Cómo diseñar una política de crédito para mayoristas
Criterios para fijar límites y plazos, qué hacer cuando un pedido excede el crédito, antigüedad de saldos, DSO con ejemplo y aplicación de pagos a varias facturas.
Un cliente que compra todos los meses pide otro camión a crédito. El vendedor sabe que “siempre paga”, el almacén despacha y, a fin de mes, aparece que ese cliente tenía facturas vencidas hace dos meses. Nadie hizo nada mal a propósito: simplemente no había una regla escrita que dijera cuánto crédito, por cuánto tiempo y qué hacer cuando se pasa.
Una política de crédito es justamente eso: un conjunto corto de reglas que el vendedor, el almacén y cobranzas aplican igual, sin depender de la memoria de nadie. Esta guía te ayuda a armarla.
1. Fija el límite con un criterio, no a ojo
Un punto de partida práctico es ligar el límite a lo que el cliente realmente compra y al plazo que le das:
Límite = compra mensual promedio a crédito × (plazo en días ÷ 30) × factor de holgura
- La compra mensual promedio sale de los últimos 6 a 12 meses, no del mejor mes.
- El plazo es el que le otorgas (30, 45, 60 días).
- El factor de holgura (por ejemplo, entre 1,0 y 1,3) cubre picos de temporada.
Supongamos un cliente que compra en promedio Bs 60.000 al mes, con plazo de 30 días y holgura de 1,2: límite = 60.000 × 1 × 1,2 = Bs 72.000.
Después, ajusta con criterios cualitativos:
| Criterio | Sube el límite | Baja el límite |
|---|---|---|
| Historial de pago | Paga dentro del plazo | Atrasos recurrentes |
| Antigüedad como cliente | Varios años | Cliente nuevo |
| Garantías | Tiene garantía o aval | Sin garantía |
| Concentración | Pesa poco en tu cartera | Es una parte grande de tu cartera |
Para clientes nuevos, empieza con un límite bajo o al contado y súbelo tras algunos ciclos de pago puntual.
2. Define plazos por segmento
No todos los clientes necesitan el mismo plazo. Una estructura simple:
| Segmento | Plazo | Condición |
|---|---|---|
| Nuevo | Contado o 15 días | Primeros meses de relación |
| Regular | 30 días | Historial limpio |
| Clave o institucional | 45–60 días | Volumen alto y contrato o acuerdo escrito |
Cada día de plazo es capital de trabajo que financias tú. Si extiendes plazos, que sea a cambio de algo (volumen, exclusividad, precio).
3. Decide qué pasa cuando un pedido excede el límite
El error clásico es comparar el pedido con el límite. Lo correcto es comparar la exposición:
Exposición = saldo por cobrar + pedidos aprobados aún no facturados + pedido nuevo
Siguiendo el ejemplo: el cliente debe Bs 58.000 y pide Bs 20.000. Exposición = 78.000, que supera el límite de 72.000 en Bs 6.000.
Hay dos caminos y conviene escribir cuál se usa:
- Retener el pedido: no se despacha ni se factura hasta que se resuelva. Es la opción por defecto.
- Aprobar como excepción: alguien con autoridad (jefe de créditos, gerencia comercial) lo libera, y queda registrado quién, cuándo y por qué.
Para liberar un pedido retenido, las salidas habituales son: un pago del cliente que baje el saldo, un anticipo, despachar solo la parte que entra en el límite, o una aprobación excepcional. Si hay facturas vencidas, la regla debería ser más estricta: retener aunque el pedido entre en el límite.
Lo importante es que el vendedor no sea quien libera: tiene un incentivo legítimo a vender, no a cuidar la cartera.
4. Mide la antigüedad de saldos por tramos
La antigüedad (aging) agrupa lo que te deben según cuántos días lleva vencido. Supongamos una cartera de Bs 450.000:
| Tramo | Monto (Bs) | % de la cartera | Acción sugerida |
|---|---|---|---|
| Al día | 270.000 | 60% | Seguimiento normal |
| 1–30 días vencido | 90.000 | 20% | Recordatorio |
| 31–60 días | 45.000 | 10% | Llamada y compromiso de pago |
| 61–90 días | 22.500 | 5% | Retener nuevos pedidos |
| Más de 90 días | 22.500 | 5% | Gestión de cobranza intensiva y revisión del límite |
Mira la tabla cada semana, no a fin de mes. Lo que interesa es el movimiento: si el tramo de 31–60 crece, el de más de 90 va a crecer en un mes.
5. Calcula el DSO e interprétalo
El DSO (días de venta pendientes de cobro) resume en un número cuánto tardas en cobrar:
DSO = (cuentas por cobrar al cierre ÷ ventas a crédito del período) × días del período
Supongamos que al cierre del trimestre te deben Bs 450.000 y las ventas a crédito del trimestre fueron Bs 1.350.000:
DSO = 450.000 ÷ 1.350.000 × 90 = 30 días.
Interpretación: compáralo con tu plazo promedio. Si das 30 días y el DSO es 30, cobras a tiempo. Si al trimestre siguiente, con las mismas ventas, la cartera sube a Bs 600.000, el DSO sería 40 días: en promedio cobras 10 días tarde, y esos 10 días los financias tú.
Cuidado: el DSO se distorsiona con ventas estacionales. Compáralo siempre con el mismo período del año anterior y acompáñalo con la tabla de antigüedad.
6. Aplica los pagos a varias facturas con una regla
Los clientes mayoristas suelen pagar montos redondos que cubren varias facturas. Si no hay regla, cada cobrador imputa distinto y la antigüedad deja de ser confiable.
Supongamos que el cliente deposita Bs 24.000 y tiene tres facturas:
| Factura | Saldo (Bs) | Estado | Más antigua primero |
|---|---|---|---|
| F-1 | 10.000 | Vencida hace 50 días | Queda en 0 |
| F-2 | 8.000 | Vencida hace 20 días | Queda en 0 |
| F-3 | 12.000 | Vence en 10 días | Queda en 6.000 |
Las reglas habituales son: más antigua primero (la más usada, limpia los tramos altos), vencimiento más cercano primero, o reparto explícito cuando el cliente indica qué paga. Elige una por defecto y usa la explícita solo con respaldo del cliente. Los sobrepagos y notas de crédito deben quedar como saldo a favor visible, no olvidados.
Indicadores para seguir
- DSO mensual y su tendencia.
- % de cartera a más de 90 días = saldo a más de 90 días ÷ cartera total × 100. En el ejemplo, 5%.
- Índice de efectividad de cobranza (CEI) = (cartera inicial + ventas a crédito − cartera final) ÷ (cartera inicial + ventas a crédito − cartera final al día) × 100. Cuanto más cerca de 100%, mejor.
- Pedidos retenidos por mes y tiempo promedio hasta su liberación.
- Concentración: porcentaje de la cartera en los 10 clientes principales.
Errores comunes
- Fijar límites una vez y no revisarlos nunca.
- Comparar el pedido con el límite y no la exposición total.
- Dejar que el vendedor libere sus propios pedidos.
- Mirar la cartera solo a fin de mes.
- Imputar pagos sin una regla y perder la antigüedad real.
- Medir el DSO sin compararlo con el plazo otorgado.
Llevarlo a un sistema
Todo esto se puede llevar en una planilla con disciplina. Cuando hay muchos vendedores y pedidos por día, un ERP como MKA puede retener solo los pedidos a crédito que exceden la exposición del cliente hasta que alguien con permiso los libere, aplicar un pago a varias facturas y mostrar la cartera por tramos de antigüedad (ver la solución para mayoristas y distribuidoras).