Checklist de contrôle mensuel pour les entreprises en facturation électronique

Deux jours avant la déclaration, le registre des ventes compte cinq factures de moins que le système de caisse. Personne ne sait s’il s’agit de rejets, de factures émises en contingence jamais envoyées ou d’annulations mal enregistrées. Le comptable décide d’« ajuster » et dépose la déclaration avec un écart inexpliqué.

Ce problème ne naît presque jamais le jour de la déclaration. Il naît au fil du mois, dans des contrôles que personne n’a faits. La facturation électronique en ligne automatise l’émission, mais elle ne remplace pas le contrôle : ce qui change, c’est que le contrôle peut désormais se faire avec des données plutôt qu’avec des carnets papier.

Voici une routine mensuelle que vous pouvez appliquer avec des tableurs ou avec le système que vous utilisez. Les délais et paramètres légaux sont fixés par la réglementation en vigueur : confirmez-les avec votre comptable.

1. Rapprocher les factures émises des factures enregistrées

L’objectif est que trois sources concordent : votre système de facturation, les enregistrements du SIN (l’administration fiscale bolivienne) et votre comptabilité.

1. Exportez toutes les factures du mois depuis votre système avec leur CUF et leur statut.
2. Comparez-les au statut que le SIN indique pour ces CUF.
3. Comparez le total du registre des ventes avec les ventes comptabilisées.
4. Expliquez chaque écart, un par un, avant de clôturer.

Supposons que votre système affiche 2 000 factures émises et que le SIN en ait validé 1 995. Le rapprochement devrait se terminer ainsi :

Élément	Nombre
Émises dans le système	2 000
Validées par le SIN	1 995
Écart à expliquer	5
Dans un paquet de contingence pas encore envoyé	3
Rejetées, correction en attente	2
Écart inexpliqué	0

Si la dernière ligne n’est pas à zéro, ne déposez rien tant que vous n’en connaissez pas la raison. Vérifiez aussi le cas inverse : une facture que le SIN possède et pas votre système (par exemple, un doublon créé par une nouvelle tentative d’envoi). Ce sont les plus dangereuses, car personne ne les surveille.

2. Revoir les annulations et les notes de crédit ou de débit

Les annulations et les notes de crédit ou de débit sont légitimes, mais ce sont aussi la voie la plus facile pour les erreurs et les abus.

• Chaque annulation a un motif et un justificatif. Qui l’a demandée, qui l’a approuvée et pourquoi.
• Les notes de crédit ou de débit ne s’émettent que sur des factures valides. Une note sur une facture rejetée ou annulée n’a aucun fondement.
• Les factures annulées sortent du registre. Vérifiez qu’une facture annulée ne continue pas à être comptée dans le registre des ventes, ni dans le mois d’origine ni dans le mois en cours.
• Repérez les tendances. De nombreuses annulations depuis la même caisse, par le même utilisateur ou juste après la clôture méritent une question.

Un indicateur utile : taux d’annulation = factures annulées ÷ factures émises × 100. Si 40 des 2 000 factures ci-dessus ont été annulées, le taux est de 2 %. Ce qui compte, ce n’est pas le chiffre absolu mais son évolution par succursale et par utilisateur.

3. Préparer l’exploitation au mode contingence

La contingence (lorsqu’il n’y a pas de connexion avec le SIN ou que le service tombe en panne) ne se règle en quelques minutes que si elle a été préparée à l’avance. Une fois par mois, vérifiez :

• Chaque succursale sait qui déclare la contingence et comment.
• La procédure écrite est visible pour les caissiers, et non enfouie dans un e-mail.
• Le carnet papier ou la méthode alternative est disponible et contrôlé.
• Il ne reste aucun paquet de factures non envoyé issu de contingences précédentes.
• Les événements significatifs du mois sont enregistrés et clôturés.
• Les factures manuelles du mois, s’il y en a, ont été retranscrites.

Si vous voulez voir pas à pas ce qui se passe quand la connexion tombe, nous l’expliquons dans Contingence SIAT : ce qui se passe quand internet tombe à votre caisse.

4. Suivre la validité des codes

La facturation en ligne dépend de codes et d’identifiants qui expirent : le CUIS de chaque point de vente, le CUFD quotidien, le certificat de signature numérique et le jeton d’accès au service. Quand l’un d’eux expire, la caisse ne peut plus facturer.

Construisez un tableau simple et revoyez-le chaque mois :

Élément	Où il est utilisé	Expire le	Responsable	Prochaine revue
CUIS	Chaque point de vente
CUFD	Chaque point de vente, chaque jour
Certificat de signature	Toute l’entreprise
Jeton du service	Toute l’entreprise
Catalogues SIAT	Émission	(synchronisation)

Le certificat et le jeton sont ceux qui causent le plus de surprises, car ils expirent rarement et personne ne se souvient de la procédure. Inscrivez la date dans l’agenda du responsable avec suffisamment d’avance pour les renouveler.

5. Revoir les registres des ventes et des achats avant la déclaration

Registre des ventes :

1. Le total correspond au rapprochement de l’étape 1.
2. Aucune facture annulée n’est comptée.
3. Les notes de crédit ou de débit du mois sont prises en compte.
4. Les factures de contingence sont tombées dans la bonne période.

Registre des achats :

1. Chaque facture fournisseur est valide et établie au nom de votre entreprise.
2. Il n’y a pas de doublons (même fournisseur, même numéro, même date).
3. Les DIM d’importation sont enregistrées avec leur base imposable.
4. Le crédit d’impôt du registre correspond à celui comptabilisé.

Écart registre-comptabilité = crédit d’impôt selon le registre − crédit d’impôt selon la comptabilité. Il doit être nul ou expliqué, élément par élément.

6. Définir les rôles et les responsables

Le contrôle échoue quand « tout le monde » est responsable. Une répartition minimale :

Tâche	Responsable	Contrôleur
Émission quotidienne et contingence en succursale	Caissier ou responsable de succursale	Directeur de succursale
Suivi des rejets et des paquets en attente	Responsable de la facturation	Comptable
Approbation des annulations et des notes	Directeur de succursale ou administration	Comptable
Validité des codes, du certificat et du jeton	Informatique ou responsable de la facturation	Directeur financier
Rapprochement mensuel et registres	Comptable	Direction

L’essentiel : celui qui émet ne devrait pas être celui qui approuve ses propres annulations.

Indicateurs à suivre mois après mois

• Validées au premier envoi = factures validées sans renvoi ÷ factures émises × 100. S’il baisse, il y a un problème de données (identifiants fiscaux, catalogues, produits).
• Écart inexpliqué dans le rapprochement : doit être nul.
• Paquets de contingence en attente à la clôture : devraient être nuls.
• Délai de résolution des rejets : jours entre le rejet et une facture valide.
• Taux d’annulation par succursale et par utilisateur.

Erreurs fréquentes

• Rapprocher uniquement les totaux en bolivianos au lieu de facture par facture.
• Laisser les factures de contingence « pour plus tard ».
• Découvrir que le certificat a expiré quand la caisse ne peut plus émettre.
• Corriger les écarts des registres sans documenter leur origine.
• Laisser une seule personne émettre, annuler et rapprocher.

Passer à un système

Cette routine peut se faire avec des tableurs exportés, même si elle prend des heures chaque mois. Un ERP comme MKA rapproche le statut de chaque facture avec le SIN, vous avertit avant l’expiration du CUIS et du CUFD, gère la contingence par succursale avec l’envoi de paquets et enregistre chaque facture validée dans le registre des ventes (voir la facturation électronique SIAT).