Comment rendre compte par projet et par bailleur

Le bailleur demande le rapport à mi-parcours et vous avez dix jours. Les dépenses sont dans la comptabilité générale, mélangées à celles de deux autres projets ; les factures des ateliers sont dans un classeur papier ; deux responsables de terrain n’ont toujours pas justifié l’avance du mois dernier, et personne ne se souvient si l’imprimante a été achetée avec ce projet ou avec le précédent. Le rapport finit par partir, mais au prix de plusieurs nuits blanches et avec des chiffres que personne n’ose vraiment défendre.

Bien rendre compte ne dépend pas du modèle de rapport. Cela dépend de la façon dont vous enregistrez les dépenses dès le premier jour.

Les trois questions qu’on vous posera toujours

Tout bailleur, conseil d’administration ou auditeur finit par demander la même chose :

1. Avez-vous dépensé pour ce qui a été approuvé, et dans la proportion approuvée ?
2. Combien avez-vous exécuté et combien reste-t-il, poste par poste ?
3. Où est le justificatif de chaque dépense ?

Si vos enregistrements répondent à ces trois questions sans rien retraiter, le rapport n’est presque qu’une formalité.

Étape 1 : budget par poste et par source

Construisez le budget comme une matrice : lignes = postes budgétaires, colonnes = sources de financement (chaque bailleur plus votre propre contrepartie). Prenons un projet de Bs 600 000 sur 12 mois :

Poste	Source A	Source B	Contrepartie	Total
Personnel	180 000	–	60 000	240 000
Ateliers et formation	150 000	–	–	150 000
Équipements	–	90 000	–	90 000
Déplacements et transport	72 000	–	–	72 000
Frais administratifs	–	48 000	–	48 000
Total	402 000	138 000	60 000	600 000

Répartissez aussi chaque poste par mois selon le calendrier des activités, et non en douze parts égales. Les équipements s’achètent au début ; les ateliers se concentrent une fois que le projet a des participants.

Étape 2 : codez chaque dépense au moment de l’enregistrer

Chaque sortie doit porter trois informations : projet, poste budgétaire et source. En comptabilité, le plus pratique est d’utiliser un centre de coût par projet et un compte ou sous-compte par poste ; la source peut figurer comme code supplémentaire. La règle est simple : si une dépense arrive sans code, elle n’est pas payée.

Pour les coûts partagés (loyer du bureau, comptable, charges), fixez par écrit la clé de répartition (heures, surface, pourcentage convenu dans la convention) et appliquez-la de la même façon chaque mois.

Étape 3 : mesurez l’exécution avec des formules simples

• % d’exécution = exécuté ÷ budgété.
• Solde disponible = budgété − exécuté − engagé (commandes émises mais pas encore payées).
• Rythme de consommation = exécuté ÷ mois écoulés.
• Projection à la clôture = exécuté + rythme de consommation × mois restants.
• Écart projeté = projection à la clôture − budgété.

Comparez toujours le % d’exécution au % de temps écoulé et au calendrier mensuel, pas seulement au total annuel.

Exemple chiffré : le mois 6

Supposons que vous arriviez au mois 6 sur 12 (50 % du temps) avec cette exécution :

Poste	Budget	Exécuté	% d’exécution	Lecture
Personnel	240 000	118 000	49 %	Conforme
Ateliers	150 000	45 000	30 %	Sous-exécution
Équipements	90 000	86 000	96 %	Attendu : achat au début
Déplacements	72 000	51 000	71 %	Surexécution
Administratif	48 000	22 000	46 %	Conforme
Total	600 000	322 000	54 %

Le total (54 %) semble sain, mais il cache deux problèmes :

• Déplacements : rythme de consommation = 51 000 ÷ 6 = Bs 8 500 par mois. Projection = 51 000 + 8 500 × 6 = Bs 102 000. Écart projeté = Bs 30 000 au-dessus de l’approuvé. Il vous reste Bs 21 000, qui au rythme actuel tiennent deux mois et demi. Il faut ralentir ou demander une révision budgétaire maintenant, pas après.
• Ateliers : il reste Bs 105 000 pour six mois, soit Bs 17 500 par mois, contre Bs 7 500 par mois jusqu’ici. Soit les activités sont en retard, soit les ateliers ont coûté moins cher.

Pour distinguer ces deux explications, croisez la dépense avec l’avancement physique. Si 40 % des ateliers prévus ont été réalisés, la valeur acquise est de 40 % × 150 000 = Bs 60 000. Avec un coût réel de Bs 45 000, l’indice de performance des coûts (CPI = valeur acquise ÷ coût réel) est de 1,33 : les ateliers coûtent moins que prévu. Si seulement 20 % ont été réalisés, la valeur acquise est de Bs 30 000, le CPI est de 0,75 et le problème est double : retard et dépassement.

Étape 4 : justificatifs par dépense

Pour chaque sortie, le dossier minimal comprend :

1. La demande ou la commande approuvée (qui a autorisé et quand).
2. La facture ou le reçu établi au nom de l’organisation.
3. La preuve de paiement (virement, chèque ou reçu de caisse).
4. La preuve de l’activité : liste de présence, rapport, photos ou procès-verbal de remise.

Classez-le sous le même code qu’à l’étape 2 (projet-poste-source) et avec le numéro de la pièce comptable. Ainsi, quand on vous demande « le justificatif de l’écriture 214 », vous le trouvez en une minute.

La petite caisse dans les projets

C’est dans la petite caisse que la traçabilité se perd le plus souvent. Quelques règles qui fonctionnent :

• Un fonds par projet, avec un responsable nommément désigné.
• Un délai fixe pour justifier, et pas de réapprovisionnement sans la justification précédente.
• On réapprovisionne uniquement ce qui a été justifié et approuvé, pas ce qui a été dépensé.
• Chaque pièce n’est enregistrée qu’une fois : contrôlez les doublons par numéro et par date.
• Les avances pour un déplacement ou un achat ponctuel sont justifiées et clôturées séparément.

Clôture du projet

1. Rapprochez l’exécution du projet de la comptabilité : les deux doivent donner le même chiffre.
2. Vérifiez qu’il ne reste ni avances ni fonds de petite caisse non justifiés.
3. Déterminez les soldes non exécutés par source et appliquez ce que prévoit la convention (remboursement, reprogrammation ou utilisation autorisée).
4. Faites un inventaire physique des équipements achetés et décidez de leur destination selon la convention ; conservez le procès-verbal signé.
5. Clôturez le dossier documentaire et conservez-le aussi longtemps que l’exige la convention et que l’indique votre comptable ou conseiller.

Erreurs fréquentes

• Enregistrer les dépenses dans la comptabilité générale et ne les coder qu’au moment de préparer le rapport.
• Ne regarder que le % d’exécution total, qui masque des postes déséquilibrés.
• Réviser le budget une fois l’écart survenu, au lieu de le faire quand il est projeté.
• Répartir les coûts communs avec des critères différents chaque mois.
• Acheter des équipements sans enregistrer qui en est responsable.

Checklist mensuelle

• Toutes les sorties du mois ont un projet, un poste et une source.
• L’exécution par poste est comparée au calendrier mensuel.
• Les postes dont l’écart projeté dépasse votre seuil ont une action définie.
• La petite caisse est justifiée et réapprovisionnée uniquement pour ce qui a été approuvé.
• Chaque dépense a ses quatre justificatifs classés sous son code.
• Les nouveaux équipements ont un responsable attribué.

Passer à un système

Si vous tenez tout cela dans des tableurs, cela fonctionne ; dès que vous gérez plusieurs projets à la fois, le croisement manuel devient le goulet d’étranglement. Un ERP comme MKA peut comparer le budget à l’exécution saisie depuis les achats jusqu’au document à l’origine d’un écart, recevoir les justifications de petite caisse avec la photo du reçu et garder chaque bien affecté à son responsable (voir la solution pour les ONG et les institutions). Vous continuez à préparer vous-même le format de chaque bailleur, mais avec des données déjà en ordre.