Um só estoque para loja e online: como não vender sem ter
Estoque físico, comprometido e disponível, reservas, sincronização, estoque de proteção por canal e devoluções, com exemplo numérico e indicadores para medir.
Um cliente compra no site as duas últimas unidades de um produto às 11h40. Às 11h45, uma vendedora da loja vende essas mesmas duas unidades no balcão, porque o estoque do site e o da loja são cruzados uma vez por dia. No dia seguinte alguém liga para o cliente para cancelar, estornar o pagamento e pedir desculpas. O problema não é ter dois canais: é ter dois números diferentes para a mesma caixa de mercadoria.
Vender na loja e online sem vender o que não se tem depende de três coisas: separar bem os tipos de estoque, decidir quanto cada canal vê e com que frequência ele é atualizado, e tratar as devoluções com cuidado. Tudo pode ser feito numa planilha enquanto o volume é baixo.
Físico, comprometido, reservado e disponível
Nem tudo o que está na prateleira pode ser vendido. Vale separar:
| Tipo de estoque | O que é | Exemplo |
|---|---|---|
| Físico | O que existe no depósito ou na loja | O que uma contagem mostraria |
| Comprometido | Vendido e confirmado, aguardando entrega | Pedido do site pago e ainda não expedido |
| Reservado | Separado temporariamente, pode ser liberado | Pedido aguardando pagamento, item separado para um cliente |
| Não vendável | Existe, mas não pode ser oferecido | Avariado, em análise, vencido |
| Disponível | O que realmente pode ser vendido agora | O número que cada canal deveria ver |
A fórmula base:
Disponível = físico − comprometido − reservado − não vendável
Se o site mostra o físico em vez do disponível, vai vender unidades que já têm dono.
Reservas: separar sem travar para sempre
Uma reserva separa estoque enquanto a compra é concluída. Para que não vire estoque fantasma:
- Defina um vencimento. Um pedido aguardando pagamento que não é pago dentro de um prazo definido libera a reserva. O prazo depende dos seus meios de pagamento e é decisão da sua empresa.
- Transforme a reserva em compromisso ao confirmar o pagamento. O número disponível não muda, mas o status sim.
- Libere ao cancelar. Um pedido cancelado devolve as unidades ao disponível na hora.
- Revise reservas antigas todo dia. Se uma reserva passou de um prazo razoável, algo falhou.
Com que frequência sincronizar
Se a loja e o site compartilham um único registro de estoque, cada venda baixa na hora e não há nada para sincronizar. Se são sistemas separados, o intervalo entre atualizações define seu risco:
Unidades em risco = vendas por hora do outro canal × intervalo de sincronização (em horas)
Com uma sincronização por dia, o risco é tudo o que a loja vende em um dia. Com uma a cada 15 minutos, é o que ela vende em um quarto de hora. Esse número é o que o estoque de proteção precisa cobrir.
Estoque de proteção por canal
Estoque de proteção é uma quantidade que não aparece em um canal, para absorver o atraso da sincronização e os erros de inventário:
Estoque publicado no site = disponível − estoque de proteção
Estoque de proteção ≈ unidades em risco pela sincronização + erro típico de inventário
O erro típico de inventário vem das suas contagens: se ao contar um produto você costuma achar 2 unidades a menos que o sistema, some-as. Para itens de baixo giro a proteção pode ser zero; para os mais vendidos, vale calcular um a um.
Exemplo resolvido
Suponha um produto com estes dados hipotéticos:
- Físico: 40 unidades.
- Pedidos do site pagos aguardando expedição: 6.
- Pedidos aguardando pagamento: 3.
- Unidades avariadas em análise: 1.
- Venda da loja no horário de pico: 12 unidades por hora.
- Sincronização com o site: a cada 30 minutos.
- Erro típico nas contagens: 2 unidades.
Passo 1. Disponível: 40 − 6 − 3 − 1 = 30 unidades.
Passo 2. Unidades em risco: 12 × 0,5 = 6 unidades.
Passo 3. Estoque de proteção: 6 + 2 = 8 unidades.
Passo 4. Publicado no site: 30 − 8 = 22 unidades.
Se a sincronização passar a cada 10 minutos, as unidades em risco caem para 12 × 0,17 ≈ 2 e a proteção para 4: o site poderia mostrar 26. Melhorar a frequência libera estoque para vender; aumentar a proteção só esconde o problema.
Quando o disponível do site chega a zero, o produto deve aparecer como esgotado ou com aviso de reposição, nunca aceitar o pedido “para ver se aparece”.
Devoluções e o retorno ao estoque
Uma devolução não volta ao disponível no momento em que entra pela porta:
- Recebimento: a devolução é registrada e o produto vai para “em análise” (não vendável).
- Inspeção: alguém confere estado, embalagem e, quando se aplica, lote e validade.
- Decisão:
- Vendável: volta ao disponível do depósito ou da loja onde está fisicamente.
- Não vendável: baixa, devolução ao fornecedor ou venda como ponta de estoque, com registro próprio.
- Prazo: defina um tempo máximo para inspecionar. Uma devolução sem análise é estoque invisível para todos os canais.
Se a devolução tem fatura associada, o tratamento documental (nota de crédito ou outro) segue as regras de faturamento eletrônico vigentes; valide com seu contador.
Indicadores
| Indicador | Como calcular | Como interpretar |
|---|---|---|
| Pedidos cancelados por falta de estoque | Pedidos do site cancelados por estoque ÷ pedidos do site × 100 | Suponha 18 de 600: 3%. Se subir, revise sincronização e proteção |
| Taxa de ruptura | Dias-produto com disponível zero ÷ dias-produto totais × 100 | Alta nos itens A: proteção ou reposição insuficiente |
| Acurácia de inventário | Produtos contados sem diferença ÷ produtos contados × 100 | Baixa acurácia obriga a proteções maiores |
| Reservas vencidas não liberadas | Reservas acima do prazo definido | Deveria ser zero |
| Tempo de retorno das devoluções | Dias médios entre recebimento e decisão | Cada dia a mais é estoque que não vende |
Erros comuns
- Publicar o físico em vez do disponível.
- Sincronizar uma vez por dia um produto que vende toda hora.
- Reservas sem vencimento que acumulam estoque fantasma.
- Devolver as devoluções ao disponível sem inspeção.
- Usar a mesma proteção para todos os produtos.
- Corrigir vendas a descoberto cancelando pedidos em vez de melhorar o registro de estoque.
Levar para um sistema
Com poucos produtos e poucos pedidos, uma planilha com essas fórmulas evita a maioria das vendas sem estoque. Quando o volume cresce, um ERP como o MKA pode operar a loja online sobre o mesmo estoque dos caixas das suas filiais, com reservas de estoque no inventário (ver a solução para lojas e redes).