Posto 24/7: quantas pessoas você precisa e quanto custa
Um método passo a passo para dimensionar um posto que nunca para: horas a cobrir, fator de cobertura para ausências e férias, custo real e preço do serviço com sua margem.
Um cliente pede uma cotação para cobrir a portaria da fábrica dele 24 horas por dia, todos os dias do ano. A conta rápida parece fácil: três turnos de oito horas, três pessoas. Você assina, começa e, no primeiro mês, alguém fica doente, outro sai de férias e no domingo ninguém quer dobrar. Você acaba cobrindo com horas extras, com um supervisor que fica no posto ou, pior, com o posto vazio. O contrato que parecia rentável começa a perder dinheiro já na primeira folha.
O erro não está na operação, está na conta inicial. Um posto 24/7 não se cobre com três pessoas, e o custo não é três salários. Este guia mostra como fazer a conta completa, mesmo que você a leve no Excel.
Passo 1: calcule as horas a cobrir
Um posto que nunca para precisa de gente em todas as horas do ano:
- Horas por semana: 24 × 7 = 168 h.
- Horas por ano: 24 × 365 = 8.760 h.
- Média por mês: 8.760 ÷ 12 = 730 h.
Use a média mensal (730 h) e não as horas de um mês específico: assim o cálculo não muda entre fevereiro e março e o preço mensal fica estável.
Se o posto não for 24/7 (por exemplo, de segunda a sábado das 7h às 19h), aplique a mesma lógica: horas por dia × dias por semana × 52 ÷ 12.
Passo 2: defina as horas que uma pessoa trabalha
Aqui entra um parâmetro que você não deve inventar: a jornada ordinária mensal por pessoa, os descansos e como são tratados os feriados e o trabalho noturno ou dominical. Isso é fixado pela legislação trabalhista, pelo seu contrato de trabalho e pela sua política interna, e você deve validá-lo com seu assessor trabalhista ou com o RH.
Para o exemplo usaremos um número hipotético: cada pessoa tem 180 horas ordinárias por mês.
Com esse dado, a conta ingênua seria: 730 ÷ 180 = 4,06 pessoas. Já dá para ver que não são três. Mas também não são quatro, porque falta o mais importante.
Passo 3: aplique o fator de cobertura
Uma pessoa contratada não está disponível em todas as suas horas. Há férias, licenças médicas, faltas, treinamentos e permissões. Essas horas precisam ser cobertas por outra pessoa.
- Pegue o histórico dos últimos 12 meses (registros de ponto, resumo de licenças e férias).
- Some, por pessoa, as horas contratadas e as horas não trabalhadas por qualquer motivo.
- Calcule a disponibilidade:
Disponibilidade = (horas contratadas − horas não trabalhadas) ÷ horas contratadas
- O fator de cobertura é o seu inverso:
Fator de cobertura = 1 ÷ disponibilidade
Suponha que no seu histórico, a cada 100 horas contratadas, 12 não foram trabalhadas. A disponibilidade é 0,88 e o fator de cobertura é 1 ÷ 0,88 = 1,136.
Agora a conta completa:
Pessoas por posto = horas a cobrir ÷ (horas por pessoa × disponibilidade)
730 ÷ (180 × 0,88) = 730 ÷ 158,4 = 4,61 pessoas.
Se o posto for isolado, arredonde para 5. Se você opera vários postos parecidos na mesma cidade, vale a pena um grupo de folguistas compartilhado: para 10 postos você precisa de 46,1 pessoas, ou seja, 47, e não 50. Essa diferença é margem.
Passo 4: calcule o custo real do posto
O erro mais caro é cotar com o salário. O que uma pessoa realmente custa é o seu custo trabalhista carregado: salário, contribuições patronais, provisões (gratificações, férias, indenização) e qualquer outro benefício aplicável. Quais itens entram e em que proporção é definido pelo seu contador ou assessor trabalhista; trate isso como uma variável da sua planilha, não como um número fixo.
Some a isso o que o posto consome mesmo sem aparecer na folha:
- Supervisão rateada (um supervisor cobre vários postos).
- Uniformes, equipamentos de proteção, insumos e comunicação.
- Despesas administrativas que você aloca a cada contrato.
Suponha estes números hipotéticos por mês para um posto 24/7 isolado:
| Item | Cálculo | Bs por mês |
|---|---|---|
| Pessoal | 5 pessoas × Bs 5.000 de custo carregado | 25.000 |
| Supervisão | Bs 8.000 ÷ 10 postos | 800 |
| Uniformes, equipamentos e insumos | Rateio mensal | 400 |
| Administração alocada | Valor fixo por contrato | 1.800 |
| Custo total do posto | 28.000 | |
| Custo por hora coberta | 28.000 ÷ 730 | 38,36 |
Passo 5: defina o preço e a margem
A margem é calculada sobre o preço, não sobre o custo:
Preço = custo total ÷ (1 − margem desejada)
Se você quer uma margem de 15% sobre o preço: 28.000 ÷ 0,85 = 32.941, que você arredonda para Bs 33.000 por mês. Confira: (33.000 − 28.000) ÷ 33.000 = 15,2%.
Repare no detalhe que costuma confundir: se, em vez disso, você soma 15% ao custo (28.000 × 1,15 = 32.200), sua margem real sobre o preço é de 13%, não 15%.
Dois alertas:
- Defina com seu contador se o preço cotado inclui impostos ou se eles são somados por cima. Não misture as duas coisas na mesma planilha.
- Inclua no contrato uma cláusula de reajuste para quando os custos trabalhistas mudarem. Se o salário sobe e o preço não, a margem desaparece.
Erros comuns
- Dividir horas pela jornada e arredondar para baixo. 730 ÷ 180 dá 4,06; com quatro pessoas você já está curto antes mesmo das faltas.
- Esquecer o fator de cobertura. As férias são certas e as licenças, quase certas. Se não estão no preço, quem paga é você.
- Cotar com o salário em vez do custo carregado. A diferença entre os dois é justamente o que seu assessor ajuda a calcular.
- Cobrir faltas sempre com hora extra. Sai mais caro, cansa as pessoas e aumenta a rotatividade. Use como exceção, não como plano.
- Não ratear supervisão nem folguistas. O supervisor que percorre os postos é um custo de cada contrato.
- Usar um fator de cobertura inventado. Meça com o seu próprio histórico e atualize todo ano.
Indicadores para saber se a conta continua de pé
| Indicador | Como se calcula | Como ler |
|---|---|---|
| Cobertura de postos | Horas cobertas ÷ horas contratadas com o cliente | Abaixo de 100% há postos descobertos: risco de reclamação ou multa contratual. |
| Absenteísmo | Horas de ausência não planejada ÷ horas programadas | Se sobe, seu fator de cobertura real já é maior que o usado na cotação. |
| Horas extras de cobertura | Horas extras pagas para cobrir faltas ÷ horas totais | Se cresce mês a mês, falta gente no grupo de folguistas. |
| Margem real por contrato | (Faturado − custo real do mês) ÷ faturado | Compare com a margem cotada; a diferença mostra para onde vai o dinheiro. |
| Rotatividade | Desligamentos do mês ÷ média de pessoas ativas | Alta rotatividade encarece a seleção, o treinamento e os erros no posto. |
Checklist antes de cotar
- Horas a cobrir por mês calculadas com a média anual.
- Jornada ordinária, descansos, feriados e trabalho noturno validados com seu assessor.
- Fator de cobertura medido com o histórico dos últimos 12 meses.
- Custo trabalhista carregado definido com seu contador, não só o salário.
- Supervisão, uniformes, equipamentos e administração rateados.
- Margem calculada sobre o preço.
- Impostos e cláusula de reajuste definidos no contrato.
Se quiser automatizar
Tudo isso funciona numa planilha; o difícil é alimentá-la todo mês com dados reais de ponto. Um ERP como o MKA pode receber as marcações dos biométricos de cada posto, aplicar licenças, férias e trocas de turno e passar o resumo confirmado para uma folha que calcula com as fórmulas que sua equipe define, de modo que o absenteísmo e o custo real saem do sistema (ver a solução para empresas de mão de obra intensiva).