Poste 24/7 : combien de personnes il vous faut et ce que cela coûte

Un client vous demande un devis pour assurer la loge d’accueil de son usine 24 heures sur 24, tous les jours de l’année. Le calcul rapide semble simple : trois postes de huit heures, trois personnes. Vous signez, vous démarrez et, dès le premier mois, quelqu’un tombe malade, un autre part en congés et le dimanche personne ne veut enchaîner deux postes. Vous finissez par combler avec des heures supplémentaires, avec un superviseur qui reste sur place ou, pire, avec un poste vide. Le contrat qui semblait rentable commence à perdre de l’argent dès la première paie.

L’erreur ne vient pas de l’exploitation, elle vient du calcul initial. Un poste 24/7 ne se couvre pas avec trois personnes, et son coût n’est pas de trois salaires. Ce guide vous montre comment faire le calcul complet, même si vous le tenez dans un tableur.

Étape 1 : calculez les heures à couvrir

Un poste qui ne ferme jamais a besoin de personnel à chaque heure de l’année :

• Heures par semaine : 24 × 7 = 168 h.
• Heures par an : 24 × 365 = 8 760 h.
• Moyenne mensuelle : 8 760 ÷ 12 = 730 h.

Utilisez la moyenne mensuelle (730 h) et non les heures d’un mois précis : ainsi, le calcul ne change pas entre février et mars et le prix mensuel reste stable.

Si le poste n’est pas 24/7 (par exemple du lundi au samedi de 7 h à 19 h), appliquez la même logique : heures par jour × jours par semaine × 52 ÷ 12.

Étape 2 : définissez les heures qu’une personne travaille

Intervient ici un paramètre que vous ne devez pas inventer : la durée normale de travail mensuelle par personne, les jours de repos et le traitement des jours fériés ainsi que du travail de nuit ou du dimanche. Ces éléments sont fixés par la réglementation du travail, votre contrat de travail et votre politique interne, et vous devez les valider avec votre conseiller en droit du travail ou votre service RH.

Pour l’exemple, nous utiliserons un chiffre hypothétique : chaque personne effectue 180 heures normales par mois.

Avec cette donnée, le calcul naïf serait 730 ÷ 180 = 4,06 personnes. Ce n’est donc clairement pas trois. Mais ce n’est pas quatre non plus, car il manque le plus important.

Étape 3 : appliquez le coefficient de couverture

Une personne embauchée n’est pas disponible pendant toutes ses heures. Il y a les congés, les arrêts maladie, les absences, les formations et les autorisations d’absence. Ces heures doivent être couvertes par quelqu’un d’autre.

1. Prenez l’historique des 12 derniers mois (relevés de présence, récapitulatif des absences et des congés).
2. Additionnez, par personne, les heures contractuelles et les heures non travaillées pour quelque motif que ce soit.
3. Calculez la disponibilité :

Disponibilité = (heures contractuelles − heures non travaillées) ÷ heures contractuelles

4. Le coefficient de couverture en est l’inverse :

Coefficient de couverture = 1 ÷ disponibilité

Supposons que, dans votre historique, sur 100 heures contractuelles, 12 n’aient pas été travaillées. La disponibilité est de 0,88 et le coefficient de couverture de 1 ÷ 0,88 = 1,136.

Voici maintenant le calcul complet :

Personnes par poste = heures à couvrir ÷ (heures par personne × disponibilité)

730 ÷ (180 × 0,88) = 730 ÷ 158,4 = 4,61 personnes.

Si le poste est isolé, arrondissez à 5. Si vous gérez plusieurs postes similaires dans la même ville, une équipe de remplaçants partagée est rentable : pour 10 postes, il vous faut 46,1 personnes, soit 47 et non 50. Cette différence, c’est de la marge.

Étape 4 : calculez le coût réel du poste

L’erreur la plus coûteuse consiste à chiffrer avec le salaire. Ce que coûte réellement une personne, c’est son coût salarial chargé : salaire, cotisations patronales, provisions (primes, congés, indemnités de départ) et tout autre avantage applicable. Les éléments à inclure et leur proportion sont définis par votre comptable ou votre conseiller en droit du travail ; traitez-les comme une variable de votre tableau, pas comme un chiffre fixe.

Ajoutez-y ce que le poste consomme même si cela ne figure pas sur la paie :

• La supervision au prorata (un superviseur couvre plusieurs postes).
• Uniformes, équipements de protection, fournitures et communications.
• Les frais administratifs que vous affectez à chaque contrat.

Prenons ces chiffres mensuels hypothétiques pour un poste 24/7 isolé :

Élément	Calcul	Bs par mois
Personnel	5 personnes × Bs 5 000 de coût chargé	25 000
Supervision	Bs 8 000 ÷ 10 postes	800
Uniformes, équipements et fournitures	Répartition mensuelle	400
Frais administratifs affectés	Montant fixe par contrat	1 800
Coût total du poste		28 000
Coût par heure couverte	28 000 ÷ 730	38,36

Étape 5 : fixez le prix et la marge

La marge se calcule sur le prix, pas sur le coût :

Prix = coût total ÷ (1 − marge visée)

Si vous voulez une marge de 15 % sur le prix : 28 000 ÷ 0,85 = 32 941, que vous arrondissez à Bs 33 000 par mois. Vérification : (33 000 − 28 000) ÷ 33 000 = 15,2 %.

Notez le détail qui prête souvent à confusion : si, au lieu de cela, vous ajoutez 15 % au coût (28 000 × 1,15 = 32 200), votre marge réelle sur le prix est de 13 %, et non de 15 %.

Deux mises en garde :

• Convenez avec votre comptable si le prix que vous proposez inclut les impôts ou s’ils s’ajoutent par-dessus. Ne mélangez pas les deux dans le même tableau.
• Prévoyez dans le contrat une clause d’ajustement pour le cas où les coûts salariaux évoluent. Si les salaires augmentent et que le prix ne suit pas, la marge disparaît.

Erreurs courantes

• Diviser les heures par la durée de travail et arrondir à l’inférieur. 730 ÷ 180 donne 4,06 ; avec quatre personnes, il vous manque déjà du monde avant même les absences.
• Oublier le coefficient de couverture. Les congés sont certains et les arrêts maladie presque certains. S’ils ne sont pas dans le prix, c’est vous qui les payez.
• Chiffrer avec le salaire au lieu du coût chargé. L’écart entre les deux est précisément ce que votre conseiller vous aide à calculer.
• Toujours couvrir les absences avec des heures supplémentaires. Cela coûte plus cher, épuise les équipes et augmente le turnover. Utilisez-les comme exception, pas comme plan.
• Ne pas répartir la supervision et les remplaçants. Le superviseur qui fait la tournée des postes est un coût de chaque contrat.
• Utiliser un coefficient de couverture inventé. Mesurez-le avec votre propre historique et mettez-le à jour chaque année.

Indicateurs pour vérifier que le calcul tient toujours

Indicateur	Mode de calcul	Comment l’interpréter
Couverture des postes	Heures couvertes ÷ heures contractées avec le client	En dessous de 100 %, des postes sont découverts : risque de réclamations ou de pénalités.
Absentéisme	Heures d’absence non planifiée ÷ heures programmées	S’il augmente, votre coefficient de couverture réel est déjà supérieur à celui de votre devis.
Heures supplémentaires de remplacement	Heures supplémentaires payées pour couvrir des absences ÷ heures totales	Si elles augmentent mois après mois, il manque du monde dans votre équipe de remplaçants.
Marge réelle par contrat	(Facturé − coût réel du mois) ÷ facturé	Comparez-la à la marge du devis ; l’écart vous indique où part l’argent.
Turnover	Départs du mois ÷ effectif actif moyen	Un turnover élevé renchérit le recrutement, la formation et les erreurs sur le poste.

Liste de contrôle avant de faire un devis

• Heures mensuelles à couvrir calculées avec la moyenne annuelle.
• Durée normale de travail, repos, jours fériés et travail de nuit validés avec votre conseiller.
• Coefficient de couverture mesuré avec l’historique des 12 derniers mois.
• Coût salarial chargé défini avec votre comptable, pas seulement le salaire.
• Supervision, uniformes, équipements et frais administratifs répartis.
• Marge calculée sur le prix.
• Impôts et clause d’ajustement définis dans le contrat.

Si vous voulez l’automatiser

Tout cela fonctionne dans un tableur ; le plus difficile est de l’alimenter chaque mois avec des données de présence réelles. Un ERP comme MKA peut recevoir les pointages des lecteurs biométriques de chaque site, appliquer les absences, les congés et les échanges de postes, puis transmettre le récapitulatif validé à une paie qui calcule avec les formules définies par votre équipe, de sorte que l’absentéisme et le coût réel sortent du système (voir la solution pour les entreprises à forte intensité de main-d’œuvre).