Ein einziger Bestand für Laden und Online-Shop: so vermeiden Sie Überverkäufe
Physischer, zugesagter und verfügbarer Bestand, Reservierungen, Synchronisierungsintervall, Schutzbestand pro Kanal und Retouren, mit einem Rechenbeispiel und Kennzahlen zur Messung.
Ein Kunde kauft um 11:40 Uhr auf der Website die letzten beiden Einheiten eines Produkts. Um 11:45 Uhr verkauft eine Verkäuferin im Laden genau diese beiden Einheiten an der Theke, weil der Bestand von Website und Laden nur einmal am Tag abgeglichen wird. Am nächsten Tag ruft jemand den Kunden an, um zu stornieren, die Zahlung zu erstatten und sich zu entschuldigen. Das Problem sind nicht zwei Kanäle: Es sind zwei verschiedene Zahlen für denselben Karton Ware.
Im Laden und online zu verkaufen, ohne zu überverkaufen, hängt von drei Dingen ab: die Bestandsarten sauber zu trennen, festzulegen, wie viel jeder Kanal sieht und wie oft das aktualisiert wird, und Retouren sorgfältig zu behandeln. Solange das Volumen gering ist, lässt sich all das in einer Tabellenkalkulation führen.
Physisch, zugesagt, reserviert und verfügbar
Nicht alles, was im Regal steht, kann verkauft werden. Trennen Sie Folgendes:
| Bestandsart | Was sie ist | Beispiel |
|---|---|---|
| Physisch | Was im Lager oder im Laden vorhanden ist | Was eine Zählung ergeben würde |
| Zugesagt | Verkauft und bestätigt, Lieferung ausstehend | Bezahlte Web-Bestellung, noch nicht versandt |
| Reserviert | Vorübergehend zurückgelegt, kann freigegeben werden | Bestellung, die auf Zahlung wartet, für einen Kunden zurückgelegter Artikel |
| Nicht verkäuflich | Vorhanden, kann aber nicht angeboten werden | Beschädigt, in Prüfung, abgelaufen |
| Verfügbar | Was jetzt tatsächlich verkauft werden kann | Die Zahl, die jeder Kanal sehen sollte |
Die Grundformel:
Verfügbar = physisch − zugesagt − reserviert − nicht verkäuflich
Zeigt die Website den physischen statt den verfügbaren Bestand, verkauft sie Einheiten, die bereits einen Besitzer haben.
Reservierungen: zurücklegen, ohne für immer zu blockieren
Eine Reservierung hält Bestand zurück, während ein Kauf abgeschlossen wird. Damit daraus kein Phantombestand wird:
- Legen Sie ein Ablaufdatum fest. Eine Bestellung, die auf Zahlung wartet und nicht innerhalb einer festgelegten Frist bezahlt wird, gibt ihre Reservierung frei. Die Frist hängt von Ihren Zahlungsarten ab und ist eine Entscheidung Ihres Unternehmens.
- Wandeln Sie die Reservierung bei Zahlungsbestätigung in eine Zusage um. Die verfügbare Zahl ändert sich nicht, wohl aber der Status.
- Geben Sie bei Stornierung frei. Eine stornierte Bestellung führt ihre Einheiten sofort in den verfügbaren Bestand zurück.
- Prüfen Sie alte Reservierungen täglich. Ist eine Reservierung älter als eine vernünftige Frist, ist etwas schiefgelaufen.
Wie oft synchronisiert werden sollte
Teilen Laden und Website einen einzigen Bestandsdatensatz, zieht jeder Verkauf sofort ab, und es gibt nichts zu synchronisieren. Sind es getrennte Systeme, bestimmt das Intervall zwischen den Aktualisierungen Ihr Risiko:
Gefährdete Einheiten = Verkäufe pro Stunde im anderen Kanal × Synchronisierungsintervall (in Stunden)
Bei einer Synchronisierung am Tag ist das Risiko alles, was der Laden an einem Tag verkauft. Bei einer alle 15 Minuten ist es das, was er in einer Viertelstunde verkauft. Diese Zahl muss Ihr Schutzbestand abdecken.
Schutzbestand pro Kanal
Der Schutzbestand ist eine Menge, die einem Kanal nicht angezeigt wird, um Synchronisierungsverzögerungen und Bestandsfehler aufzufangen:
Auf der Website angezeigter Bestand = verfügbar − Schutzbestand
Schutzbestand ≈ durch Synchronisierung gefährdete Einheiten + typischer Bestandsfehler
Der typische Bestandsfehler ergibt sich aus Ihren Zählungen: Wenn Sie beim Zählen eines Produkts meist 2 Einheiten weniger finden als das System, addieren Sie diese. Bei Langsamdrehern kann der Schutzbestand null sein; bei den Bestsellern lohnt es sich, ihn einzeln zu berechnen.
Rechenbeispiel
Nehmen wir ein Produkt mit diesen hypothetischen Daten an:
- Physisch: 40 Einheiten.
- Bezahlte Web-Bestellungen, die auf Versand warten: 6.
- Bestellungen, die auf Zahlung warten: 3.
- Beschädigte Einheiten in Prüfung: 1.
- Ladenverkauf zur Spitzenstunde: 12 Einheiten pro Stunde.
- Synchronisierung mit der Website: alle 30 Minuten.
- Typischer Zählfehler: 2 Einheiten.
Schritt 1. Verfügbar: 40 − 6 − 3 − 1 = 30 Einheiten.
Schritt 2. Gefährdete Einheiten: 12 × 0,5 = 6 Einheiten.
Schritt 3. Schutzbestand: 6 + 2 = 8 Einheiten.
Schritt 4. Auf der Website angezeigt: 30 − 8 = 22 Einheiten.
Verbessern Sie die Synchronisierung auf alle 10 Minuten, sinken die gefährdeten Einheiten auf 12 × 0,17 ≈ 2 und der Schutzbestand auf 4: Die Website könnte 26 anzeigen. Eine höhere Frequenz gibt Bestand zum Verkauf frei; den Schutzbestand zu erhöhen, verdeckt das Problem nur.
Erreicht der verfügbare Web-Bestand null, sollte das Produkt als ausverkauft oder mit einem Hinweis auf Wiederauffüllung erscheinen, niemals die Bestellung „falls noch etwas auftaucht“ annehmen.
Retouren und ihre Wiedereinlagerung
Eine Retoure geht nicht in dem Moment in den verfügbaren Bestand zurück, in dem sie zur Tür hereinkommt:
- Eingang: Die Retoure wird erfasst, und der Artikel geht auf „in Prüfung“ (nicht verkäuflich).
- Prüfung: Jemand kontrolliert Zustand, Verpackung und, falls relevant, Charge und Verfallsdatum.
- Entscheidung:
- Verkäuflich: zurück in den verfügbaren Bestand des Lagers oder Ladens, in dem er sich physisch befindet.
- Nicht verkäuflich: ausgebucht, an den Lieferanten zurückgeschickt oder als Restposten verkauft, mit eigenem Datensatz.
- Frist: Legen Sie eine Höchstdauer für die Prüfung fest. Eine ungeprüfte Retoure ist Bestand, der für alle Kanäle unsichtbar ist.
Gehört zur Retoure eine Rechnung, folgt die Belegbehandlung (Gutschrift oder anderes) den geltenden Regeln der elektronischen Rechnungsstellung; klären Sie das mit Ihrem Buchhalter.
Kennzahlen
| Kennzahl | Berechnung | Interpretation |
|---|---|---|
| Wegen fehlenden Bestands stornierte Bestellungen | Wegen Bestand stornierte Web-Bestellungen ÷ Web-Bestellungen × 100 | Angenommen 18 von 600: 3 %. Steigt sie, prüfen Sie Synchronisierung und Schutzbestand |
| Fehlbestandsquote | Produkttage mit verfügbarem Bestand null ÷ Produkttage insgesamt × 100 | Hoch bei A-Artikeln: Schutzbestand oder Nachschub zu gering |
| Bestandsgenauigkeit | Ohne Differenz gezählte Produkte ÷ gezählte Produkte × 100 | Geringe Genauigkeit erzwingt größere Schutzbestände |
| Abgelaufene, nicht freigegebene Reservierungen | Reservierungen, die älter als die festgelegte Frist sind | Sollte null sein |
| Bearbeitungszeit für Retouren | Durchschnittliche Tage zwischen Eingang und Entscheidung | Jeder zusätzliche Tag ist Bestand, der sich nicht verkauft |
Häufige Fehler
- Den physischen statt den verfügbaren Bestand anzeigen.
- Ein Produkt, das sich stündlich verkauft, nur einmal am Tag synchronisieren.
- Reservierungen ohne Ablaufdatum, die Phantombestand anhäufen.
- Retouren ohne Prüfung in den verfügbaren Bestand zurückführen.
- Für alle Produkte denselben Schutzbestand verwenden.
- Überverkäufe durch Stornieren von Bestellungen beheben, statt den Bestandsdatensatz zu verbessern.
Den Schritt in ein System gehen
Bei wenigen Produkten und wenigen Bestellungen verhindert eine Tabellenkalkulation mit diesen Formeln die meisten Überverkäufe. Wächst das Volumen, kann ein ERP wie MKA den Online-Shop auf demselben Bestand führen wie die Kassen Ihrer Filialen, mit Bestandsreservierungen in der Lagerverwaltung (siehe die Lösung für Läden und Ketten).