Un solo stock para tienda y online: cómo no sobrevender
Stock físico, comprometido y disponible, reservas, sincronización, stock de protección por canal y devoluciones, con un ejemplo numérico e indicadores para medirlo.
Un cliente compra en la web las dos últimas unidades de un producto a las 11:40. A las 11:45, una vendedora de la tienda vende esas mismas dos unidades en mostrador, porque el stock de la web y el de la tienda se cruzan una vez al día. Al día siguiente alguien llama al cliente para cancelar, devolver el pago y pedir disculpas. El problema no es tener dos canales: es tener dos números distintos para la misma caja de mercadería.
Vender en tienda y en línea sin sobrevender depende de tres cosas: separar bien los tipos de stock, decidir cuánto ve cada canal y cada cuánto se actualiza, y tratar las devoluciones con cuidado. Todo se puede llevar en una planilla si el volumen es bajo.
Físico, comprometido, reservado y disponible
No todo lo que está en el estante se puede vender. Conviene separar:
| Tipo de stock | Qué es | Ejemplo |
|---|---|---|
| Físico | Lo que existe en el almacén o la tienda | Lo que darías en un conteo |
| Comprometido | Vendido y confirmado, pendiente de entrega | Pedido web pagado que aún no se despacha |
| Reservado | Apartado temporalmente, puede liberarse | Pedido pendiente de pago, apartado para un cliente |
| No vendible | Existe, pero no se puede ofrecer | Dañado, en revisión, vencido |
| Disponible | Lo que de verdad se puede vender ahora | El número que debería ver cada canal |
La fórmula base:
Disponible = físico − comprometido − reservado − no vendible
Si la web publica el físico en lugar del disponible, va a vender unidades que ya tienen dueño.
Reservas: apartar sin bloquear para siempre
Una reserva aparta stock mientras se completa una compra. Para que no se convierta en stock fantasma:
- Define un vencimiento. Un pedido pendiente de pago que no se paga en un plazo definido libera su reserva. El plazo depende de tus medios de pago y lo decide tu empresa.
- Convierte la reserva en compromiso al confirmar el pago. El número disponible no cambia, pero el estado sí.
- Libera al cancelar. Un pedido cancelado devuelve sus unidades al disponible de inmediato.
- Revisa las reservas viejas cada día. Si una reserva tiene más de un plazo razonable, algo falló.
Cada cuánto sincronizar
Si la tienda y la web comparten un mismo registro de stock, cada venta descuenta al instante y no hay nada que sincronizar. Si son sistemas separados, el intervalo entre actualizaciones define tu riesgo:
Unidades en riesgo = ventas por hora del otro canal × intervalo de sincronización (en horas)
Con una sincronización al día, el riesgo es todo lo que la tienda vende en un día. Con una cada 15 minutos, es lo que vende en un cuarto de hora. Ese número es el que debe cubrir el stock de protección.
Stock de protección por canal
El stock de protección es una cantidad que no se muestra en un canal para absorber el desfase y los errores de inventario:
Stock publicado en la web = disponible − stock de protección
Stock de protección ≈ unidades en riesgo por sincronización + error típico de inventario
El error típico de inventario sale de tus conteos: si al contar un producto sueles encontrar 2 unidades menos que el sistema, súmalas. Para productos de baja rotación, el protector puede ser cero; para los que más venden, vale la pena calcularlo uno por uno.
Ejemplo resuelto
Supongamos un producto con estos datos hipotéticos:
- Físico: 40 unidades.
- Pedidos web pagados por despachar: 6.
- Pedidos pendientes de pago: 3.
- Unidades dañadas en revisión: 1.
- Venta de la tienda en hora pico: 12 unidades por hora.
- Sincronización con la web: cada 30 minutos.
- Error típico en conteos: 2 unidades.
Paso 1. Disponible: 40 − 6 − 3 − 1 = 30 unidades.
Paso 2. Unidades en riesgo: 12 × 0,5 = 6 unidades.
Paso 3. Stock de protección: 6 + 2 = 8 unidades.
Paso 4. Publicado en la web: 30 − 8 = 22 unidades.
Si mejoras la sincronización a cada 10 minutos, las unidades en riesgo bajan a 12 × 0,17 ≈ 2 y el protector a 4: la web podría mostrar 26. Mejorar la frecuencia libera stock para vender; subir el protector solo esconde el problema.
Cuando el disponible de la web llega a cero, el producto debe mostrarse como agotado o con aviso de reposición, nunca aceptar el pedido “a ver si aparece”.
Devoluciones y su reingreso
Una devolución no vuelve al disponible en el momento en que entra por la puerta:
- Recepción: se registra la devolución y el producto pasa a “en revisión” (no vendible).
- Inspección: alguien revisa el estado, el empaque y, si aplica, el lote y el vencimiento.
- Decisión:
- Vendible: reingresa al disponible del almacén o tienda donde quedó físicamente.
- No vendible: se da de baja, se envía al proveedor o se vende como saldo, con su propio registro.
- Plazo: fija un tiempo máximo para inspeccionar. Una devolución sin revisar es stock invisible para todos los canales.
Si la devolución tiene factura asociada, el tratamiento documental (nota de crédito u otro) sigue las reglas de facturación electrónica vigentes; valídalo con tu contador.
Indicadores
| Indicador | Cómo se calcula | Cómo leerlo |
|---|---|---|
| Pedidos cancelados por falta de stock | Pedidos web cancelados por stock ÷ pedidos web × 100 | Supongamos 18 de 600: 3 %. Si sube, revisa sincronización y protector |
| Tasa de quiebre | Días-producto con disponible cero ÷ días-producto totales × 100 | Alto en productos A: protector o reposición insuficiente |
| Exactitud de inventario | Productos contados sin diferencia ÷ productos contados × 100 | Baja exactitud obliga a protectores más grandes |
| Reservas vencidas sin liberar | Reservas con más del plazo definido | Debería ser cero |
| Tiempo de reingreso de devoluciones | Días promedio entre recepción y decisión | Cada día extra es stock que no se vende |
Errores comunes
- Publicar el físico en lugar del disponible.
- Sincronizar una vez al día un producto que se vende cada hora.
- Reservas sin vencimiento que acumulan stock fantasma.
- Reingresar las devoluciones al disponible sin inspección.
- Usar el mismo protector para todos los productos.
- Corregir sobreventas cancelando pedidos en lugar de mejorar el registro de stock.
Llevarlo a un sistema
Con pocos productos y pocos pedidos, una planilla con estas fórmulas evita la mayoría de las sobreventas. Cuando el volumen crece, un ERP como MKA puede llevar la tienda online sobre el mismo stock que las cajas de tus sucursales, con reservas de stock en el inventario (ver la solución para tiendas y cadenas).