Comment concevoir une politique de crédit pour les clients grossistes
Critères pour fixer limites et délais, que faire quand une commande dépasse le crédit, balance âgée des créances, DSO avec exemple et imputation des paiements sur plusieurs factures.
Un client qui achète chaque mois demande un autre camion à crédit. Le commercial sait qu’il « paie toujours », l’entrepôt expédie, et à la fin du mois on découvre que le client avait des factures échues depuis deux mois. Personne n’a mal fait exprès : il n’existait simplement aucune règle écrite indiquant combien de crédit, pour combien de temps et que faire en cas de dépassement.
Une politique de crédit, c’est exactement cela : un court ensemble de règles que les ventes, l’entrepôt et le recouvrement appliquent de la même manière, sans dépendre de la mémoire de quiconque. Ce guide vous aide à en construire une.
1. Fixez la limite selon un critère, pas à l’œil
Un point de départ pratique consiste à lier la limite à ce que le client achète réellement et au délai que vous lui accordez :
Limite = achats mensuels moyens à crédit × (délai en jours ÷ 30) × facteur de marge
- Les achats mensuels moyens portent sur les 6 à 12 derniers mois, pas sur le meilleur mois.
- Le délai est celui que vous accordez (30, 45, 60 jours).
- Le facteur de marge (par exemple entre 1,0 et 1,3) couvre les pics saisonniers.
Supposons qu’un client achète en moyenne Bs 60 000 par mois, avec un délai de 30 jours et une marge de 1,2 : limite = 60 000 × 1 × 1,2 = Bs 72 000.
Ajustez-la ensuite avec des critères qualitatifs :
| Critère | Augmente la limite | Réduit la limite |
|---|---|---|
| Historique de paiement | Paie dans les délais | Retards récurrents |
| Ancienneté du client | Plusieurs années | Nouveau client |
| Garanties | Dispose d’une garantie ou d’un garant | Aucune garantie |
| Concentration | Faible part de vos créances | Part importante de vos créances |
Pour les nouveaux clients, commencez avec une limite basse ou au comptant uniquement, et augmentez-la après quelques cycles de paiement ponctuels.
2. Définissez les délais par segment
Tous les clients n’ont pas besoin du même délai. Une structure simple :
| Segment | Délai | Condition |
|---|---|---|
| Nouveau | Comptant ou 15 jours | Premiers mois de la relation |
| Régulier | 30 jours | Historique sans incident |
| Clé ou institutionnel | 45–60 jours | Volume élevé et contrat ou accord écrit |
Chaque jour de délai, c’est du fonds de roulement que vous financez. Si vous allongez le délai, obtenez une contrepartie (volume, exclusivité, prix).
3. Décidez de ce qui se passe quand une commande dépasse la limite
L’erreur classique consiste à comparer la commande à la limite. La bonne comparaison porte sur l’exposition :
Exposition = solde des créances + commandes approuvées non encore facturées + nouvelle commande
Dans l’exemple : le client doit Bs 58 000 et commande pour Bs 20 000. Exposition = 78 000, soit un dépassement de Bs 6 000 sur la limite de 72 000.
Il existe deux voies, et il vaut la peine d’écrire laquelle s’applique :
- Bloquer la commande : elle n’est ni expédiée ni facturée tant que la situation n’est pas réglée. C’est la règle par défaut.
- Approuver à titre exceptionnel : une personne habilitée (responsable crédit, directeur commercial) la débloque, et l’on consigne qui, quand et pourquoi.
Les façons habituelles de débloquer une commande sont : un paiement du client qui réduit le solde, un acompte, l’expédition de la seule partie qui tient dans la limite, ou une approbation exceptionnelle. S’il existe des factures échues, la règle doit être plus stricte : bloquer même si la commande tient dans la limite.
L’important est que ce ne soit pas le commercial qui débloque : il a une incitation légitime à vendre, pas à protéger les créances.
4. Suivez la balance âgée des créances par tranche
La balance âgée regroupe ce qu’on vous doit selon le nombre de jours de retard. Supposons des créances de Bs 450 000 :
| Tranche | Montant (Bs) | % des créances | Action suggérée |
|---|---|---|---|
| Non échu | 270 000 | 60 % | Suivi normal |
| 1–30 jours de retard | 90 000 | 20 % | Relance |
| 31–60 jours | 45 000 | 10 % | Appel et engagement de paiement |
| 61–90 jours | 22 500 | 5 % | Bloquer les nouvelles commandes |
| Plus de 90 jours | 22 500 | 5 % | Recouvrement intensif et révision de la limite |
Consultez le tableau chaque semaine, pas en fin de mois. Ce qui compte, c’est le mouvement : si la tranche 31–60 grossit, celle de plus de 90 jours grossira un mois plus tard.
5. Calculez le DSO et lisez-le correctement
Le DSO (days sales outstanding, délai moyen de recouvrement) résume en un chiffre le temps qu’il vous faut pour encaisser :
DSO = (créances à la clôture ÷ ventes à crédit de la période) × jours de la période
Supposons qu’à la fin du trimestre on vous doive Bs 450 000 et que les ventes à crédit du trimestre aient atteint Bs 1 350 000 :
DSO = 450 000 ÷ 1 350 000 × 90 = 30 jours.
Interprétation : comparez-le à votre délai moyen. Si vous accordez 30 jours et que le DSO est de 30, vous encaissez à temps. Si au trimestre suivant, à ventes égales, les créances montent à Bs 600 000, le DSO serait de 40 jours : en moyenne, vous encaissez avec 10 jours de retard, et ces 10 jours, c’est vous qui les financez.
Attention : les ventes saisonnières faussent le DSO. Comparez-le toujours à la même période de l’année précédente et lisez-le avec la balance âgée.
6. Imputez les paiements sur plusieurs factures selon une règle
Les clients grossistes paient souvent des montants ronds qui couvrent plusieurs factures. Sans règle, chaque agent de recouvrement les impute différemment et la balance âgée n’est plus fiable.
Supposons que le client verse Bs 24 000 et ait trois factures :
| Facture | Solde (Bs) | Statut | La plus ancienne d’abord |
|---|---|---|---|
| F-1 | 10 000 | 50 jours de retard | Passe à 0 |
| F-2 | 8 000 | 20 jours de retard | Passe à 0 |
| F-3 | 12 000 | Échéance dans 10 jours | Reste à 6 000 |
Les règles habituelles sont : la plus ancienne d’abord (la plus courante, elle apure les tranches élevées), l’échéance la plus proche d’abord, ou l’imputation explicite lorsque le client indique ce qu’il paie. Choisissez-en une par défaut et n’utilisez l’imputation explicite qu’avec un justificatif du client. Les trop-perçus et les avoirs doivent rester visibles comme crédit en faveur du client, et non être oubliés.
Indicateurs à suivre
- DSO mensuel et sa tendance.
- % des créances à plus de 90 jours = solde à plus de 90 jours ÷ total des créances × 100. Dans l’exemple, 5 %.
- Indice d’efficacité du recouvrement (CEI) = (créances initiales + ventes à crédit − créances finales) ÷ (créances initiales + ventes à crédit − créances finales non échues) × 100. Plus il est proche de 100 %, mieux c’est.
- Commandes bloquées par mois et délai moyen de déblocage.
- Concentration : part des créances détenue par les 10 premiers clients.
Erreurs fréquentes
- Fixer les limites une fois pour toutes sans jamais les réviser.
- Comparer la commande à la limite au lieu de l’exposition totale.
- Laisser le commercial débloquer ses propres commandes.
- Ne regarder les créances qu’en fin de mois.
- Imputer les paiements sans règle et perdre la balance âgée réelle.
- Mesurer le DSO sans le comparer au délai accordé.
Passer à un système
Tout cela peut se gérer dans un tableur avec de la discipline. Quand il y a de nombreux commerciaux et des commandes chaque jour, un ERP comme MKA peut bloquer uniquement les commandes à crédit qui dépassent l’exposition du client jusqu’à ce qu’une personne habilitée les débloque, imputer un paiement sur plusieurs factures et afficher les créances par tranche d’ancienneté (voir la solution pour grossistes et distributeurs).