | Bs 60,00 | Bs 100,00 |
| Custo total | Bs 1.071,37 | Bs 2.467,53 |
| Custo por panfleto | Bs 1,07 | Bs 0,49 |
Cinco vezes mais panfletos custam apenas 2,3 vezes mais. Para definir o preço com uma margem-alvo sobre o preço de venda, use:
Preço = custo total ÷ (1 − margem-alvo)
Com margem de 30 %: 1.000 panfletos a Bs 1.531 (Bs 1,53 cada) e 5.000 a Bs 3.525 (Bs 0,71 cada). Se você tivesse cobrado os 1.000 a Bs 0,71, teria faturado Bs 710 contra um custo de Bs 1.071: Bs 361 de prejuízo antes de pagar aluguel ou salários administrativos.
Passo 6: monte sua tabela de preços por quantidade
Com o mesmo modelo, calcule três ou quatro tiragens típicas e publique uma tabela. Para 2.000 panfletos, com as mesmas premissas, o custo é Bs 1.419,75 e o preço com 30 % de margem fica em torno de Bs 2.028 (Bs 1,01 cada). Assim sua equipe comercial orça em minutos e sem improvisar descontos:
| Quantidade | Preço total | Preço por panfleto |
|---|---|---|
| 1.000 | Bs 1.531 | Bs 1,53 |
| 2.000 | Bs 2.028 | Bs 1,01 |
| 5.000 | Bs 3.525 | Bs 0,71 |
Defina também se seus preços incluem impostos e deixe isso claro no orçamento; valide com seu contador como apresentá-lo (se o tema interessar, veja como mostrar o IVA no preço).
Erros comuns
- Orçar só o papel e “arredondar” o resto.
- Esquecer a perda de acerto em tiragens curtas, onde pode chegar a quase um terço das folhas.
- Usar o preço unitário de uma tiragem longa para uma curta.
- Não refazer o orçamento quando o cliente muda papel, tamanho ou acabamento: cada mudança é uma versão nova com seu próprio custo.
- Usar a velocidade nominal da máquina em vez da real.
- Nunca comparar o custo real do trabalho com o orçado.
Indicadores para saber se você orça bem
- Desvio de custo = (custo real − custo orçado) ÷ custo orçado. Se for positivo de forma sistemática, suas premissas estão curtas.
- Perda real = folhas perdidas ÷ folhas consumidas. Compare com a que você usa para orçar.
- Margem real por trabalho = (preço − custo real) ÷ preço. Revise por tipo de trabalho: costuma haver famílias que sempre dão prejuízo.
- Taxa de aceitação = orçamentos aceitos ÷ orçamentos encerrados. Muito alta pode significar que você está barato; muito baixa, que está caro ou lento.
Checklist antes de enviar o orçamento
- Peças por folha calculadas nas duas orientações.
- Perda de acerto e de tiragem com números medidos.
- Tempos de preparação, tiragem e de cada acabamento incluídos.
- Custo fixo separado do variável.
- Preço por quantidade coerente com a tabela.
- Impostos e validade da oferta indicados.
- Cada mudança do cliente salva como versão com seu motivo.
Levar para um sistema
Se você faz isso numa planilha, funciona enquanto o volume é administrável. Quando cresce, um ERP como o MKA pode guardar cada versão da cotação com seu motivo e aplicar faixas por quantidade e, na ordem de produção, registrar o papel e as tintas consumidos por lote, a perda e os custos, para você saber quanto custou cada trabalho (ver gráficas).