Wie Sie eine Kreditpolitik für Großhandelskunden gestalten
Kriterien für Limits und Zahlungsziele, was zu tun ist, wenn eine Bestellung den Kredit überschreitet, Altersstruktur der Forderungen, DSO mit Beispiel und die Zuordnung von Zahlungen zu mehreren Rechnungen.
Ein Kunde, der jeden Monat kauft, bittet um eine weitere LKW-Ladung auf Kredit. Der Verkäufer weiß, dass er „immer zahlt“, das Lager liefert aus, und am Monatsende stellt sich heraus, dass der Kunde Rechnungen hatte, die seit zwei Monaten überfällig waren. Niemand hat absichtlich etwas falsch gemacht: Es gab schlicht keine schriftliche Regel, wie viel Kredit, für wie lange und was zu tun ist, wenn er überschritten wird.
Eine Kreditpolitik ist genau das: ein kurzes Regelwerk, das Vertrieb, Lager und Forderungsmanagement gleich anwenden, ohne sich auf das Gedächtnis einzelner Personen zu verlassen. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, eine aufzubauen.
1. Legen Sie das Limit nach einem Kriterium fest, nicht nach Augenmaß
Ein praktischer Ausgangspunkt ist, das Limit an das zu koppeln, was der Kunde tatsächlich kauft, und an das Zahlungsziel, das Sie ihm gewähren:
Limit = durchschnittliche monatliche Kreditkäufe × (Zahlungsziel in Tagen ÷ 30) × Spielraumfaktor
- Die durchschnittlichen Monatskäufe stammen aus den letzten 6 bis 12 Monaten, nicht aus dem besten Monat.
- Das Zahlungsziel ist das, das Sie gewähren (30, 45, 60 Tage).
- Der Spielraumfaktor (zum Beispiel zwischen 1,0 und 1,3) deckt saisonale Spitzen ab.
Angenommen, ein Kunde kauft im Durchschnitt für Bs 60.000 im Monat, mit 30 Tagen Zahlungsziel und einem Spielraum von 1,2: Limit = 60.000 × 1 × 1,2 = Bs 72.000.
Passen Sie es dann mit qualitativen Kriterien an:
| Kriterium | Erhöht das Limit | Senkt das Limit |
|---|---|---|
| Zahlungshistorie | Zahlt innerhalb des Ziels | Wiederholte Verzögerungen |
| Dauer der Kundenbeziehung | Mehrere Jahre | Neukunde |
| Sicherheiten | Hat eine Sicherheit oder einen Bürgen | Keine Sicherheit |
| Konzentration | Kleiner Anteil an Ihren Forderungen | Großer Anteil an Ihren Forderungen |
Beginnen Sie bei Neukunden mit einem niedrigen Limit oder nur gegen Barzahlung und erhöhen Sie es nach einigen pünktlich bezahlten Zyklen.
2. Legen Sie Zahlungsziele nach Segment fest
Nicht jeder Kunde braucht dasselbe Zahlungsziel. Eine einfache Struktur:
| Segment | Zahlungsziel | Bedingung |
|---|---|---|
| Neu | Bar oder 15 Tage | Erste Monate der Beziehung |
| Stammkunde | 30 Tage | Saubere Historie |
| Schlüssel- oder institutioneller Kunde | 45–60 Tage | Hohes Volumen und schriftlicher Vertrag oder Vereinbarung |
Jeder Tag Zahlungsziel ist Umlaufkapital, das Sie finanzieren. Wenn Sie das Ziel verlängern, verlangen Sie etwas dafür (Volumen, Exklusivität, Preis).
3. Entscheiden Sie, was passiert, wenn eine Bestellung das Limit überschreitet
Der klassische Fehler ist, die Bestellung mit dem Limit zu vergleichen. Der richtige Vergleich ist das Exposure:
Exposure = Forderungssaldo + genehmigte, noch nicht fakturierte Bestellungen + neue Bestellung
Im Beispiel: Der Kunde schuldet Bs 58.000 und bestellt für Bs 20.000. Exposure = 78.000, das Limit von 72.000 wird um Bs 6.000 überschritten.
Es gibt zwei Wege, und es lohnt sich festzuschreiben, welcher gilt:
- Die Bestellung sperren: Sie wird weder ausgeliefert noch fakturiert, bis die Lage geklärt ist. Das ist der Standard.
- Als Ausnahme genehmigen: Jemand mit Befugnis (Kreditmanager, Vertriebsleiter) gibt sie frei, und es wird festgehalten, wer, wann und warum.
Die üblichen Wege, eine gesperrte Bestellung freizugeben, sind: eine Zahlung des Kunden, die den Saldo senkt, eine Anzahlung, die Lieferung nur des Teils, der ins Limit passt, oder eine Ausnahmegenehmigung. Gibt es überfällige Rechnungen, sollte die Regel strenger sein: sperren, auch wenn die Bestellung ins Limit passt.
Wichtig ist, dass nicht der Verkäufer die Freigabe erteilt: Er hat einen legitimen Anreiz zu verkaufen, nicht die Forderungen zu schützen.
4. Verfolgen Sie die Altersstruktur der Forderungen nach Zeitband
Die Altersstruktur gruppiert, was Ihnen geschuldet wird, nach Tagen der Überfälligkeit. Angenommen, die Forderungen betragen Bs 450.000:
| Zeitband | Betrag (Bs) | % der Forderungen | Empfohlene Maßnahme |
|---|---|---|---|
| Nicht fällig | 270.000 | 60 % | Normale Nachverfolgung |
| 1–30 Tage überfällig | 90.000 | 20 % | Erinnerung |
| 31–60 Tage | 45.000 | 10 % | Anruf und Zahlungszusage |
| 61–90 Tage | 22.500 | 5 % | Neue Bestellungen sperren |
| Über 90 Tage | 22.500 | 5 % | Intensives Inkasso und Überprüfung des Limits |
Sehen Sie sich die Tabelle jede Woche an, nicht erst am Monatsende. Entscheidend ist die Bewegung: Wächst das Band 31–60, wächst einen Monat später das Band über 90.
5. Berechnen Sie die DSO und lesen Sie sie richtig
Die DSO (days sales outstanding, Forderungslaufzeit) fasst in einer Zahl zusammen, wie lange Sie zum Kassieren brauchen:
DSO = (Forderungen zum Stichtag ÷ Kreditumsatz der Periode) × Tage der Periode
Angenommen, zum Quartalsende werden Ihnen Bs 450.000 geschuldet, und der Kreditumsatz des Quartals betrug Bs 1.350.000:
DSO = 450.000 ÷ 1.350.000 × 90 = 30 Tage.
Interpretation: Vergleichen Sie sie mit Ihrem durchschnittlichen Zahlungsziel. Wenn Sie 30 Tage gewähren und die DSO 30 beträgt, kassieren Sie pünktlich. Steigen im nächsten Quartal bei gleichem Umsatz die Forderungen auf Bs 600.000, läge die DSO bei 40 Tagen: Im Schnitt kassieren Sie 10 Tage zu spät, und diese 10 Tage finanzieren Sie.
Achtung: Saisonale Umsätze verzerren die DSO. Vergleichen Sie sie immer mit derselben Periode des Vorjahres und lesen Sie sie zusammen mit der Altersstruktur.
6. Ordnen Sie Zahlungen mehreren Rechnungen nach einer Regel zu
Großhandelskunden zahlen oft runde Beträge, die mehrere Rechnungen abdecken. Ohne Regel ordnet jeder Sachbearbeiter sie anders zu, und die Altersstruktur ist nicht mehr verlässlich.
Angenommen, der Kunde überweist Bs 24.000 und hat drei Rechnungen:
| Rechnung | Saldo (Bs) | Status | Älteste zuerst |
|---|---|---|---|
| F-1 | 10.000 | 50 Tage überfällig | Geht auf 0 |
| F-2 | 8.000 | 20 Tage überfällig | Geht auf 0 |
| F-3 | 12.000 | Fällig in 10 Tagen | Bleibt bei 6.000 |
Die üblichen Regeln sind: älteste zuerst (die gängigste, sie bereinigt die hohen Zeitbänder), nächste Fälligkeit zuerst oder ausdrückliche Zuordnung, wenn der Kunde angibt, was er bezahlt. Wählen Sie eine als Standard und verwenden Sie die ausdrückliche Zuordnung nur mit Beleg des Kunden. Überzahlungen und Gutschriften sollten als sichtbares Kundenguthaben bestehen bleiben, nicht vergessen werden.
Kennzahlen, die Sie verfolgen sollten
- Monatliche DSO und ihr Trend.
- % der Forderungen über 90 Tage = Saldo über 90 Tage ÷ Forderungen gesamt × 100. Im Beispiel 5 %.
- Inkasso-Effektivitätsindex (CEI) = (Anfangsforderungen + Kreditumsatz − Endforderungen) ÷ (Anfangsforderungen + Kreditumsatz − nicht fällige Endforderungen) × 100. Je näher an 100 %, desto besser.
- Gesperrte Bestellungen pro Monat und durchschnittliche Zeit bis zur Freigabe.
- Konzentration: Anteil der Forderungen bei den 10 größten Kunden.
Häufige Fehler
- Limits einmal festlegen und nie überprüfen.
- Die Bestellung mit dem Limit vergleichen statt mit dem Gesamt-Exposure.
- Den Verkäufer seine eigenen Bestellungen freigeben lassen.
- Forderungen nur am Monatsende ansehen.
- Zahlungen ohne Regel zuordnen und die tatsächliche Altersstruktur verlieren.
- Die DSO messen, ohne sie mit dem gewährten Zahlungsziel zu vergleichen.
Der Schritt in ein System
All das lässt sich mit Disziplin in einer Tabelle führen. Wenn es viele Verkäufer und täglich Bestellungen gibt, kann ein ERP wie MKA nur die Kreditbestellungen sperren, die das Exposure des Kunden überschreiten, bis jemand mit Berechtigung sie freigibt, eine Zahlung mehreren Rechnungen zuordnen und die Forderungen nach Zeitband anzeigen (Lösung für Großhändler und Distributoren ansehen).