电子发票企业的月度控制清单
在线开票的企业每月该检查什么：与 SIN 对账、作废和红冲单据、应急开票准备、代码有效期、申报前的账簿复核，以及谁负责哪件事。
离申报只剩两天，销售账簿比收银系统少了五张发票。没人知道它们是被拒的、从未发送的应急发票，还是作废登记错了。会计决定“调整一下”，带着一笔说不清的差额去申报。
这种问题几乎从来不是在申报当天产生的。它产生于月中那些没人做的控制。在线电子发票把开票自动化了，但并没有取代控制；变化在于，现在可以用数据而不是纸质发票本来做控制。
下面是一套月度例行检查，用表格或你现有的系统都能执行。法定期限和参数以现行法规为准，请与会计确认。
1. 核对已开具与已登记的发票
目标是让三个来源一致：你的开票系统、SIN（玻利维亚税务机关）的登记，以及你的会计账。
- 从系统导出当月所有发票及其 CUF 和状态。
- 与 SIN 对这些 CUF 返回的状态进行比对。
- 将销售账簿合计与会计中登记的销售额比对。
- 结账前逐一解释每一笔差异。
假设你的系统显示开具了 2,000 张发票，而 SIN 有 1,995 张已验证。对账结果应当是这样：
| 项目 | 数量 |
|---|---|
| 系统中已开具 | 2,000 |
| SIN 已验证 | 1,995 |
| 待解释差异 | 5 |
| 在应急包中尚未发送 | 3 |
| 被拒，待更正 | 2 |
| 未解释差异 | 0 |
如果最后一行不是零，在查明原因之前不要申报。也要检查反向情况：SIN 有而你的系统没有的发票（例如重试造成的重复发票）。这类最危险，因为没人在看。
2. 复核作废和贷记/借记票据
作废和贷记/借记票据是正当操作，但也是最容易出错和被滥用的环节。
- 每次作废都有原因和依据：谁申请的、谁批准的、为什么。
- 贷记/借记票据只针对有效发票开具：针对被拒或已作废的发票开具的票据没有依据。
- 已作废的发票要移出账簿：确认作废发票没有继续计入销售账簿，无论是原月份还是当月。
- 留意规律：同一收银台、同一用户或刚结账后出现大量作废，都值得问一句。
一个有用的指标：作废率 = 作废发票数 ÷ 开具发票数 × 100。如果上例 2,000 张中作废了 40 张，作废率为 2%。重要的不是绝对数，而是按门店和按用户的变化趋势。
3. 为应急开票做好准备
应急状态（无法连接 SIN 或服务故障）只有在事先准备好的情况下，才能在几分钟内处理完。每月检查一次：
- 每家门店都知道由谁宣布进入应急状态、如何宣布。
- 书面流程放在收银员看得到的地方，而不是埋在某封邮件里。
- 纸质发票本或替代手段可用且受控。
- 没有以前应急期间遗留未发送的发票包。
- 当月的重大事件已登记并关闭。
- 当月如有手工发票，已全部转录。
如果你想了解断网时一步步会发生什么，我们在 SIAT 应急开票：收银台断网时会发生什么 中有详细说明。
4. 管控代码的有效期
在线开票依赖会过期的代码和凭证：每个销售点的 CUIS、每天的 CUFD、数字签名证书和服务访问令牌。任何一个过期，收银台就无法开票。
建一张简单的表，每月复核：
| 项目 | 使用范围 | 到期日 | 负责人 | 下次复核 |
|---|---|---|---|---|
| CUIS | 每个销售点 | |||
| CUFD | 每个销售点，每天 | |||
| 签名证书 | 全公司 | |||
| 服务令牌 | 全公司 | |||
| SIAT 目录 | 开票 | （同步） |
证书和令牌最容易让人措手不及，因为它们很少过期，也没人记得办理手续。把到期日记到负责人的日历上，并留出足够的续期时间。
5. 申报前复核销售和采购账簿
销售账簿：
- 合计与第 1 步的对账结果一致。
- 没有已作废的发票仍在计入。
- 当月的贷记/借记票据已反映。
- 应急发票计入了正确的期间。
采购账簿：
- 每张供应商发票都有效，且抬头是你的公司。
- 没有重复（同一供应商、同一号码、同一日期）。
- 进口 DIM 已按其计税基础登记。
- 账簿中的进项税额与会计中登记的一致。
账簿与会计的差额 = 账簿进项税额 − 会计进项税额。必须为零，或逐项说明。
6. 明确角色和负责人
当“人人负责”时，控制就会失效。一个最低限度的分工：
| 任务 | 负责人 | 复核人 |
|---|---|---|
| 门店日常开票与应急处理 | 收银主管或门店负责人 | 门店经理 |
| 跟进被拒发票和待发送的包 | 开票负责人 | 会计 |
| 批准作废和贷记/借记票据 | 门店经理或行政部门 | 会计 |
| 代码、证书和令牌的有效期 | IT 或开票负责人 | 行政财务经理 |
| 月度对账和账簿 | 会计 | 管理层 |
关键一点：开票的人不应批准自己的作废。
每月跟踪的指标
- 首次提交验证率 = 无需重发即验证的发票数 ÷ 开具发票数 × 100。如果下降，说明数据有问题（NIT、目录、产品）。
- 对账中的未解释差异：必须为零。
- 结账时待发送的应急包：应当为零。
- 拒绝处理时长：从被拒到取得有效发票的天数。
- 按门店和用户统计的作废率。
常见错误
- 只核对玻利维亚诺总额，而不是逐张核对。
- 把应急发票留到“以后再说”。
- 收银台已经无法开票，才发现证书过期。
- 修正账簿差异却不记录原因。
- 让同一个人既开票、又作废、又对账。
交给系统处理
这套例行检查用导出的表格也能完成，只是每月要花不少时间。像 MKA 这样的 ERP 可以将每张发票的状态与 SIN 对账，在 CUIS 和 CUFD 到期前提醒，按门店处理应急开票并分包发送，并把每张已验证的发票自动记入销售账簿（查看 SIAT 电子发票）。