Monatliche Kontroll-Checkliste für Unternehmen mit elektronischer Rechnungsstellung

Zwei Tage vor der Steuererklärung enthält das Verkaufsbuch fünf Rechnungen weniger als das Kassensystem. Niemand weiß, ob es Ablehnungen sind, im Notfallbetrieb ausgestellte Rechnungen, die nie gesendet wurden, oder falsch erfasste Stornierungen. Der Buchhalter beschließt, „anzupassen“, und reicht die Erklärung mit einer ungeklärten Differenz ein.

Dieses Problem entsteht fast nie am Tag der Erklärung. Es entsteht im Laufe des Monats, bei Kontrollen, die niemand durchgeführt hat. Die elektronische Online-Rechnungsstellung automatisiert die Ausstellung, ersetzt aber nicht die Kontrolle: Was sich ändert, ist, dass die Kontrolle jetzt mit Daten statt mit Papierblöcken erfolgen kann.

Dies ist eine monatliche Routine, die Sie mit Tabellen oder mit jedem beliebigen System umsetzen können. Gesetzliche Fristen und Parameter legt die geltende Regelung fest: Bestätigen Sie sie mit Ihrem Buchhalter.

1. Ausgestellte Rechnungen mit registrierten abgleichen

Ziel ist, dass drei Quellen übereinstimmen: Ihr Rechnungssystem, die Aufzeichnungen des SIN (die bolivianische Steuerbehörde) und Ihre Buchhaltung.

1. Exportieren Sie alle Rechnungen des Monats aus Ihrem System mit ihrem CUF und Status.
2. Vergleichen Sie sie mit dem Status, den der SIN für diese CUFs meldet.
3. Vergleichen Sie die Summe des Verkaufsbuchs mit den in der Buchhaltung gebuchten Umsätzen.
4. Klären Sie jede Differenz einzeln, bevor Sie abschließen.

Angenommen, Ihr System zeigt 2.000 ausgestellte Rechnungen und der SIN hat 1.995 validiert. Der Abgleich sollte so enden:

Posten	Anzahl
Im System ausgestellt	2.000
Vom SIN validiert	1.995
Zu klärende Differenz	5
In einem noch nicht gesendeten Notfallpaket	3
Abgelehnt, Korrektur ausstehend	2
Ungeklärte Differenz	0

Ist die letzte Zeile nicht null, reichen Sie nichts ein, bevor Sie den Grund kennen. Prüfen Sie auch den umgekehrten Fall: eine Rechnung, die der SIN hat und Ihr System nicht (zum Beispiel ein Duplikat, das durch einen erneuten Sendeversuch entstanden ist). Diese sind die gefährlichsten, weil niemand sie im Blick hat.

2. Stornierungen sowie Gutschriften und Lastschriften prüfen

Stornierungen und Gutschriften/Lastschriften sind legitim, aber sie sind auch der einfachste Weg für Fehler und Missbrauch.

• Jede Stornierung hat einen Grund und einen Beleg. Wer sie beantragt hat, wer sie genehmigt hat und warum.
• Gutschriften und Lastschriften werden nur zu gültigen Rechnungen ausgestellt. Eine Gutschrift zu einer abgelehnten oder stornierten Rechnung hat keine Grundlage.
• Stornierte Rechnungen verlassen das Buch. Prüfen Sie, dass eine stornierte Rechnung nicht weiterhin im Verkaufsbuch mitgezählt wird, weder im ursprünglichen noch im laufenden Monat.
• Achten Sie auf Muster. Viele Stornierungen von derselben Kasse, demselben Benutzer oder direkt nach dem Abschluss verdienen eine Nachfrage.

Eine nützliche Kennzahl: Stornoquote = stornierte Rechnungen ÷ ausgestellte Rechnungen × 100. Wurden 40 der obigen 2.000 storniert, beträgt die Quote 2 %. Entscheidend ist nicht die absolute Zahl, sondern ihre Entwicklung pro Filiale und pro Benutzer.

3. Den Betrieb auf den Notfallbetrieb vorbereiten

Der Notfallbetrieb (wenn keine Verbindung zum SIN besteht oder der Dienst ausfällt) lässt sich nur dann in Minuten bewältigen, wenn er vorher vorbereitet wurde. Prüfen Sie einmal im Monat:

• Jede Filiale weiß, wer den Notfallbetrieb erklärt und wie.
• Das schriftliche Verfahren ist für die Kassierer sichtbar und nicht in einer E-Mail vergraben.
• Der Papierblock oder die alternative Methode ist verfügbar und kontrolliert.
• Es bleiben keine Rechnungspakete aus früheren Notfällen ungesendet.
• Die signifikanten Ereignisse des Monats sind erfasst und abgeschlossen.
• Manuelle Rechnungen des Monats, falls vorhanden, wurden übertragen.

Wenn Sie Schritt für Schritt sehen möchten, was passiert, wenn die Verbindung abbricht, erklären wir es in SIAT-Notfallbetrieb: Was passiert, wenn an Ihrer Kasse das Internet ausfällt.

4. Die Gültigkeit der Codes überwachen

Die Online-Rechnungsstellung hängt von Codes und Zugangsdaten ab, die ablaufen: dem CUIS jeder Verkaufsstelle, dem täglichen CUFD, dem Zertifikat für die digitale Signatur und dem Zugangstoken des Dienstes. Läuft eines davon ab, kann die Kasse keine Rechnungen mehr ausstellen.

Erstellen Sie eine einfache Tabelle und prüfen Sie sie jeden Monat:

Element	Wo es verwendet wird	Läuft ab am	Verantwortlich	Nächste Prüfung
CUIS	Jede Verkaufsstelle
CUFD	Jede Verkaufsstelle, jeden Tag
Signaturzertifikat	Gesamtes Unternehmen
Dienst-Token	Gesamtes Unternehmen
SIAT-Kataloge	Ausstellung	(Synchronisierung)

Das Zertifikat und das Token sorgen für die meisten Überraschungen, weil sie selten ablaufen und sich niemand an das Verfahren erinnert. Tragen Sie das Datum mit genügend Vorlauf für die Erneuerung in den Kalender der verantwortlichen Person ein.

5. Verkaufs- und Einkaufsbuch vor der Erklärung prüfen

Verkaufsbuch:

1. Die Summe stimmt mit dem Abgleich aus Schritt 1 überein.
2. Es werden keine stornierten Rechnungen mitgezählt.
3. Die Gutschriften und Lastschriften des Monats sind berücksichtigt.
4. Rechnungen aus dem Notfallbetrieb sind im richtigen Zeitraum gelandet.

Einkaufsbuch:

1. Jede Lieferantenrechnung ist gültig und auf Ihr Unternehmen ausgestellt.
2. Es gibt keine Duplikate (gleicher Lieferant, gleiche Nummer, gleiches Datum).
3. Die Einfuhr-DIMs sind mit ihrer Bemessungsgrundlage erfasst.
4. Die Vorsteuer im Buch stimmt mit der in der Buchhaltung gebuchten überein.

Differenz Buch–Buchhaltung = Vorsteuer laut Buch − Vorsteuer laut Buchhaltung. Sie muss null sein oder Posten für Posten erklärt werden.

6. Rollen und Verantwortliche festlegen

Die Kontrolle scheitert, wenn „alle“ verantwortlich sind. Eine minimale Aufteilung:

Aufgabe	Verantwortlich	Prüfer
Tägliche Ausstellung und Notfallbetrieb in der Filiale	Kassierer oder Filialverantwortlicher	Filialleiter
Nachverfolgung von Ablehnungen und ausstehenden Paketen	Verantwortlicher für die Rechnungsstellung	Buchhalter
Genehmigung von Stornierungen und Gutschriften	Filialleiter oder Verwaltung	Buchhalter
Gültigkeit von Codes, Zertifikat und Token	IT oder Verantwortlicher für die Rechnungsstellung	Finanzleiter
Monatlicher Abgleich und Bücher	Buchhalter	Geschäftsführung

Das Wesentliche: Wer ausstellt, sollte nicht seine eigenen Stornierungen genehmigen.

Kennzahlen, die Sie Monat für Monat verfolgen sollten

• Beim ersten Senden validiert = ohne erneutes Senden validierte Rechnungen ÷ ausgestellte Rechnungen × 100. Sinkt der Wert, gibt es ein Datenproblem (Steuernummern, Kataloge, Produkte).
• Ungeklärte Differenz im Abgleich: muss null sein.
• Ausstehende Notfallpakete beim Abschluss: sollten null sein.
• Bearbeitungszeit von Ablehnungen: Tage von der Ablehnung bis zu einer gültigen Rechnung.
• Stornoquote pro Filiale und pro Benutzer.

Häufige Fehler

• Nur die Summen in Bolivianos abgleichen statt Rechnung für Rechnung.
• Rechnungen aus dem Notfallbetrieb „auf später“ verschieben.
• Erst bemerken, dass das Zertifikat abgelaufen ist, wenn die Kasse keine Rechnungen mehr ausstellen kann.
• Differenzen in den Büchern korrigieren, ohne ihre Ursache zu dokumentieren.
• Eine einzige Person ausstellen, stornieren und abgleichen lassen.

Den Schritt in ein System gehen

Diese Routine lässt sich mit exportierten Tabellen erledigen, kostet aber jeden Monat Stunden. Ein ERP wie MKA gleicht den Status jeder Rechnung mit dem SIN ab, warnt Sie, bevor CUIS und CUFD ablaufen, wickelt den Notfallbetrieb pro Filiale mit Paketversand ab und erfasst jede validierte Rechnung im Verkaufsbuch (siehe elektronische Rechnungsstellung mit SIAT).