Comment maîtriser les dates de péremption en pharmacie

C’est la fin du mois et, pendant l’inventaire, une boîte d’antibiotiques périmée depuis trois semaines apparaît au fond d’un tiroir. Dans la succursale voisine, ce même produit est en rupture depuis dix jours et a été recommandé. Personne n’a mal fait exprès : simplement, personne ne surveillait les dates de façon ordonnée.

En pharmacie, la péremption n’est pas un détail d’entrepôt. C’est de la marge perdue, un risque pour le client et des formalités supplémentaires chaque fois qu’il faut retirer un produit de la vente. La bonne nouvelle, c’est qu’elle se maîtrise avec un processus simple et constant, même si vous le gérez dans un tableur.

1. Fixez une durée de vie résiduelle minimale à la réception

Le contrôle commence à la porte. Si vous acceptez un produit qui périme dans deux mois et que cette référence se vend lentement, vous avez déjà acheté une mise au rebut.

1. Pour chaque famille de produits, définissez combien de mois de durée de vie résiduelle minimale elle doit avoir à son arrivée. Basez-vous sur la rotation : les produits à forte rotation tolèrent des dates plus courtes.
2. Convenez de cette règle par écrit avec chaque fournisseur, ainsi que de ce qui se passe si un produit arrive en dessous (refus, échange ou avoir).
3. À la réception, enregistrez toujours le lot et la date de péremption de chaque ligne. Sans ces données, rien de ce qui suit n’est possible.
4. Si la date ne respecte pas la règle, la personne qui réceptionne ne décide pas seule : elle met le produit de côté et prévient les achats.

Une façon simple de l’exprimer est un pourcentage de durée de vie restante :

Durée de vie restante (%) = jours avant péremption ÷ durée de vie totale du produit × 100

Supposons qu’un sirop ait une durée de vie totale de 24 mois et arrive avec 9 mois devant lui : il lui reste 37,5 %. Si votre règle interne pour cette famille est « au moins 50 % », ce lot est mis de côté.

2. Vendez en FEFO, pas en FIFO

Le FIFO (first in, first out, premier entré, premier sorti) échoue lorsqu’un fournisseur livre un lot qui périme avant celui que vous aviez déjà. C’est pourquoi les pharmacies travaillent en FEFO : first expired, first out, premier périmé, premier sorti. Si vous voulez la méthode en détail, nous l’expliquons dans FEFO vs FIFO.

En pratique, le FEFO exige trois choses :

• Des rayons ordonnés par date : le lot qui périme en premier est devant, à portée de main.
• Un réassort par l’arrière : le lot qui arrive va derrière, jamais devant.
• Des lots séparés : ne mélangez pas deux lots dans une même boîte ouverte ; sinon, vous perdez la date.

Dans une chaîne, il y a une étape de plus : si une succursale détient un lot qui périme bientôt et se vend lentement, il vaut parfois mieux le transférer vers la succursale qui écoule ce produit le plus vite, avant qu’il ne devienne une mise au rebut.

3. Construisez un rapport des produits proches de la péremption

Une fois par semaine, sortez la liste de tout ce qui périme dans les prochains mois, regroupée par tranches. Chaque tranche appelle une action différente :

Tranche	Action suggérée
Plus de 6 mois	Rien ; vente normale en FEFO
3 à 6 mois	Vérifier la rotation ; si le produit ne se vendra pas à temps, le transférer vers une autre succursale
1 à 3 mois	Mise en avant, promotion ou demande d’échange au fournisseur
Moins de 1 mois	Retirer de la vente selon votre procédure et préparer la mise au rebut ou le retour
Périmé	Retiré du rayon immédiatement, séparé et étiqueté

L’essentiel est que chaque ligne ait un responsable et une date de revue. Un rapport que personne ne lit n’évite aucune mise au rebut.

4. Un exemple chiffré

Supposons qu’une succursale détienne 300 unités d’un antalgique réparties en trois lots, qu’elle en vende environ 4 par jour et que le coût soit de Bs 10 l’unité.

Lot	Unités	Jours avant péremption
A	60	25
B	120	70
C	120	210

En FEFO, le lot A est écoulé en 15 jours (60 ÷ 4) et arrive au bout sans problème. Le lot B commence le jour 16 et nécessite 30 jours de plus (120 ÷ 4) : il est écoulé le jour 45, avant sa péremption le jour 70.

Supposons maintenant que le rayon vende « ce qui est devant » et que le lot C se soit retrouvé devant. Les 120 unités de C se vendent en 30 jours. Quand l’équipe arrive au lot A, 30 jours se sont écoulés et A a périmé le jour 25 : 60 unités perdues, Bs 600 de mises au rebut pour un seul produit dans une seule succursale. Répétez cela sur des centaines de produits et vous verrez d’où vient la perte.

Pour savoir si un lot sera écoulé à temps, utilisez ce test rapide :

Jours pour écouler le lot = unités du lot ÷ ventes quotidiennes moyennes

Si ce résultat (en ajoutant les lots qui sortent avant lui) dépasse les jours qui lui restent, ce lot a besoin d’une action aujourd’hui : transfert, promotion ou discussion avec le fournisseur.

5. Retours fournisseurs et mises au rebut

Quand un produit ne peut plus être vendu, il existe deux issues possibles, et toutes deux doivent être documentées :

• Retour ou échange auprès du fournisseur, si l’accord commercial le permet. Vérifiez dans le contrat les délais et les conditions ; le droit se perd souvent parce que la notification arrive trop tard.
• Mise au rebut pour péremption, lorsqu’il n’y a pas de retour. Enregistrez le produit, le lot, la quantité, le coût, le motif et qui l’a autorisée.

La manière de justifier la mise au rebut, de détruire le produit et de la refléter en fiscalité et en comptabilité sont des points à valider avec votre expert-comptable et au regard des exigences applicables à votre activité. Ce qui dépend de vous, c’est que chaque mise au rebut ait son enregistrement, son autorisation et son mouvement de stock, afin que le stock et la comptabilité concordent.

Liste de contrôle hebdomadaire

• Chaque réception de la semaine comporte le lot et la date de péremption.
• Aucun lot n’a été réceptionné en dessous de la durée de vie minimale sans autorisation.
• Vous avez revu le rapport des produits proches de la péremption et chaque tranche a un responsable.
• Les lots à risque ont une action définie (transfert, promotion, retour).
• Les produits périmés sont retirés de la vente, séparés et étiquetés.
• Les mises au rebut de la semaine ont un enregistrement, une autorisation et un mouvement saisi.

Erreurs fréquentes

• Enregistrer le lot mais pas la date : sans date, le lot ne sert à rien pour le FEFO.
• Mélanger des lots dans le même tiroir : le rayon paraît « rangé », mais les dates se perdent.
• Ne vérifier les dates qu’à l’inventaire annuel : il est alors trop tard.
• Acheter au prix sans regarder la date : une seule mise au rebut efface une remise sur volume.
• Sortir du stock sans document : le stock baisse, mais personne ne peut expliquer pourquoi.

Indicateurs pour mesurer

Indicateur	Comment le calculer	Comment le lire
Mises au rebut pour péremption	Coût des mises au rebut pour péremption ÷ coût des marchandises vendues × 100	S’il augmente, vérifiez d’abord la réception et le FEFO
Valeur à risque	Coût du stock qui périme dans les 90 prochains jours	C’est la perte que vous pouvez encore éviter
Réceptions à date courte	Réceptions sous la durée de vie minimale ÷ total des réceptions × 100	Si un fournisseur revient sans cesse, parlez-lui
Respect du FEFO	Sorties du lot le plus proche de la péremption ÷ total des sorties × 100	Doit être proche de 100 %

Mesurez-les une fois par mois, par succursale. La comparaison entre succursales montre généralement vite où le processus échoue.

Passer à un système

Tout cela fonctionne dans un tableur tant que vous avez peu de produits et une seule succursale. Quand les deux augmentent, un ERP comme MKA peut enregistrer le lot et la date de péremption à la réception, proposer en caisse et à l’expédition le lot qui périme en premier, et vous montrer sur un seul écran ce qui va bientôt périmer dans chaque entrepôt (voir pharmacies).