Como controlar vencimentos em uma farmácia
Um método prático para receber, organizar, vender e dar baixa em produtos com data de validade: vida útil mínima, FEFO, relatório de próximos a vencer e indicadores.
É fim de mês e, na contagem, aparece no fundo de uma gaveta uma caixa de antibiótico vencida há três semanas. Na filial ao lado, esse mesmo produto acabou há dez dias e foi comprado de novo. Ninguém fez nada de errado de propósito: simplesmente ninguém estava olhando as datas de forma organizada.
Em uma farmácia, o vencimento não é um detalhe de estoque. É margem que se perde, é um risco para o cliente e é um trâmite a mais toda vez que algo precisa sair da venda. A boa notícia é que dá para controlar com um processo simples e constante, mesmo que você o faça em uma planilha.
1. Defina uma vida útil mínima no recebimento
O controle começa na porta. Se você aceita um produto que vence em dois meses e essa linha vende devagar, você já comprou perda.
- Para cada família de produtos, defina quantos meses de vida útil mínima ela deve ter ao chegar. Faça isso conforme o giro: o que vende rápido tolera datas mais curtas.
- Combine essa regra com cada fornecedor por escrito, junto com o que acontece se algo chegar abaixo dela (recusa, troca ou nota de crédito).
- No recebimento, registre sempre o lote e a data de vencimento de cada linha. Sem esse dado, nada do que vem depois é possível.
- Se a data não cumpre a regra, quem recebe não decide sozinho: separa o produto e avisa compras.
Uma forma fácil de expressar isso é como porcentagem de vida útil restante:
Vida útil restante (%) = dias até o vencimento ÷ vida útil total do produto × 100
Suponha que um xarope tem 24 meses de vida útil total e chega com 9 meses pela frente: restam 37,5 %. Se a sua regra interna para essa família é “mínimo de 50 %”, esse lote é separado.
2. Venda com FEFO, não com FIFO
O FIFO (o primeiro que entra é o primeiro que sai) falha quando um fornecedor entrega um lote que vence antes do que você já tinha. Por isso, em farmácia se trabalha com FEFO: o primeiro que vence é o primeiro que sai. Se quiser o método em detalhe, explicamos em FEFO vs FIFO.
Na prática, o FEFO exige três coisas:
- Prateleira ordenada por data: o lote que vence antes fica na frente e à mão.
- Reposição por trás: o lote que chega vai para trás, nunca para a frente.
- Lotes separados: não misture dois lotes na mesma caixa aberta; se fizer isso, a data se perde.
Em uma rede há um passo a mais: se uma filial tem um lote que vence logo e vende pouco, às vezes vale transferi-lo para a filial que mais gira esse produto, antes que vire perda.
3. Monte um relatório de próximos a vencer
Uma vez por semana, tire a lista de tudo o que vence nos próximos meses, agrupada em faixas. Cada faixa tem uma ação diferente:
| Faixa | Ação sugerida |
|---|---|
| Mais de 6 meses | Nada; venda normal com FEFO |
| 3 a 6 meses | Revisar o giro; se não for vender a tempo, transferir para outra filial |
| 1 a 3 meses | Exposição preferencial, promoção ou pedido de troca ao fornecedor |
| Menos de 1 mês | Retirar da venda conforme seu procedimento e preparar a baixa ou devolução |
| Vencido | Fora da prateleira imediatamente, separado e identificado |
O segredo é que cada linha tenha um responsável e uma data de revisão. Um relatório que ninguém lê não evita nenhuma perda.
4. Exemplo resolvido
Suponha que uma filial tem 300 unidades de um analgésico em três lotes, vende cerca de 4 unidades por dia e o custo é Bs 10 por unidade.
| Lote | Unidades | Dias até vencer |
|---|---|---|
| A | 60 | 25 |
| B | 120 | 70 |
| C | 120 | 210 |
Com FEFO, o lote A acaba em 15 dias (60 ÷ 4) e chega ao fim sem problema. O lote B começa no dia 16 e precisa de mais 30 dias para ser vendido (120 ÷ 4): termina no dia 45, antes do vencimento no dia 70.
Agora suponha que na prateleira se vende “o que está na frente” e na frente ficou o lote C. As 120 unidades de C são vendidas em 30 dias. Quando a equipe chega ao lote A, já se passaram 30 dias e A venceu no dia 25: 60 unidades perdidas, Bs 600 de perda em um só produto e uma só filial. Repita isso em centenas de produtos e você entende de onde vem o prejuízo.
Para saber se um lote chega a tempo, use este teste rápido:
Dias para vender o lote = unidades do lote ÷ venda média diária
Se esse resultado (somando os lotes que saem antes) for maior que os dias que restam, esse lote precisa de ação hoje: transferência, promoção ou conversa com o fornecedor.
5. Devoluções ao fornecedor e baixas
Quando um produto já não pode ser vendido, há duas saídas possíveis, e ambas devem ficar documentadas:
- Devolução ou troca com o fornecedor, se o acordo comercial permitir. Confira no contrato os prazos e condições; muitas vezes o direito se perde por avisar tarde.
- Baixa por vencimento, quando não há devolução. Registre produto, lote, quantidade, custo, motivo e quem autorizou.
Como a baixa é comprovada, como o produto é destruído e como isso se reflete nos impostos e na contabilidade são temas que você deve validar com seu contador e com as exigências que se apliquem à sua atividade. O que depende de você é que cada baixa tenha sua ata, sua autorização e seu movimento de estoque, para que o estoque e a contabilidade batam.
Checklist semanal
- Todos os recebimentos da semana têm lote e vencimento.
- Nenhum lote foi recebido abaixo da vida útil mínima sem autorização.
- Você revisou o relatório de próximos a vencer e cada faixa tem responsável.
- Os lotes em risco têm uma ação definida (transferência, promoção, devolução).
- Os vencidos estão fora da venda, separados e identificados.
- As baixas da semana têm ata, autorização e movimento registrado.
Erros comuns
- Registrar o lote, mas não a data: sem data, o lote não serve para FEFO.
- Misturar lotes na mesma gaveta: a prateleira parece “organizada”, mas as datas se perdem.
- Revisar vencimentos só no inventário anual: aí já é tarde.
- Comprar pelo preço sem olhar a data: uma única baixa come o desconto por volume.
- Dar baixa sem documento: o estoque cai, mas ninguém consegue explicar por quê.
Indicadores para medir
| Indicador | Como se calcula | Como interpretar |
|---|---|---|
| Perda por vencimento | Custo das baixas por vencimento ÷ custo do vendido × 100 | Se subir, revise recebimento e FEFO antes de tudo |
| Valor em risco | Custo do estoque que vence nos próximos 90 dias | É a perda que você ainda pode evitar |
| Recebimentos com data curta | Recebimentos abaixo da vida útil mínima ÷ recebimentos totais × 100 | Se um fornecedor se repete, converse com ele |
| Cumprimento do FEFO | Saídas do lote mais próximo de vencer ÷ saídas totais × 100 | Deveria estar perto de 100 % |
Meça uma vez por mês, por filial. A comparação entre filiais costuma mostrar rápido onde o processo está falhando.
Se quiser automatizar
Tudo isso funciona em uma planilha enquanto você tem poucos produtos e uma só filial. Quando as duas coisas crescem, um ERP como o MKA pode registrar lote e vencimento no recebimento, sugerir o lote que vence primeiro no caixa e na expedição, e mostrar em uma tela o que está para vencer em cada depósito (ver farmácias).