Wie Sie Verfallsdaten in der Apotheke kontrollieren

Es ist Monatsende, und bei der Bestandszählung taucht hinten in einer Schublade eine Packung Antibiotika auf, die vor drei Wochen abgelaufen ist. In der Filiale nebenan ist genau dieses Produkt vor zehn Tagen ausgegangen und wurde nachbestellt. Niemand hat absichtlich etwas falsch gemacht: Es hat schlicht niemand die Daten geordnet im Blick gehabt.

In einer Apotheke ist das Verfallsdatum kein Lagerdetail. Es ist Marge, die Sie verlieren, ein Risiko für den Kunden und zusätzlicher Papierkram jedes Mal, wenn etwas aus dem Verkauf genommen werden muss. Die gute Nachricht: Es lässt sich mit einem einfachen, konsequenten Ablauf kontrollieren, selbst wenn Sie ihn in einer Tabellenkalkulation führen.

1. Legen Sie bei der Annahme eine Mindestrestlaufzeit fest

Die Kontrolle beginnt an der Tür. Wenn Sie ein Produkt annehmen, das in zwei Monaten verfällt, und sich diese Linie langsam verkauft, haben Sie bereits eine Ausbuchung eingekauft.

1. Legen Sie für jede Produktfamilie fest, wie viele Monate Mindestrestlaufzeit sie bei der Anlieferung haben muss. Orientieren Sie sich am Umschlag: Schnelldreher vertragen kürzere Daten.
2. Vereinbaren Sie diese Regel schriftlich mit jedem Lieferanten, zusammen mit dem, was geschieht, wenn etwas darunter ankommt (Zurückweisung, Umtausch oder Gutschrift).
3. Erfassen Sie bei der Annahme immer die Charge und das Verfallsdatum jeder Position. Ohne diese Daten ist nichts von dem Folgenden möglich.
4. Erfüllt das Datum die Regel nicht, entscheidet die annehmende Person nicht allein: Sie stellt die Ware beiseite und informiert den Einkauf.

Am einfachsten drücken Sie die Regel als Prozentsatz der Restlaufzeit aus:

Restlaufzeit (%) = Tage bis zum Verfall ÷ Gesamtlaufzeit des Produkts × 100

Angenommen, ein Sirup hat eine Gesamtlaufzeit von 24 Monaten und kommt mit 9 Monaten Restlaufzeit an: Ihm bleiben 37,5 %. Lautet Ihre interne Regel für diese Familie „mindestens 50 %“, wird diese Charge beiseitegestellt.

2. Verkaufen Sie nach FEFO, nicht nach FIFO

FIFO (first in, first out) versagt, wenn ein Lieferant eine Charge liefert, die vor der bereits vorhandenen verfällt. Deshalb arbeiten Apotheken mit FEFO: first expired, first out, also was zuerst verfällt, geht zuerst hinaus. Die Methode im Detail erklären wir in FEFO vs. FIFO.

In der Praxis verlangt FEFO drei Dinge:

• Nach Datum geordnete Regale: Die Charge, die zuerst verfällt, steht vorne, in Griffweite.
• Auffüllen von hinten: Die neue Charge kommt nach hinten, nie nach vorne.
• Getrennte Chargen: Mischen Sie keine zwei Chargen in derselben geöffneten Schachtel; sonst verlieren Sie das Datum.

In einer Kette gibt es einen weiteren Schritt: Hat eine Filiale eine bald verfallende Charge, die sich langsam verkauft, ist es manchmal besser, sie in die Filiale zu verlegen, die dieses Produkt am schnellsten umschlägt, bevor sie zur Ausbuchung wird.

3. Erstellen Sie einen Bericht über bald verfallende Ware

Ziehen Sie einmal pro Woche die Liste aller Produkte, die in den kommenden Monaten verfallen, gruppiert nach Zeitfenstern. Jedes Fenster hat eine andere Maßnahme:

Zeitfenster	Empfohlene Maßnahme
Mehr als 6 Monate	Nichts; normaler Verkauf nach FEFO
3 bis 6 Monate	Umschlag prüfen; wenn es nicht rechtzeitig verkauft wird, in eine andere Filiale verlegen
1 bis 3 Monate	Bevorzugte Platzierung, Aktion oder Umtauschanfrage beim Lieferanten
Weniger als 1 Monat	Gemäß Ihrem Verfahren aus dem Verkauf nehmen und Ausbuchung oder Rückgabe vorbereiten
Abgelaufen	Sofort aus dem Regal, getrennt und gekennzeichnet

Entscheidend ist, dass jede Zeile einen Verantwortlichen und ein Prüfdatum hat. Ein Bericht, den niemand liest, verhindert keine Ausbuchung.

4. Ein Rechenbeispiel

Angenommen, eine Filiale hat 300 Einheiten eines Schmerzmittels in drei Chargen, verkauft etwa 4 Einheiten pro Tag, und die Kosten betragen Bs 10 pro Einheit.

Charge	Einheiten	Tage bis zum Verfall
A	60	25
B	120	70
C	120	210

Mit FEFO ist Charge A in 15 Tagen (60 ÷ 4) verkauft und kommt problemlos durch. Charge B beginnt an Tag 16 und braucht weitere 30 Tage (120 ÷ 4): Sie ist an Tag 45 verkauft, bevor sie an Tag 70 verfällt.

Nehmen Sie nun an, im Regal wird „verkauft, was vorne steht“, und Charge C ist nach vorne geraten. Die 120 Einheiten von C sind in 30 Tagen verkauft. Wenn das Team zu Charge A kommt, sind 30 Tage vergangen, und A ist an Tag 25 verfallen: 60 Einheiten verloren, Bs 600 Ausbuchungen für ein einziges Produkt in einer einzigen Filiale. Wiederholen Sie das über Hunderte von Produkten, und Sie sehen, woher der Verlust kommt.

Ob eine Charge rechtzeitig verkauft wird, prüfen Sie mit diesem Schnelltest:

Tage zum Abverkauf der Charge = Einheiten der Charge ÷ durchschnittlicher Tagesabsatz

Ist dieses Ergebnis (zuzüglich der Chargen, die vor ihr hinausgehen) größer als die Tage, die ihr bleiben, braucht diese Charge heute eine Maßnahme: Verlegung, Aktion oder ein Gespräch mit dem Lieferanten.

5. Rückgaben an den Lieferanten und Ausbuchungen

Wenn ein Produkt nicht mehr verkauft werden kann, gibt es zwei mögliche Wege, und beide müssen dokumentiert werden:

• Rückgabe oder Umtausch beim Lieferanten, sofern die Handelsvereinbarung es erlaubt. Prüfen Sie im Vertrag Fristen und Bedingungen; oft geht der Anspruch verloren, weil zu spät gemeldet wird.
• Ausbuchung wegen Verfalls, wenn keine Rückgabe möglich ist. Erfassen Sie Produkt, Charge, Menge, Kosten, Grund und wer sie genehmigt hat.

Wie die Ausbuchung belegt wird, wie das Produkt vernichtet wird und wie sie sich steuerlich und buchhalterisch niederschlägt, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären und an den Anforderungen ausrichten, die für Ihr Geschäft gelten. Was von Ihnen abhängt: Jede Ausbuchung hat ihren Beleg, ihre Genehmigung und ihre Lagerbewegung, damit Bestand und Buchhaltung übereinstimmen.

Wöchentliche Checkliste

• Jede Annahme dieser Woche hat Charge und Verfallsdatum.
• Keine Charge wurde ohne Genehmigung unter der Mindestrestlaufzeit angenommen.
• Sie haben den Bericht über bald verfallende Ware geprüft, und jedes Zeitfenster hat einen Verantwortlichen.
• Gefährdete Chargen haben eine festgelegte Maßnahme (Verlegung, Aktion, Rückgabe).
• Abgelaufene Ware ist aus dem Verkauf, getrennt und gekennzeichnet.
• Die Ausbuchungen dieser Woche haben einen Beleg, eine Genehmigung und eine erfasste Bewegung.

Häufige Fehler

• Die Charge erfassen, aber nicht das Datum: Ohne Datum nützt die Charge für FEFO nichts.
• Chargen in derselben Schublade mischen: Das Regal sieht „ordentlich“ aus, aber die Daten gehen verloren.
• Verfallsdaten nur bei der Jahresinventur prüfen: Dann ist es zu spät.
• Nach Preis einkaufen, ohne auf das Datum zu achten: Eine Ausbuchung frisst einen Mengenrabatt auf.
• Ohne Beleg ausbuchen: Der Bestand sinkt, aber niemand kann erklären, warum.

Kennzahlen zur Messung

Kennzahl	Berechnung	Interpretation
Ausbuchungen wegen Verfalls	Kosten der Verfallsausbuchungen ÷ Wareneinsatz × 100	Steigt sie, prüfen Sie zuerst Annahme und FEFO
Gefährdeter Wert	Kosten des Bestands, der in den nächsten 90 Tagen verfällt	Das ist der Verlust, den Sie noch vermeiden können
Annahmen mit kurzem Datum	Annahmen unter der Mindestrestlaufzeit ÷ Annahmen gesamt × 100	Taucht ein Lieferant immer wieder auf, sprechen Sie mit ihm
FEFO-Einhaltung	Abgänge aus der Charge mit dem nächsten Verfallsdatum ÷ Abgänge gesamt × 100	Sollte nahe 100 % liegen

Messen Sie sie einmal im Monat, pro Filiale. Der Vergleich der Filialen zeigt meist schnell, wo der Ablauf hakt.

Der Schritt in ein System

All das funktioniert in einer Tabelle, solange Sie wenige Produkte und eine einzige Filiale haben. Wenn beides wächst, kann ein ERP wie MKA Charge und Verfallsdatum bei der Annahme erfassen, an der Kasse und beim Versand die zuerst verfallende Charge vorschlagen und Ihnen auf einem Bildschirm zeigen, was in jedem Lager bald verfällt (Apotheken ansehen).