O que aprendemos implementando ERP: acertos e erros que não repetimos

Antes de construir o MKA, nossa equipe desenvolveu software e implementou ERP em empresas industriais, comerciais, de serviços e em instituições públicas. Alguns projetos saíram muito bem. Outros custaram mais do que o previsto. Aprendemos com os dois, e esta é a lista honesta.

Erros que vimos (e que hoje evitamos)

1. Começar pelo software e não pelo processo

O erro mais caro: instalar o sistema e “adaptar a empresa depois”. Se ninguém definiu como uma compra é aprovada ou quem libera um pedido a prazo, o sistema só automatiza a desordem. Hoje: o projeto começa com um levantamento de processos e uma lista de decisões que a empresa precisa tomar antes de configurar.

2. Personalizar tudo

Cada pedido de “que a tela faça isso também” acrescenta código que depois precisa ser mantido, testado e migrado. Vimos sistemas tão personalizados que já não podiam ser atualizados. Hoje: primeiro tentamos resolver com configuração (tabelas de preços, fluxos de aprovação, modelos, permissões). Só desenvolvemos quando a regra de negócio realmente exige.

3. Migrar “todo o histórico” sem limpar

Carregar dez anos de dados sujos traz dez anos de problemas: clientes duplicados, produtos com três códigos, saldos que não fecham. Hoje: definimos o que é migrado (cadastros limpos, saldos iniciais validados, histórico só se agregar valor) e conciliamos os saldos com a contabilidade antes de começar.

4. Começar com um estoque mal contado

O saldo inicial de estoque é a base do kardex e do custo. Se ele começa errado, tudo o que vem depois arrasta o erro. Hoje: a entrada em operação inclui uma contagem física planejada, com lotes e localizações quando for o caso, e a valorização revisada com a área contábil.

5. Treinar todos e ninguém

Um treinamento geral de dois dias para a empresa inteira é esquecido em uma semana. Hoje: formamos usuários-chave por área, que conhecem o sistema a fundo e acompanham suas equipes, e treinamos por função com casos reais do dia a dia.

6. Entrar em produção em todas as filiais ao mesmo tempo

Um “big bang” multiplica os incidentes justamente quando a equipe tem menos tempo para atendê-los. Hoje: preferimos um piloto em uma filial ou uma área, estabilizamos e só depois expandimos.

7. Tratar a legislação como um detalhe

Na Bolívia, o faturamento, os livros fiscais e a folha de pagamento têm regras rígidas e que mudam (a Ley 1733 é o exemplo mais recente). Um sistema que não as acompanha de perto gera multas e retrabalho. Hoje: as regras fiscais e trabalhistas vivem dentro do produto, parametrizadas e com data de vigência.

Acertos que repetimos em cada projeto

• Um patrocinador na diretoria. As decisões de processo são tomadas por alguém com autoridade, não pelo fornecedor.
• Fases com entregas claras. Iniciação, planejamento, execução e controle, e encerramento. Cada fase tem relatório de avanço e investimento detalhado.
• Entregas curtas. Trabalhamos em sprints de duas a quatro semanas: a empresa vê algo real funcionando com frequência, não só no fim do projeto.
• Testes antes de entrar em produção. Cada regra importante tem seu teste automatizado, e os usuários-chave validam com seus próprios casos.
• Indicadores desde o primeiro dia. Definimos o que vai ser medido (tempo de fechamento, diferenças de estoque, prazo de recebimento) para saber se o sistema melhorou a operação.
• Acompanhamento depois da entrada em operação. O primeiro fechamento de mês no sistema novo sempre traz perguntas; estar presente nesse mês faz a diferença.

Em resumo

Um ERP não fracassa por causa do software: fracassa por decisões não tomadas, dados sujos e usuários que não se apropriam do sistema.

Por isso hoje, em cada implantação do MKA, seguimos uma metodologia de implementação própria, baseada no PMBOK, e partimos da legislação boliviana já incorporada.