Wie Sie einen Druckauftrag kalkulieren, ohne Geld zu verlieren

Ein Kunde bestellt 1.000 farbige Flyer, und um schnell abzuschließen, nennen Sie ihm denselben Stückpreis, den Sie letzte Woche für 5.000 berechnet haben. Der Auftrag wird ausgeliefert, der Kunde ist zufrieden, und wenn Sie Papier, Platten, Einrichten der Maschine und Schneiden zusammenrechnen, stellen Sie fest, dass Sie mit Verlust gearbeitet haben. Das war kein Pech: In einer Druckerei ändern sich die Stückkosten enorm mit der Auflage, und „pro Stück“ zu kalkulieren, ohne fixe und variable Kosten zu trennen, ist der schnellste Weg, Geld zu verlieren.

Dieser Leitfaden gibt Ihnen eine Methode, die Sie noch heute in einer Tabelle aufbauen können.

Schritt 1: Papier und Format festlegen

Alles beginnt mit dem Bogen. Notieren Sie drei Dinge:

1. Das Papierformat, das Sie einkaufen, und seine Kosten pro Bogen (oder pro Ries, geteilt durch die enthaltenen Bogen).
2. Druckbogenformat: die nutzbare Fläche, die Ihre Maschine bedruckt, nach Greiferrand und Rändern.
3. Endformat mit Beschnitt: das fertige Format plus der Überstand, der abgeschnitten wird.

Wenn Sie jeden eingekauften Bogen in mehrere Druckbogen schneiden, entsprechen die Papierkosten pro Druckbogen den Kosten des eingekauften Bogens geteilt durch diese Schnitte.

Schritt 2: Nutzen pro Bogen berechnen

Die Grundformel lautet:

Nutzen pro Bogen = ⌊nutzbare Breite ÷ Breite des Stücks⌋ × ⌊nutzbare Höhe ÷ Höhe des Stücks⌋

(⌊ ⌋ bedeutet abrunden.) Berechnen Sie es in beiden Ausrichtungen und behalten Sie die größere.

Angenommen, ein Druckbogen mit einer nutzbaren Fläche von 48 × 33 cm und ein Flyer mit Beschnitt von 15,4 × 21,6 cm:

• Ausrichtung A: ⌊48 ÷ 15,4⌋ × ⌊33 ÷ 21,6⌋ = 3 × 1 = 3 Nutzen
• Ausrichtung B: ⌊48 ÷ 21,6⌋ × ⌊33 ÷ 15,4⌋ = 2 × 2 = 4 Nutzen

Durch das Drehen des Stücks erzielen Sie 33 % mehr Ausbeute. Ein solcher Unterschied, multipliziert mit Tausenden von Bogen, ist reine Marge.

Schritt 3: Ausschuss hinzurechnen

Es gibt zwei verschiedene Arten von Ausschuss, und es lohnt sich, sie getrennt zu behandeln:

• Einrichteausschuss: die Bogen, die für das Einstellen von Passer und Farbe verbraucht werden, bevor der erste gute Bogen herauskommt. Er ist bei 1.000 oder 10.000 Stück nahezu gleich, verhält sich also wie Fixkosten.
• Fortdruckausschuss: ein Prozentsatz der Bogen, der während des Drucks verloren geht (Schmierer, Staus, Passerfehler beim Schnitt). Dieser wächst mit der Auflage.

Bogen gesamt = (Stück ÷ Nutzen pro Bogen) + Einrichteausschuss + (Nettobogen × Fortdruckausschuss %)

Messen Sie Ihren tatsächlichen Ausschuss einige Wochen lang, statt eine Zahl aus dem Gedächtnis zu verwenden.

Schritt 4: Maschinenzeit und Weiterverarbeitungszeit

Auch die Zeit hat einen fixen und einen variablen Teil:

• Einrichten: Platten montieren, Farbe einstellen, Passer justieren. Fix pro Auftrag.
• Fortdruck: Bogen gesamt ÷ die tatsächliche Geschwindigkeit der Maschine (Bogen pro Stunde), multipliziert mit den Kosten einer Maschinenstunde (Bediener, Energie, Abschreibung, Wartung).
• Weiterverarbeitung: Schneiden, Falzen, Kaschieren, Stanzen, Verpacken. Jeweils mit eigener Einrichtung und eigenem Tempo pro Stück. Langsame Veredelungen werden meist am stärksten unterschätzt.

Schritt 5: Fixe und variable Kosten trennen

Art	Beispiele	Wie sie verteilt werden
Fix pro Auftrag	Druckvorstufe, Platten, Einrichten der Maschine, Einrichteausschuss, Einrichten der Weiterverarbeitung	Auf jedes Stück der Auflage verteilt
Variabel	Nettopapier, Fortdruckausschuss, Farbe, Fortdruckzeit, Weiterverarbeitung pro Stück	Wächst proportional zur Menge

Stückkosten = (Fixkosten ÷ Menge) + variable Kosten pro Stück

Diese Formel erklärt alles: Bei kleinen Auflagen wiegen die Fixkosten pro Stück schwer; bei großen Auflagen verdünnen sie sich.

Durchgerechnetes Beispiel: 1.000 vs. 5.000 Flyer

Angenommen, folgende hypothetische Kosten: Papier Bs 1,20 pro Druckbogen, 4 Flyer pro Bogen, Einrichteausschuss von 100 Bogen, Fortdruckausschuss von 3 %, Farbe Bs 0,05 pro Bogen, 4 Platten zu Bs 60, Druckvorstufe Bs 100, Einrichten der Maschine Bs 200 (eine Stunde), eine Fortdruckgeschwindigkeit von 3.000 Bogen pro Stunde bei einer Maschinenstunde zu Bs 200 sowie Schneiden und Verpacken zu Bs 50 fix plus Bs 0,01 pro Flyer.

Posten	1.000 Flyer	5.000 Flyer
Nettobogen	250	1.250
Fortdruckausschuss (3 %)	8	38
Einrichteausschuss	100	100
Bogen gesamt	358	1.388
Papier	Bs 429,60	Bs 1.665,60
Farbe	Bs 17,90	Bs 69,40
Platten	Bs 240,00	Bs 240,00
Druckvorstufe	Bs 100,00	Bs 100,00
Einrichten der Maschine	Bs 200,00	Bs 200,00
Fortdruckzeit	Bs 23,87	Bs 92,53
Schneiden und Verpacken	Bs 60,00	Bs 100,00
Gesamtkosten	Bs 1.071,37	Bs 2.467,53
Kosten pro Flyer	Bs 1,07	Bs 0,49

Fünfmal so viele Flyer kosten nur 2,3-mal so viel. Um den Preis mit einer Zielmarge auf den Verkaufspreis festzulegen, verwenden Sie:

Preis = Gesamtkosten ÷ (1 − Zielmarge)

Bei einer Marge von 30 %: 1.000 Flyer für Bs 1.531 (Bs 1,53 pro Stück) und 5.000 für Bs 3.525 (Bs 0,71 pro Stück). Hätten Sie die 1.000 zu Bs 0,71 berechnet, hätten Sie Bs 710 in Rechnung gestellt, bei Kosten von Bs 1.071: ein Verlust von Bs 361, noch bevor Miete oder Bürogehälter bezahlt sind.

Schritt 6: Ihre Mengenstaffel aufbauen

Berechnen Sie mit demselben Modell drei oder vier typische Auflagen und veröffentlichen Sie eine Preisstaffel. Für 2.000 Flyer betragen die Kosten unter denselben Annahmen Bs 1.419,75 und der Preis bei 30 % Marge rund Bs 2.028 (Bs 1,01 pro Stück). So kalkuliert Ihr Vertrieb in Minuten, ohne Rabatte zu improvisieren:

Menge	Gesamtpreis	Preis pro Flyer
1.000	Bs 1.531	Bs 1,53
2.000	Bs 2.028	Bs 1,01
5.000	Bs 3.525	Bs 0,71

Legen Sie außerdem fest, ob Ihre Preise Steuern enthalten, und zeigen Sie das klar im Angebot; klären Sie mit Ihrem Buchhalter, wie es dargestellt werden soll (wenn Sie das Thema interessiert, siehe wie Sie die Mehrwertsteuer (IVA) im Preis ausweisen).

Häufige Fehler

• Nur das Papier kalkulieren und den Rest „aufrunden“.
• Den Einrichteausschuss bei kleinen Auflagen vergessen, wo er fast ein Drittel der Bogen ausmachen kann.
• Den Stückpreis einer großen Auflage für eine kleine verwenden.
• Nicht neu kalkulieren, wenn der Kunde Papier, Format oder Weiterverarbeitung ändert: Jede Änderung ist eine neue Version mit eigenen Kosten.
• Die Nenngeschwindigkeit der Maschine statt ihrer tatsächlichen Geschwindigkeit verwenden.
• Die tatsächlichen Kosten des Auftrags nie mit dem Kalkulierten vergleichen.

Kennzahlen, um zu wissen, ob Sie gut kalkulieren

• Kostenabweichung = (tatsächliche Kosten − kalkulierte Kosten) ÷ kalkulierte Kosten. Ist sie dauerhaft positiv, sind Ihre Annahmen zu niedrig.
• Tatsächlicher Ausschuss = verlorene Bogen ÷ verbrauchte Bogen. Vergleichen Sie ihn mit dem Wert, mit dem Sie kalkulieren.
• Tatsächliche Marge pro Auftrag = (Preis − tatsächliche Kosten) ÷ Preis. Prüfen Sie sie nach Auftragsart: Manche Produktfamilien verlieren immer Geld.
• Annahmequote = angenommene Angebote ÷ abgeschlossene Angebote. Sehr hoch kann bedeuten, dass Sie zu billig sind; sehr niedrig, dass Sie zu teuer oder zu langsam sind.

Checkliste vor dem Versand des Angebots

• Nutzen pro Bogen in beiden Ausrichtungen berechnet.
• Einrichte- und Fortdruckausschuss auf Basis gemessener Werte.
• Einrichten, Fortdruck und jede Weiterverarbeitungszeit enthalten.
• Fixkosten von variablen Kosten getrennt.
• Mengenpreis stimmig mit der Staffel.
• Steuern und Gültigkeit des Angebots angegeben.
• Jede Kundenänderung als Version mit ihrem Grund gespeichert.

Den Schritt in ein System gehen

Wenn Sie das in einer Tabelle führen, funktioniert es, solange das Volumen überschaubar ist. Wächst es, kann ein ERP wie MKA jede Angebotsversion mit ihrem Grund aufbewahren und Mengenstaffeln anwenden und im Fertigungsauftrag das verbrauchte Papier und die Farben nach Charge, den Ausschuss und die Kosten erfassen, sodass Sie wissen, was jeder Auftrag gekostet hat (siehe Druckereien).