Checklist mensal para empresas com fatura eletrônica

Faltam dois dias para declarar e o livro de vendas tem cinco faturas a menos que o sistema do caixa. Ninguém sabe se são rejeições, faturas de contingência que nunca foram enviadas ou cancelamentos mal registrados. O contador decide “ajustar” e declara com uma diferença sem explicação.

Esse problema quase nunca nasce no dia da declaração. Nasce durante o mês, em controles que ninguém fez. O faturamento eletrônico on-line automatiza a emissão, mas não substitui o controle: o que muda é que agora o controle pode ser feito com dados, não com talões.

Esta é uma rotina mensal que você pode aplicar com planilhas ou com o sistema que usar. Prazos e parâmetros legais são definidos pela norma vigente: valide-os com o seu contador.

1. Concilie faturas emitidas contra registradas

O objetivo é que três fontes digam o mesmo: o seu sistema de faturamento, o registro do SIN (a autoridade tributária boliviana) e a sua contabilidade.

1. Exporte do sistema todas as faturas do mês com o CUF e o status.
2. Compare com o status que o SIN informa para esses CUF.
3. Compare o total do livro de vendas com as vendas lançadas na contabilidade.
4. Explique cada diferença, uma a uma, antes de fechar.

Suponha que o seu sistema mostre 2.000 faturas emitidas e o SIN tenha 1.995 validadas. A conciliação deveria terminar assim:

Item	Quantidade
Emitidas no sistema	2.000
Validadas pelo SIN	1.995
Diferença a explicar	5
Em pacote de contingência pendente de envio	3
Rejeitadas, pendentes de correção	2
Diferença sem explicação	0

Se a última linha não for zero, não declare até saber por quê. Confira também o caso inverso: uma fatura que o SIN tem e o seu sistema não (por exemplo, uma duplicada por uma nova tentativa de envio). Essas são as mais perigosas, porque ninguém está olhando para elas.

2. Revise cancelamentos e notas de crédito-débito

Cancelamentos e notas são legítimos, mas também são o caminho mais fácil para erros e abusos.

• Todo cancelamento tem motivo e respaldo. Quem pediu, quem autorizou e por quê.
• Notas de crédito-débito só sobre faturas válidas. Uma nota sobre uma fatura rejeitada ou cancelada não tem sustentação.
• O cancelado sai do livro. Verifique se uma fatura cancelada não continua somando no livro de vendas, nem no mês original nem no atual.
• Procure padrões. Muitos cancelamentos do mesmo caixa, do mesmo usuário ou logo depois do fechamento merecem uma pergunta.

Um indicador útil: taxa de cancelamento = faturas canceladas ÷ faturas emitidas × 100. Se no exemplo acima foram canceladas 40 de 2.000, a taxa é 2%. O que importa não é o número absoluto, e sim a sua evolução por filial e por usuário.

3. Prepare a operação para a contingência

A contingência (quando não há conexão com o SIN ou o serviço falha) se resolve em minutos só se foi preparada antes. Uma vez por mês, confira:

• Cada filial sabe quem declara a contingência e como.
• O procedimento escrito está à vista dos caixas, não perdido num e-mail.
• O talão ou meio alternativo está disponível e controlado.
• Não ficaram pacotes de faturas de contingências anteriores sem enviar.
• Os eventos significativos do mês estão registrados e encerrados.
• As faturas manuais do mês, se houve, já foram transcritas.

Se quiser entender o que acontece passo a passo quando a conexão cai, explicamos em Contingência SIAT: o que acontece quando a internet cai no seu caixa.

4. Controle a validade dos códigos

A fatura on-line depende de códigos e credenciais que vencem: o CUIS de cada ponto de venda, o CUFD diário, o certificado de assinatura digital e o token de acesso ao serviço. Quando um vence, o caixa para de faturar.

Monte uma tabela simples e revise todo mês:

Elemento	Onde é usado	Vence em	Responsável	Próxima revisão
CUIS	Cada ponto de venda
CUFD	Cada ponto de venda, todo dia
Certificado de assinatura	Toda a empresa
Token do serviço	Toda a empresa
Catálogos SIAT	Emissão	(sincronização)

O certificado e o token são os que mais surpreendem, porque vencem com pouca frequência e ninguém lembra o trâmite. Coloque a data na agenda do responsável com antecedência suficiente para renová-los.

5. Revise os livros de vendas e compras antes de declarar

Livro de vendas:

1. O total coincide com a conciliação do passo 1.
2. Não há faturas canceladas somando.
3. As notas de crédito-débito do mês estão refletidas.
4. As faturas de contingência entraram no período correto.

Livro de compras:

1. Cada fatura de fornecedor é válida e está em nome da sua empresa.
2. Não há duplicados (mesmo fornecedor, mesmo número, mesma data).
3. As DIM de importação estão registradas com a sua base.
4. O crédito fiscal do livro coincide com o registrado na contabilidade.

Diferença livro-contabilidade = crédito fiscal segundo o livro − crédito fiscal segundo a contabilidade. Deve ser zero ou estar explicada, item por item.

6. Defina papéis e responsáveis

O controle falha quando “todos” são responsáveis. Uma divisão mínima:

Tarefa	Responsável	Revisa
Emissão diária e contingência na filial	Encarregado do caixa ou da filial	Gerente da filial
Acompanhamento de rejeições e pacotes pendentes	Responsável pelo faturamento	Contador
Autorização de cancelamentos e notas	Gerente da filial ou administração	Contador
Validade de códigos, certificado e token	Responsável de TI ou faturamento	Gerência administrativa
Conciliação mensal e livros	Contador	Diretoria

O essencial: quem emite não deveria ser quem autoriza os próprios cancelamentos.

Indicadores para acompanhar mês a mês

• Validadas no primeiro envio = faturas validadas sem reenvio ÷ faturas emitidas × 100. Se cair, há um problema de dados (NIT, catálogos, produtos).
• Diferença sem explicação na conciliação: deve ser zero.
• Pacotes de contingência pendentes no fechamento: deveriam ser zero.
• Tempo de resolução de rejeições: dias da rejeição até a fatura válida.
• Taxa de cancelamento por filial e por usuário.

Erros comuns

• Conciliar só totais em bolivianos, e não fatura por fatura.
• Deixar as faturas de contingência “para depois”.
• Descobrir o vencimento do certificado quando o caixa já não emite.
• Corrigir diferenças do livro sem documentar a origem.
• Deixar uma única pessoa emitir, cancelar e conciliar.

Levar para um sistema

Essa rotina pode ser feita com planilhas exportadas, embora consuma horas todo mês. Um ERP como o MKA concilia o status de cada fatura com o SIN, avisa antes que vençam o CUIS e o CUFD, gerencia a contingência por filial com envio por pacotes e registra cada fatura validada no livro de vendas (ver Faturamento Eletrônico SIAT).