24/7-Posten: Wie viele Personen Sie brauchen und was es kostet

Ein Kunde bittet Sie um ein Angebot für die Besetzung der Pforte seines Werks rund um die Uhr, an jedem Tag des Jahres. Die schnelle Rechnung scheint einfach: drei Schichten zu je acht Stunden, drei Personen. Sie unterschreiben, Sie starten, und im ersten Monat wird jemand krank, ein anderer geht in den Urlaub, und am Sonntag will niemand eine Doppelschicht übernehmen. Am Ende decken Sie die Lücken mit Überstunden, mit einem Vorgesetzten, der auf dem Posten bleibt, oder schlimmer noch: mit einem unbesetzten Posten. Der Vertrag, der rentabel aussah, verliert ab der ersten Lohnabrechnung Geld.

Der Fehler liegt nicht im Betrieb, sondern in der ursprünglichen Rechnung. Ein 24/7-Posten lässt sich nicht mit drei Personen besetzen, und die Kosten sind nicht drei Gehälter. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie die vollständige Rechnung aufstellen, auch wenn Sie sie in einer Tabellenkalkulation führen.

Schritt 1: Berechnen Sie die zu deckenden Stunden

Ein Posten, der nie schließt, braucht in jeder Stunde des Jahres Personal:

• Stunden pro Woche: 24 × 7 = 168 h.
• Stunden pro Jahr: 24 × 365 = 8.760 h.
• Monatsdurchschnitt: 8.760 ÷ 12 = 730 h.

Verwenden Sie den Monatsdurchschnitt (730 h) und nicht die Stunden eines bestimmten Monats: So ändert sich die Berechnung zwischen Februar und März nicht, und der Monatspreis bleibt stabil.

Ist der Posten nicht rund um die Uhr besetzt (etwa Montag bis Samstag von 7:00 bis 19:00 Uhr), gilt dieselbe Logik: Stunden pro Tag × Tage pro Woche × 52 ÷ 12.

Schritt 2: Legen Sie die Stunden fest, die eine Person arbeitet

Jetzt kommt ein Parameter, den Sie nicht erfinden sollten: die regulären Monatsstunden pro Person, die Ruhetage und die Behandlung von Feiertagen sowie Nacht- und Sonntagsarbeit. Das bestimmen das Arbeitsrecht, Ihr Arbeitsvertrag und Ihre interne Richtlinie, und Sie sollten es mit Ihrer arbeitsrechtlichen Beratung oder Ihrer Personalabteilung abstimmen.

Für das Beispiel verwenden wir eine hypothetische Zahl: Jede Person hat 180 reguläre Stunden pro Monat.

Damit ergäbe die naive Rechnung 730 ÷ 180 = 4,06 Personen. Es sind also eindeutig nicht drei. Aber auch nicht vier, denn das Wichtigste fehlt noch.

Schritt 3: Wenden Sie den Abdeckungsfaktor an

Eine eingestellte Person steht nicht während all ihrer Stunden zur Verfügung. Es gibt Urlaub, Krankheitstage, Abwesenheiten, Schulungen und Freistellungen. Diese Stunden muss jemand anderes übernehmen.

1. Nehmen Sie die Daten der letzten 12 Monate (Anwesenheitsaufzeichnungen, Übersicht über Abwesenheiten und Urlaub).
2. Addieren Sie pro Person die vertraglich vereinbarten Stunden und die aus irgendeinem Grund nicht gearbeiteten Stunden.
3. Berechnen Sie die Verfügbarkeit:

Verfügbarkeit = (vertragliche Stunden − nicht gearbeitete Stunden) ÷ vertragliche Stunden

4. Der Abdeckungsfaktor ist ihr Kehrwert:

Abdeckungsfaktor = 1 ÷ Verfügbarkeit

Angenommen, in Ihren Daten wurden von je 100 vertraglichen Stunden 12 nicht gearbeitet. Die Verfügbarkeit beträgt 0,88 und der Abdeckungsfaktor 1 ÷ 0,88 = 1,136.

Nun die vollständige Rechnung:

Personen pro Posten = zu deckende Stunden ÷ (Stunden pro Person × Verfügbarkeit)

730 ÷ (180 × 0,88) = 730 ÷ 158,4 = 4,61 Personen.

Steht der Posten für sich allein, runden Sie auf 5 auf. Betreiben Sie mehrere ähnliche Posten in derselben Stadt, lohnt sich ein gemeinsamer Springerpool: Für 10 Posten brauchen Sie 46,1 Personen, also 47 und nicht 50. Diese Differenz ist Marge.

Schritt 4: Berechnen Sie die tatsächlichen Kosten des Postens

Der teuerste Fehler ist, mit dem Gehalt zu kalkulieren. Was eine Person tatsächlich kostet, sind ihre vollen Personalkosten: Gehalt, Arbeitgeberbeiträge, Rückstellungen (Sonderzahlungen, Urlaub, Abfindungen) und alle weiteren zutreffenden Leistungen. Welche Posten dazugehören und in welchem Umfang, legt Ihre Buchhaltung oder Ihre arbeitsrechtliche Beratung fest; behandeln Sie das als Variable in Ihrer Tabelle, nicht als feste Zahl.

Hinzu kommt, was der Posten verbraucht, auch wenn es nicht in der Lohnabrechnung steht:

• Anteilige Aufsicht (ein Vorgesetzter betreut mehrere Posten).
• Uniformen, Schutzausrüstung, Verbrauchsmaterial und Kommunikation.
• Verwaltungsgemeinkosten, die Sie jedem Vertrag zuordnen.

Nehmen wir diese hypothetischen Monatswerte für einen alleinstehenden 24/7-Posten an:

Position	Berechnung	Bs pro Monat
Personal	5 Personen × Bs 5.000 volle Kosten	25.000
Aufsicht	Bs 8.000 ÷ 10 Posten	800
Uniformen, Ausrüstung und Material	Monatliche Umlage	400
Zugeordnete Gemeinkosten	Fester Betrag pro Vertrag	1.800
Gesamtkosten des Postens		28.000
Kosten pro gedeckter Stunde	28.000 ÷ 730	38,36

Schritt 5: Legen Sie Preis und Marge fest

Die Marge wird auf den Preis berechnet, nicht auf die Kosten:

Preis = Gesamtkosten ÷ (1 − Zielmarge)

Wenn Sie eine Marge von 15 % auf den Preis wollen: 28.000 ÷ 0,85 = 32.941, gerundet Bs 33.000 pro Monat. Probe: (33.000 − 28.000) ÷ 33.000 = 15,2 %.

Beachten Sie das Detail, das oft für Verwirrung sorgt: Schlagen Sie stattdessen 15 % auf die Kosten auf (28.000 × 1,15 = 32.200), beträgt Ihre tatsächliche Marge auf den Preis 13 %, nicht 15 %.

Zwei Hinweise:

• Klären Sie mit Ihrer Buchhaltung, ob der angebotene Preis Steuern enthält oder ob diese hinzukommen. Vermischen Sie beides nicht in derselben Tabelle.
• Nehmen Sie eine Anpassungsklausel in den Vertrag auf für den Fall, dass sich die Personalkosten ändern. Steigen die Löhne und der Preis nicht, verschwindet die Marge.

Häufige Fehler

• Stunden durch die Arbeitszeit teilen und abrunden. 730 ÷ 180 ergibt 4,06; mit vier Personen fehlt Ihnen schon vor den Abwesenheiten Personal.
• Den Abdeckungsfaktor vergessen. Urlaub ist sicher, Krankheitstage sind fast sicher. Wenn sie nicht im Preis stecken, zahlen Sie sie selbst.
• Mit dem Gehalt statt mit den vollen Kosten kalkulieren. Die Differenz zwischen beiden ist genau das, was Ihre Beratung Ihnen zu berechnen hilft.
• Abwesenheiten immer mit Überstunden abdecken. Das ist teurer, ermüdet die Belegschaft und erhöht die Fluktuation. Nutzen Sie sie als Ausnahme, nicht als Plan.
• Aufsicht und Springer nicht umlegen. Der Vorgesetzte, der die Posten abfährt, ist ein Kostenfaktor jedes Vertrags.
• Einen erfundenen Abdeckungsfaktor verwenden. Messen Sie ihn mit Ihren eigenen Daten und aktualisieren Sie ihn jedes Jahr.

Kennzahlen, um zu prüfen, ob die Rechnung noch stimmt

Kennzahl	Berechnung	Interpretation
Postenabdeckung	Gedeckte Stunden ÷ mit dem Kunden vereinbarte Stunden	Unter 100 % gibt es unbesetzte Posten: Risiko von Reklamationen oder Vertragsstrafen.
Fehlzeitenquote	Stunden ungeplanter Abwesenheit ÷ geplante Stunden	Steigt sie, ist Ihr tatsächlicher Abdeckungsfaktor bereits höher als der, mit dem Sie kalkuliert haben.
Überstunden für Vertretung	Bezahlte Überstunden zur Abdeckung von Abwesenheiten ÷ Gesamtstunden	Wächst der Wert Monat für Monat, fehlen Ihrem Springerpool Leute.
Tatsächliche Marge pro Vertrag	(Fakturiert − tatsächliche Monatskosten) ÷ fakturiert	Vergleichen Sie sie mit der kalkulierten Marge; die Lücke zeigt, wohin das Geld fließt.
Fluktuation	Austritte im Monat ÷ durchschnittlicher aktiver Personalbestand	Hohe Fluktuation verteuert Personalauswahl, Schulung und Fehler auf dem Posten.

Checkliste vor dem Angebot

• Monatlich zu deckende Stunden mit dem Jahresdurchschnitt berechnet.
• Reguläre Arbeitszeit, Ruhetage, Feiertage und Nachtarbeit mit Ihrer Beratung abgestimmt.
• Abdeckungsfaktor mit den Daten der letzten 12 Monate gemessen.
• Volle Personalkosten mit Ihrer Buchhaltung festgelegt, nicht nur das Gehalt.
• Aufsicht, Uniformen, Ausrüstung und Gemeinkosten umgelegt.
• Marge auf den Preis berechnet.
• Steuern und Anpassungsklausel im Vertrag festgelegt.

Wenn Sie es automatisieren möchten

All das funktioniert in einer Tabellenkalkulation; schwierig ist, sie jeden Monat mit echten Anwesenheitsdaten zu füttern. Ein ERP wie MKA kann die Stempelungen der biometrischen Lesegeräte an jedem Standort empfangen, Abwesenheiten, Urlaub und Schichttausch anwenden und die bestätigte Übersicht an eine Lohnabrechnung übergeben, die mit den von Ihrem Team definierten Formeln rechnet, sodass Fehlzeiten und tatsächliche Kosten direkt aus dem System kommen (siehe die Lösung für personalintensive Unternehmen).