Puesto 24/7: cuántas personas necesitas y cuánto cuesta
Un método paso a paso para dimensionar un puesto que nunca se apaga: horas a cubrir, factor de cobertura por ausencias y vacaciones, costo real y precio del servicio con su margen.
Un cliente te pide una cotización para cubrir la portería de su planta las 24 horas, todos los días del año. La cuenta rápida parece fácil: tres turnos de ocho horas, tres personas. Firmas, arrancas y, al primer mes, alguien se enferma, otro sale de vacaciones y el domingo nadie quiere doblar. Terminas cubriendo con horas extra, con un supervisor que se queda en el puesto o, peor, con el puesto vacío. El contrato que parecía rentable empieza a perder plata desde la primera planilla.
El error no está en la operación, está en la cuenta inicial. Un puesto 24/7 no se cubre con tres personas, y el costo no es tres sueldos. Esta guía te muestra cómo hacer la cuenta completa, aunque la lleves en Excel.
Paso 1: calcula las horas que hay que cubrir
Un puesto que nunca se apaga necesita gente todas las horas del año:
- Horas por semana: 24 × 7 = 168 h.
- Horas por año: 24 × 365 = 8.760 h.
- Promedio por mes: 8.760 ÷ 12 = 730 h.
Usa el promedio mensual (730 h) y no las horas de un mes concreto: así el cálculo no cambia entre febrero y marzo y el precio mensual queda estable.
Si el puesto no es 24/7 (por ejemplo, de lunes a sábado de 7:00 a 19:00), aplica la misma lógica: horas por día × días por semana × 52 ÷ 12.
Paso 2: define las horas que trabaja una persona
Aquí entra un parámetro que no debes inventar: la jornada ordinaria mensual por persona, los descansos y cómo se tratan los feriados y el trabajo nocturno o dominical. Eso lo fija la normativa laboral, tu contrato de trabajo y tu política interna, y debes validarlo con tu asesor laboral o tu área de RR. HH.
Para el ejemplo usaremos una cifra hipotética: cada persona tiene 180 horas ordinarias al mes.
Con ese dato, la cuenta ingenua sería: 730 ÷ 180 = 4,06 personas. Ya ves que no son tres. Pero tampoco son cuatro, porque falta lo más importante.
Paso 3: aplica el factor de cobertura
Una persona contratada no está disponible todas sus horas. Hay vacaciones, licencias médicas, ausencias, capacitaciones y permisos. Esas horas hay que cubrirlas con alguien más.
- Toma el historial de los últimos 12 meses (planilla de asistencia, resumen de licencias y vacaciones).
- Suma, por persona, las horas contratadas y las horas no trabajadas por cualquier motivo.
- Calcula la disponibilidad:
Disponibilidad = (horas contratadas − horas no trabajadas) ÷ horas contratadas
- El factor de cobertura es su inverso:
Factor de cobertura = 1 ÷ disponibilidad
Supongamos que en tu historial, de cada 100 horas contratadas, 12 no se trabajaron. La disponibilidad es 0,88 y el factor de cobertura es 1 ÷ 0,88 = 1,136.
Ahora la cuenta completa:
Personas por puesto = horas a cubrir ÷ (horas por persona × disponibilidad)
730 ÷ (180 × 0,88) = 730 ÷ 158,4 = 4,61 personas.
Si el puesto es aislado, redondeas a 5. Si manejas varios puestos parecidos en la misma ciudad, conviene un grupo de relevos compartido: para 10 puestos necesitas 46,1 personas, es decir 47, y no 50. Esa diferencia es margen.
Paso 4: calcula el costo real del puesto
El error más caro es cotizar con el sueldo. Lo que cuesta una persona es su costo laboral cargado: sueldo, aportes patronales, provisiones (aguinaldo, vacaciones, indemnización) y cualquier otro beneficio que corresponda. Qué conceptos entran y en qué proporción lo define tu contador o asesor laboral; trátalo como una variable de tu hoja, no como una cifra fija.
A eso súmale lo que el puesto consume aunque no figure en planilla:
- Supervisión prorrateada (un supervisor cubre varios puestos).
- Uniformes, equipos de protección, insumos y comunicación.
- Gastos de administración que asignas a cada contrato.
Supongamos estas cifras hipotéticas por mes para un puesto 24/7 aislado:
| Concepto | Cálculo | Bs por mes |
|---|---|---|
| Personal | 5 personas × Bs 5.000 de costo cargado | 25.000 |
| Supervisión | Bs 8.000 ÷ 10 puestos | 800 |
| Uniformes, equipo e insumos | Prorrateo mensual | 400 |
| Administración asignada | Monto fijo por contrato | 1.800 |
| Costo total del puesto | 28.000 | |
| Costo por hora cubierta | 28.000 ÷ 730 | 38,36 |
Paso 5: fija el precio y el margen
El margen se calcula sobre el precio, no sobre el costo:
Precio = costo total ÷ (1 − margen deseado)
Si quieres un margen del 15 % sobre el precio: 28.000 ÷ 0,85 = 32.941, que redondeas a Bs 33.000 por mes. Comprueba: (33.000 − 28.000) ÷ 33.000 = 15,2 %.
Fíjate en el detalle que suele confundir: si en vez de eso sumas un 15 % al costo (28.000 × 1,15 = 32.200), tu margen real sobre el precio es 13 %, no 15 %.
Dos advertencias:
- Define con tu contador si el precio que cotizas incluye impuestos o si se suman encima. No mezcles las dos cosas en la misma hoja.
- Incluye en el contrato una cláusula de ajuste para cuando cambien los costos laborales. Si el sueldo sube y el precio no, el margen desaparece.
Errores comunes
- Dividir horas entre jornada y redondear hacia abajo. 730 ÷ 180 da 4,06; con cuatro personas ya estás corto aun antes de las ausencias.
- Olvidar el factor de cobertura. Las vacaciones son seguras y las licencias, casi seguras. Si no están en el precio, las pagas tú.
- Cotizar con el sueldo en vez del costo cargado. La diferencia entre ambos es justo la que tu asesor te ayuda a calcular.
- Cubrir faltas siempre con horas extra. Sale más caro, cansa a la gente y aumenta la rotación. Úsalas como excepción, no como plan.
- No prorratear supervisión ni relevos. El supervisor que recorre los puestos es un costo de cada contrato.
- Usar un factor de cobertura inventado. Mídelo con tu propio historial y actualízalo cada año.
Indicadores para saber si la cuenta sigue en pie
| Indicador | Cómo se calcula | Cómo leerlo |
|---|---|---|
| Cobertura de puestos | Horas cubiertas ÷ horas contratadas con el cliente | Por debajo de 100 % hay puestos descubiertos: riesgo de reclamo o penalidad. |
| Ausentismo | Horas de ausencia no planificada ÷ horas programadas | Si sube, tu factor de cobertura real ya es mayor que el que usaste al cotizar. |
| Horas extra de relevo | Horas extra pagadas por cubrir faltas ÷ horas totales | Si crece mes a mes, falta gente en el grupo de relevos. |
| Margen real por contrato | (Facturado − costo real del mes) ÷ facturado | Compáralo con el margen cotizado; la brecha te dice dónde se va la plata. |
| Rotación | Bajas del mes ÷ promedio de personas activas | Alta rotación encarece la selección, la capacitación y los errores del puesto. |
Checklist antes de cotizar
- Horas a cubrir por mes calculadas con el promedio anual.
- Jornada ordinaria, descansos, feriados y nocturnidad validados con tu asesor.
- Factor de cobertura medido con el historial de los últimos 12 meses.
- Costo laboral cargado definido con tu contador, no solo el sueldo.
- Supervisión, uniformes, equipos y administración prorrateados.
- Margen calculado sobre el precio.
- Impuestos y cláusula de ajuste definidos en el contrato.
Si quieres automatizarlo
Todo esto funciona en una hoja de cálculo; lo difícil es alimentarla cada mes con datos reales de asistencia. Un ERP como MKA puede recibir las marcas de los biométricos de cada sitio, aplicar licencias, vacaciones y cambios de turno, y pasar el resumen confirmado a una planilla que calcula con las fórmulas que define tu equipo, de modo que el ausentismo y el costo real salen del sistema (ver la solución para empresas intensivas en personal).