Cómo controlar vencimientos en una farmacia

Es fin de mes y al hacer el conteo aparece, al fondo de un cajón, una caja de un antibiótico que venció hace tres semanas. En la sucursal de al lado ese mismo producto se agotó hace diez días y se compró de nuevo. Nadie hizo nada mal a propósito: simplemente nadie estaba mirando las fechas de forma ordenada.

En una farmacia el vencimiento no es un detalle de almacén. Es margen que se pierde, es un riesgo para el cliente y es un trámite adicional cada vez que hay que retirar algo de la venta. La buena noticia es que se controla con un proceso simple y constante, aunque lo lleves en una planilla.

1. Define una vida útil mínima al recibir

El control empieza en la puerta. Si aceptas un producto que vence en dos meses y esa línea se vende despacio, ya compraste merma.

1. Para cada familia de productos, define cuántos meses de vida útil mínima debe traer al llegar. Hazlo según tu rotación: lo que se vende rápido tolera fechas más cortas.
2. Acuerda esa regla con cada proveedor por escrito, junto con qué pasa si llega algo por debajo (rechazo, cambio o nota de crédito).
3. En la recepción, registra siempre lote y fecha de vencimiento de cada línea. Sin ese dato, todo lo que sigue es imposible.
4. Si la fecha no cumple la regla, la persona que recibe no decide sola: lo aparta y avisa a compras.

Una forma fácil de expresarlo es como porcentaje de vida útil restante:

Vida útil restante (%) = días hasta el vencimiento ÷ vida útil total del producto × 100

Supongamos que un jarabe tiene 24 meses de vida útil total y llega con 9 meses por delante: le queda el 37,5 %. Si tu regla interna para esa familia es “mínimo 50 %”, ese lote se aparta.

2. Vende con FEFO, no con FIFO

FIFO (lo primero que entra, sale primero) falla cuando un proveedor te entrega un lote que vence antes que el que ya tenías. Por eso en farmacia se trabaja con FEFO: lo primero que vence, sale primero. Si quieres el detalle del método, lo explicamos en FEFO vs FIFO.

En la práctica, FEFO exige tres cosas:

• Estante ordenado por fecha: el lote que vence antes, adelante y a la mano.
• Reposición desde atrás: el lote que llega se coloca detrás, nunca delante.
• Lotes separados: no mezcles dos lotes en la misma caja abierta; si lo haces, pierdes la fecha.

En una cadena hay un paso más: si una sucursal tiene un lote que vence pronto y vende poco, a veces conviene trasladarlo a la sucursal que más rota ese producto, antes de que se vuelva merma.

3. Arma un reporte de próximos a vencer

Una vez por semana, saca la lista de todo lo que vence en los próximos meses, agrupada en tramos. Cada tramo tiene una acción distinta:

Tramo	Acción sugerida
Más de 6 meses	Nada; venta normal con FEFO
3 a 6 meses	Revisar rotación; si no alcanza, trasladar a otra sucursal
1 a 3 meses	Exhibición preferente, promoción o gestión de cambio con el proveedor
Menos de 1 mes	Retirar de la venta según tu procedimiento y preparar la baja o devolución
Vencido	Fuera del estante de inmediato, separado y rotulado

La clave es que cada fila tenga un responsable y una fecha de revisión. Un reporte que nadie lee no evita ninguna merma.

4. Ejemplo resuelto

Supongamos que una sucursal tiene 300 unidades de un analgésico en tres lotes, vende unas 4 unidades diarias y el costo es Bs 10 por unidad.

Lote	Unidades	Días hasta vencer
A	60	25
B	120	70
C	120	210

Con FEFO, el lote A se agota en 15 días (60 ÷ 4) y llega a término sin problema. El lote B empieza el día 16 y necesita 30 días más para venderse (120 ÷ 4): termina el día 45, antes de su vencimiento en el día 70.

Ahora supongamos que en el estante se vende “lo de adelante” y adelante quedó el lote C. Las 120 unidades de C se venden en 30 días. Cuando el equipo llega al lote A ya pasaron 30 días y A venció el día 25: 60 unidades perdidas, Bs 600 de merma en un solo producto y una sola sucursal. Repite eso en cientos de productos y entiendes de dónde sale la pérdida.

Para saber si un lote llega a tiempo, usa esta prueba rápida:

Días para vender el lote = unidades del lote ÷ venta diaria promedio

Si ese resultado (sumando los lotes que salen antes) es mayor que los días que le quedan, ese lote necesita acción hoy: traslado, promoción o gestión con el proveedor.

5. Devoluciones a proveedor y bajas

Cuando un producto ya no se puede vender, hay dos salidas posibles, y ambas deben quedar documentadas:

• Devolución o cambio con el proveedor, si el acuerdo comercial lo permite. Revisa en el contrato los plazos y condiciones; muchas veces se pierde el derecho por avisar tarde.
• Baja por vencimiento, cuando no hay devolución. Registra producto, lote, cantidad, costo, motivo y quién autorizó.

Cómo se respalda la baja, cómo se destruye el producto y cómo se refleja en impuestos y en la contabilidad son temas que debes validar con tu contador y con las exigencias que apliquen a tu actividad. Lo que sí depende de ti es que cada baja tenga su acta, su autorización y su movimiento de inventario, para que el stock y la contabilidad coincidan.

Checklist semanal

• Todas las recepciones de la semana tienen lote y vencimiento.
• Ningún lote se recibió por debajo de la vida útil mínima sin autorización.
• Revisaste el reporte de próximos a vencer y cada tramo tiene responsable.
• Los lotes en riesgo tienen una acción definida (traslado, promoción, devolución).
• Los vencidos están fuera de la venta, separados y rotulados.
• Las bajas de la semana tienen acta, autorización y movimiento registrado.

Errores comunes

• Registrar el lote pero no la fecha: sin fecha, el lote no sirve para FEFO.
• Mezclar lotes en un mismo cajón: el estante queda “ordenado” pero las fechas se pierden.
• Revisar vencimientos solo en el inventario anual: para entonces ya es tarde.
• Comprar por precio sin mirar la fecha: un descuento por volumen se come con una sola baja.
• Dar de baja sin documento: el stock baja, pero nadie puede explicar por qué.

Indicadores para medirlo

Indicador	Cómo se calcula	Cómo leerlo
Merma por vencimiento	Costo de bajas por vencimiento ÷ costo de lo vendido × 100	Si sube, revisa recepción y FEFO antes que nada
Valor en riesgo	Costo del stock que vence en los próximos 90 días	Es la merma que todavía puedes evitar
Recepciones con fecha corta	Recepciones bajo la vida útil mínima ÷ recepciones totales × 100	Si un proveedor se repite, conversa con él
Cumplimiento FEFO	Salidas del lote más próximo a vencer ÷ salidas totales × 100	Debería estar cerca del 100 %

Mídelos una vez al mes, por sucursal. La comparación entre sucursales suele mostrar rápido dónde está fallando el proceso.

Si quieres automatizarlo

Todo esto funciona con una planilla mientras tengas pocos productos y una sola sucursal. Cuando crecen las dos cosas, un ERP como MKA puede registrar lote y vencimiento en la recepción, sugerir el lote que vence primero en caja y en despacho, y mostrarte en una pantalla qué está por vencer en cada almacén (ver farmacias).