Como prestar contas por projeto e por financiador

O financiador pede o relatório de meio período e você tem dez dias. Os gastos estão na contabilidade geral, misturados com os de outros dois projetos; as notas das oficinas estão numa pasta física; dois responsáveis de campo ainda não prestaram contas do fundo do mês passado, e ninguém lembra se a impressora foi comprada com este projeto ou com o anterior. O relatório sai, mas à custa de várias noites e com números que ninguém se arrisca a defender.

Prestar contas bem não depende do modelo do relatório. Depende de como você registra o gasto desde o primeiro dia.

As três perguntas que sempre vão fazer

Todo financiador, conselho ou auditor acaba perguntando a mesma coisa:

1. Você gastou no que foi aprovado, e na proporção aprovada?
2. Quanto já foi executado e quanto falta, rubrica por rubrica?
3. Onde está o respaldo de cada gasto?

Se o seu registro responde a essas três perguntas sem reprocessar nada, o relatório vira quase uma formalidade.

Passo 1: orçamento por rubrica e por fonte

Monte o orçamento como uma matriz: linhas = rubricas, colunas = fontes de financiamento (cada financiador e a contrapartida própria). Suponha um projeto de Bs 600.000 em 12 meses:

Rubrica	Fonte A	Fonte B	Contrapartida	Total
Pessoal	180.000	–	60.000	240.000
Oficinas e capacitação	150.000	–	–	150.000
Equipamentos	–	90.000	–	90.000
Viagens e deslocamento	72.000	–	–	72.000
Despesas administrativas	–	48.000	–	48.000
Total	402.000	138.000	60.000	600.000

Distribua também cada rubrica por mês conforme o cronograma de atividades, e não em doze partes iguais. Equipamentos são comprados no início; as oficinas se concentram quando o projeto já tem participantes.

Passo 2: codifique cada gasto ao registrá-lo

Cada saída precisa de três dados: projeto, rubrica e fonte. Na contabilidade, o mais prático é usar um centro de custo por projeto e uma conta ou subconta por rubrica; a fonte pode ir como código adicional. A regra é simples: se um gasto entra sem código, não é pago.

Para os gastos compartilhados (aluguel do escritório, contador, serviços), defina por escrito a base de rateio (horas, área, percentual acordado no convênio) e aplique-a do mesmo jeito todos os meses.

Passo 3: meça a execução com fórmulas simples

• % de execução = executado ÷ orçado.
• Saldo disponível = orçado − executado − comprometido (ordens emitidas ainda não pagas).
• Taxa de consumo = executado ÷ meses decorridos.
• Projeção no encerramento = executado + taxa de consumo × meses restantes.
• Desvio projetado = projeção no encerramento − orçado.

Compare sempre o % de execução com o % de tempo decorrido e com o cronograma mensal, não só com o total anual.

Exemplo resolvido: o mês 6

Suponha que você chegue ao mês 6 de 12 (50 % do tempo) com esta execução:

Rubrica	Orçamento	Executado	% execução	Leitura
Pessoal	240.000	118.000	49 %	Em linha
Oficinas	150.000	45.000	30 %	Subexecução
Equipamentos	90.000	86.000	96 %	Esperado: compra no início
Viagens	72.000	51.000	71 %	Sobre-execução
Administrativas	48.000	22.000	46 %	Em linha
Total	600.000	322.000	54 %

O total (54 %) parece saudável, mas esconde dois problemas:

• Viagens: taxa de consumo = 51.000 ÷ 6 = Bs 8.500 por mês. Projeção = 51.000 + 8.500 × 6 = Bs 102.000. Desvio projetado = Bs 30.000 acima do aprovado. Restam Bs 21.000, que no ritmo atual dão para dois meses e meio. É preciso reduzir o ritmo ou pedir uma reformulação agora, não depois.
• Oficinas: restam Bs 105.000 para seis meses, ou seja, Bs 17.500 por mês, contra Bs 7.500 por mês até agora. Ou as atividades estão atrasadas, ou as oficinas saíram mais baratas.

Para distinguir essas duas explicações, cruze o gasto com o avanço físico. Se 40 % das oficinas previstas foram realizadas, o valor agregado é 40 % × 150.000 = Bs 60.000. Com um custo real de Bs 45.000, o índice de desempenho de custo (CPI = valor agregado ÷ custo real) é 1,33: as oficinas custam menos que o previsto. Se só 20 % foram realizadas, o valor agregado é Bs 30.000, o CPI é 0,75 e o problema é duplo: atraso e estouro de custo.

Passo 4: respaldo documental por gasto

Para cada saída, o dossiê mínimo é:

1. A solicitação ou a ordem aprovada (quem autorizou e quando).
2. A nota fiscal ou o recibo em nome da instituição.
3. O comprovante de pagamento (transferência, cheque ou recibo de caixa).
4. A evidência da atividade: lista de presença, relatório, fotos ou termo de entrega.

Arquive com o mesmo código do Passo 2 (projeto-rubrica-fonte) e com o número do lançamento contábil. Assim, quando pedirem “o respaldo do lançamento 214”, você o encontra em um minuto.

Caixa pequeno em projetos

O caixa pequeno é onde mais se perde a rastreabilidade. Algumas regras que funcionam:

• Um fundo por projeto, com um responsável nomeado.
• Prazo fixo para prestar contas, e o fundo não é reposto sem a prestação anterior.
• Repõe-se só o que foi prestado e aprovado, não o que foi gasto.
• Cada comprovante é registrado uma vez: controle duplicados por número e data.
• Os adiantamentos para uma viagem ou uma compra pontual são prestados e encerrados à parte.

Encerramento do projeto

1. Concilie o executado do projeto com a contabilidade: os dois devem dar o mesmo número.
2. Verifique que não restem adiantamentos nem fundos de caixa pequeno sem prestação de contas.
3. Determine os saldos não executados por fonte e aplique o que o convênio disser (devolução, reprogramação ou autorização de uso).
4. Faça o inventário físico dos equipamentos comprados e defina seu destino conforme o convênio; registre em ata.
5. Feche o dossiê documental e guarde-o pelo tempo que o convênio exigir e que o seu contador ou assessor indicar.

Erros comuns

• Registrar o gasto na contabilidade geral e codificá-lo só ao preparar o relatório.
• Olhar apenas o % de execução total, que esconde rubricas desequilibradas.
• Reformular o orçamento quando o desvio já aconteceu, em vez de quando ele é projetado.
• Ratear gastos comuns com critérios diferentes a cada mês.
• Comprar equipamentos sem registrar quem fica responsável por eles.

Checklist mensal

• Todas as saídas do mês têm projeto, rubrica e fonte.
• A execução por rubrica está comparada com o cronograma mensal.
• As rubricas com desvio projetado acima do seu limite têm uma ação definida.
• O caixa pequeno está prestado e reposto só pelo aprovado.
• Cada gasto tem seus quatro respaldos arquivados com seu código.
• Os equipamentos novos têm um responsável atribuído.

Levar isso para um sistema

Se você controla isso em planilhas, funciona; quando há vários projetos ao mesmo tempo, o cruzamento manual vira o gargalo. Um ERP como o MKA pode comparar o orçamento com o executado a partir das compras até o documento que causou o desvio, receber as prestações de contas do caixa pequeno com a foto do comprovante e manter cada ativo atribuído ao seu responsável (ver a solução para ONGs e instituições). O formato de cada financiador você continua montando, mas com os dados já organizados.