Como desenhar uma política de crédito para atacadistas
Critérios para definir limites e prazos, o que fazer quando um pedido excede o crédito, aging de recebíveis, DSO com exemplo e aplicação de pagamentos a várias faturas.
Um cliente que compra todo mês pede mais um caminhão a prazo. O vendedor sabe que ele “sempre paga”, o armazém despacha e, no fim do mês, descobre-se que esse cliente tinha faturas vencidas havia dois meses. Ninguém errou de propósito: simplesmente não havia uma regra escrita dizendo quanto crédito, por quanto tempo e o que fazer quando ele é ultrapassado.
Uma política de crédito é exatamente isso: um conjunto curto de regras que vendas, armazém e cobrança aplicam da mesma forma, sem depender da memória de ninguém. Este guia ajuda você a montá-la.
1. Defina o limite com um critério, não no olho
Um ponto de partida prático é ligar o limite ao que o cliente realmente compra e ao prazo que você concede:
Limite = compra mensal média a prazo × (prazo em dias ÷ 30) × fator de folga
- A compra mensal média vem dos últimos 6 a 12 meses, não do melhor mês.
- O prazo é o que você concede (30, 45, 60 dias).
- O fator de folga (por exemplo, entre 1,0 e 1,3) cobre picos sazonais.
Suponha um cliente que compra em média Bs 60.000 por mês, com prazo de 30 dias e folga de 1,2: limite = 60.000 × 1 × 1,2 = Bs 72.000.
Depois, ajuste com critérios qualitativos:
| Critério | Aumenta o limite | Reduz o limite |
|---|---|---|
| Histórico de pagamento | Paga dentro do prazo | Atrasos recorrentes |
| Tempo como cliente | Vários anos | Cliente novo |
| Garantias | Tem garantia ou avalista | Sem garantia |
| Concentração | Pesa pouco na sua carteira | É uma parte grande da sua carteira |
Para clientes novos, comece com um limite baixo ou à vista e aumente após alguns ciclos de pagamento pontual.
2. Defina prazos por segmento
Nem todo cliente precisa do mesmo prazo. Uma estrutura simples:
| Segmento | Prazo | Condição |
|---|---|---|
| Novo | À vista ou 15 dias | Primeiros meses de relação |
| Regular | 30 dias | Histórico limpo |
| Chave ou institucional | 45–60 dias | Volume alto e contrato ou acordo escrito |
Cada dia de prazo é capital de giro que você financia. Se estender prazos, que seja em troca de algo (volume, exclusividade, preço).
3. Decida o que acontece quando um pedido excede o limite
O erro clássico é comparar o pedido com o limite. O correto é comparar a exposição:
Exposição = saldo a receber + pedidos aprovados ainda não faturados + pedido novo
Seguindo o exemplo: o cliente deve Bs 58.000 e pede Bs 20.000. Exposição = 78.000, que supera o limite de 72.000 em Bs 6.000.
Há dois caminhos, e convém deixar escrito qual se usa:
- Reter o pedido: não é despachado nem faturado até ser resolvido. É a opção padrão.
- Aprovar como exceção: alguém com autoridade (gerente de crédito, diretor comercial) o libera, e fica registrado quem, quando e por quê.
As saídas habituais para liberar um pedido retido são: um pagamento do cliente que reduza o saldo, um adiantamento, despachar só a parte que cabe no limite ou uma aprovação excepcional. Se houver faturas vencidas, a regra deveria ser mais rígida: reter mesmo que o pedido caiba no limite.
O importante é que o vendedor não seja quem libera: ele tem um incentivo legítimo a vender, não a cuidar da carteira.
4. Meça o aging da carteira por faixas
O aging agrupa o que lhe devem segundo quantos dias está vencido. Suponha uma carteira de Bs 450.000:
| Faixa | Valor (Bs) | % da carteira | Ação sugerida |
|---|---|---|---|
| Em dia | 270.000 | 60% | Acompanhamento normal |
| 1–30 dias vencido | 90.000 | 20% | Lembrete |
| 31–60 dias | 45.000 | 10% | Ligação e compromisso de pagamento |
| 61–90 dias | 22.500 | 5% | Reter novos pedidos |
| Mais de 90 dias | 22.500 | 5% | Cobrança intensiva e revisão do limite |
Olhe a tabela toda semana, não no fim do mês. O que interessa é o movimento: se a faixa de 31–60 cresce, a de mais de 90 vai crescer no mês seguinte.
5. Calcule o DSO e interprete-o
O DSO (prazo médio de recebimento) resume num número quanto você demora para receber:
DSO = (contas a receber no fechamento ÷ vendas a prazo do período) × dias do período
Suponha que no fechamento do trimestre lhe devam Bs 450.000 e as vendas a prazo do trimestre tenham sido Bs 1.350.000:
DSO = 450.000 ÷ 1.350.000 × 90 = 30 dias.
Interpretação: compare com o seu prazo médio. Se você concede 30 dias e o DSO é 30, você recebe em dia. Se no trimestre seguinte, com as mesmas vendas, a carteira sobe para Bs 600.000, o DSO seria de 40 dias: em média você recebe 10 dias atrasado, e esses 10 dias quem financia é você.
Cuidado: o DSO se distorce com vendas sazonais. Compare-o sempre com o mesmo período do ano anterior e acompanhe-o com a tabela de aging.
6. Aplique os pagamentos a várias faturas com uma regra
Clientes atacadistas costumam pagar valores redondos que cobrem várias faturas. Sem regra, cada cobrador aplica de um jeito e o aging deixa de ser confiável.
Suponha que o cliente deposite Bs 24.000 e tenha três faturas:
| Fatura | Saldo (Bs) | Situação | Mais antiga primeiro |
|---|---|---|---|
| F-1 | 10.000 | Vencida há 50 dias | Fica em 0 |
| F-2 | 8.000 | Vencida há 20 dias | Fica em 0 |
| F-3 | 12.000 | Vence em 10 dias | Fica em 6.000 |
As regras habituais são: mais antiga primeiro (a mais usada, limpa as faixas altas), vencimento mais próximo primeiro ou distribuição explícita quando o cliente indica o que está pagando. Escolha uma como padrão e use a explícita só com respaldo do cliente. Pagamentos a maior e notas de crédito devem ficar como saldo a favor visível, não esquecidos.
Indicadores para acompanhar
- DSO mensal e sua tendência.
- % da carteira com mais de 90 dias = saldo com mais de 90 dias ÷ carteira total × 100. No exemplo, 5%.
- Índice de efetividade de cobrança (CEI) = (carteira inicial + vendas a prazo − carteira final) ÷ (carteira inicial + vendas a prazo − carteira final em dia) × 100. Quanto mais perto de 100%, melhor.
- Pedidos retidos por mês e tempo médio até a liberação.
- Concentração: porcentagem da carteira nos 10 principais clientes.
Erros comuns
- Definir limites uma vez e nunca revisá-los.
- Comparar o pedido com o limite, e não a exposição total.
- Deixar o vendedor liberar os próprios pedidos.
- Olhar a carteira só no fim do mês.
- Aplicar pagamentos sem regra e perder o aging real.
- Medir o DSO sem compará-lo com o prazo concedido.
Levar para um sistema
Tudo isso pode ser feito numa planilha, com disciplina. Quando há muitos vendedores e pedidos por dia, um ERP como o MKA pode reter só os pedidos a prazo que excedem a exposição do cliente até que alguém com permissão os libere, aplicar um pagamento a várias faturas e mostrar a carteira por faixas de aging (ver a solução para atacadistas e distribuidoras).