Checklist mensual para empresas con factura electrónica
Qué revisar cada mes si facturas en línea: conciliación con el SIN, anulaciones y notas, preparación para la contingencia, vigencia de códigos, libros antes de declarar y quién hace cada cosa.
Faltan dos días para declarar y el libro de ventas tiene cinco facturas menos que el sistema de caja. Nadie sabe si son rechazos, facturas de contingencia que nunca se enviaron o anulaciones mal registradas. El contador decide “ajustar” y se presenta con la diferencia sin explicar.
Ese problema casi nunca nace el día de la declaración. Nace durante el mes, en controles que nadie hizo. La facturación electrónica en línea automatiza la emisión, pero no reemplaza el control: lo que cambia es que ahora el control se puede hacer con datos, no con talonarios.
Esta es una rutina mensual que puedes aplicar con planillas o con el sistema que uses. Los plazos y parámetros legales los define la normativa vigente: valídalos con tu contador.
1. Concilia facturas emitidas contra registradas
El objetivo es que tres fuentes digan lo mismo: tu sistema de facturación, el registro del SIN y tu contabilidad.
- Exporta del sistema todas las facturas del mes con su CUF y su estado.
- Compara con el estado que informa el SIN para esos CUF.
- Compara el total del libro de ventas con las ventas registradas en contabilidad.
- Explica cada diferencia, una por una, antes de cerrar.
Supongamos que tu sistema muestra 2.000 facturas emitidas y el SIN tiene 1.995 validadas. La conciliación debería terminar así:
| Concepto | Cantidad |
|---|---|
| Emitidas en el sistema | 2.000 |
| Validadas por el SIN | 1.995 |
| Diferencia a explicar | 5 |
| En paquete de contingencia pendiente de envío | 3 |
| Rechazadas, pendientes de corrección | 2 |
| Diferencia sin explicar | 0 |
Si la última fila no es cero, no declares hasta saber por qué. Revisa también el caso inverso: una factura que el SIN tiene y tu sistema no (por ejemplo, una duplicada por un reintento). Esas son las más peligrosas, porque nadie las está mirando.
2. Revisa anulaciones y notas de crédito-débito
Las anulaciones y las notas son legítimas, pero también son la vía más fácil para errores y abusos.
- Cada anulación tiene motivo y respaldo. Quién la pidió, quién la autorizó y por qué.
- Las notas de crédito-débito se emiten solo sobre facturas válidas. Una nota sobre una factura rechazada o anulada no tiene sustento.
- Lo anulado sale del libro. Verifica que una factura anulada no siga sumando en el libro de ventas, ni en el mes original ni en el actual.
- Busca patrones. Muchas anulaciones de la misma caja, del mismo usuario o justo después del cierre merecen una pregunta.
Un indicador útil: tasa de anulación = facturas anuladas ÷ facturas emitidas × 100. Si en el ejemplo anterior se anularon 40 de 2.000, la tasa es 2%. Lo importante no es el número absoluto sino su evolución por sucursal y por usuario.
3. Prepara la operación para la contingencia
La contingencia (cuando no hay conexión con el SIN o falla el servicio) se resuelve en minutos solo si se preparó antes. Una vez al mes, revisa:
- Cada sucursal sabe quién declara la contingencia y cómo.
- El procedimiento escrito está a la vista de los cajeros, no en un correo.
- El talonario o el medio alternativo está disponible y controlado.
- No quedan paquetes de facturas de contingencias anteriores sin enviar.
- Los eventos significativos del mes están registrados y cerrados.
- Las facturas manuales del mes, si las hubo, ya se transcribieron.
Si quieres entender qué pasa paso a paso cuando se cae la conexión, lo explicamos en Contingencia SIAT: qué pasa cuando se cae internet en tu caja.
4. Controla la vigencia de los códigos
La factura en línea depende de códigos y credenciales que vencen: el CUIS de cada punto de venta, el CUFD diario, el certificado de firma digital y el token de acceso al servicio. Cuando uno vence, la caja deja de facturar.
Arma una tabla simple y revísala cada mes:
| Elemento | Dónde se usa | Vence el | Responsable | Próxima revisión |
|---|---|---|---|---|
| CUIS | Cada punto de venta | |||
| CUFD | Cada punto de venta, cada día | |||
| Certificado de firma | Toda la empresa | |||
| Token del servicio | Toda la empresa | |||
| Catálogos SIAT | Emisión | (sincronización) |
El certificado y el token son los que más sorprenden, porque vencen con poca frecuencia y nadie recuerda el trámite. Pon la fecha en el calendario del responsable con anticipación suficiente para renovarlos.
5. Revisa los libros de ventas y compras antes de declarar
Libro de ventas:
- El total coincide con la conciliación del punto 1.
- No hay facturas anuladas sumando.
- Las notas de crédito-débito del mes están reflejadas.
- Las facturas de contingencia entraron en el período correcto.
Libro de compras:
- Cada factura de proveedor es válida y está a nombre de tu empresa.
- No hay duplicados (mismo proveedor, mismo número, misma fecha).
- Las DIM de importación están registradas con su base.
- El crédito fiscal del libro coincide con el registrado en contabilidad.
Diferencia libro-contabilidad = crédito fiscal según libro − crédito fiscal según contabilidad. Debe ser cero o estar explicada, partida por partida.
6. Define roles y responsables
El control falla cuando “todos” son responsables. Una distribución mínima:
| Tarea | Responsable | Revisa |
|---|---|---|
| Emisión diaria y contingencia en sucursal | Encargado de caja o sucursal | Jefe de sucursal |
| Seguimiento de rechazos y paquetes pendientes | Responsable de facturación | Contador |
| Autorización de anulaciones y notas | Jefe de sucursal o administración | Contador |
| Vigencia de códigos, certificado y token | Responsable de sistemas o facturación | Gerencia administrativa |
| Conciliación mensual y libros | Contador | Gerencia |
Lo esencial: quien emite no debería ser quien autoriza sus propias anulaciones.
Indicadores para seguir mes a mes
- Validadas al primer envío = facturas validadas sin reenvío ÷ facturas emitidas × 100. Si cae, hay un problema de datos (NIT, catálogos, productos).
- Diferencia sin explicar en la conciliación: debe ser cero.
- Paquetes de contingencia pendientes al cierre: deberían ser cero.
- Tiempo de resolución de rechazos: días desde el rechazo hasta la factura válida.
- Tasa de anulación por sucursal y por usuario.
Errores comunes
- Conciliar solo totales en bolivianos y no factura por factura.
- Dejar las facturas de contingencia “para después”.
- Descubrir el vencimiento del certificado cuando la caja ya no emite.
- Corregir diferencias del libro sin documentar el origen.
- Que una sola persona emita, anule y concilie.
Llevarlo a un sistema
Esta rutina se puede hacer con planillas exportadas, aunque consume horas cada mes. Un ERP como MKA concilia el estado de cada factura con el SIN, avisa antes de que venzan el CUIS y el CUFD, gestiona la contingencia por sucursal con envío por paquetes y registra cada factura validada en el libro de ventas (ver Facturación Electrónica SIAT).