Wie Sie nach Projekt und nach Geldgeber Rechenschaft ablegen

Der Geldgeber verlangt den Zwischenbericht, und Sie haben zehn Tage Zeit. Die Ausgaben stehen in der allgemeinen Buchhaltung, vermischt mit denen zweier anderer Projekte; die Rechnungen der Workshops liegen in einem Papierordner; zwei Mitarbeitende im Feld haben den Vorschuss des Vormonats noch immer nicht abgerechnet, und niemand weiß mehr, ob der Drucker mit diesem oder mit dem vorherigen Projekt gekauft wurde. Der Bericht geht raus, aber erst nach mehreren langen Nächten und mit Zahlen, die niemand guten Gewissens verteidigen möchte.

Gute Rechenschaft hängt nicht von der Berichtsvorlage ab. Sie hängt davon ab, wie Sie Ausgaben vom ersten Tag an erfassen.

Die drei Fragen, die Ihnen immer gestellt werden

Jeder Geldgeber, Vorstand oder Prüfer fragt am Ende dasselbe:

1. Haben Sie für das Genehmigte ausgegeben, und im genehmigten Verhältnis?
2. Wie viel ist bereits ausgeführt und wie viel bleibt, Posten für Posten?
3. Wo ist der Beleg für jede Ausgabe?

Wenn Ihre Aufzeichnungen diese drei Fragen beantworten, ohne dass etwas nachbearbeitet werden muss, ist der Bericht fast eine Formsache.

Schritt 1: Budget nach Posten und nach Quelle

Bauen Sie das Budget als Matrix auf: Zeilen = Haushaltsposten, Spalten = Finanzierungsquellen (jeder Geldgeber plus Ihr eigener Eigenanteil). Angenommen, ein Projekt über Bs 600.000 mit 12 Monaten Laufzeit:

Posten	Quelle A	Quelle B	Eigenanteil	Gesamt
Personal	180.000	–	60.000	240.000
Workshops und Schulungen	150.000	–	–	150.000
Ausstattung	–	90.000	–	90.000
Reisen und Transport	72.000	–	–	72.000
Verwaltungskosten	–	48.000	–	48.000
Gesamt	402.000	138.000	60.000	600.000

Verteilen Sie außerdem jeden Posten nach dem Aktivitätenplan auf die Monate, nicht in zwölf gleiche Teile. Ausstattung wird zu Beginn gekauft; Workshops häufen sich, sobald das Projekt Teilnehmende hat.

Schritt 2: Jede Ausgabe bei der Erfassung codieren

Jeder Abfluss braucht drei Merkmale: Projekt, Haushaltsposten und Quelle. In der Buchhaltung ist es am praktischsten, eine Kostenstelle pro Projekt und ein Konto oder Unterkonto pro Posten zu verwenden; die Quelle kann als zusätzlicher Code geführt werden. Die Regel ist einfach: Kommt eine Ausgabe ohne Code herein, wird sie nicht bezahlt.

Für gemeinsame Kosten (Büromiete, Buchhalter, Nebenkosten) halten Sie den Umlageschlüssel schriftlich fest (Stunden, Fläche, ein im Fördervertrag vereinbarter Prozentsatz) und wenden ihn jeden Monat gleich an.

Schritt 3: Die Ausführung mit einfachen Formeln messen

• Ausführungsgrad % = ausgeführt ÷ budgetiert.
• Verfügbarer Saldo = budgetiert − ausgeführt − gebunden (erteilte, noch nicht bezahlte Aufträge).
• Verbrauchsrate = ausgeführt ÷ vergangene Monate.
• Prognose zum Abschluss = ausgeführt + Verbrauchsrate × verbleibende Monate.
• Prognostizierte Abweichung = Prognose zum Abschluss − budgetiert.

Vergleichen Sie den Ausführungsgrad immer mit dem Anteil der verstrichenen Zeit und mit dem Monatsplan, nicht nur mit dem Jahresgesamtwert.

Durchgerechnetes Beispiel: Monat 6

Angenommen, Sie erreichen Monat 6 von 12 (50 % der Zeit) mit dieser Ausführung:

Posten	Budget	Ausgeführt	Ausführung %	Einschätzung
Personal	240.000	118.000	49 %	Im Plan
Workshops	150.000	45.000	30 %	Unterausführung
Ausstattung	90.000	86.000	96 %	Erwartet: Kauf zu Beginn
Reisen	72.000	51.000	71 %	Überausführung
Verwaltung	48.000	22.000	46 %	Im Plan
Gesamt	600.000	322.000	54 %

Der Gesamtwert (54 %) wirkt gesund, verbirgt aber zwei Probleme:

• Reisen: Verbrauchsrate = 51.000 ÷ 6 = Bs 8.500 pro Monat. Prognose = 51.000 + 8.500 × 6 = Bs 102.000. Prognostizierte Abweichung = Bs 30.000 über dem Genehmigten. Ihnen bleiben Bs 21.000, die beim aktuellen Tempo zweieinhalb Monate reichen. Sie müssen das Tempo jetzt drosseln oder eine Budgetanpassung beantragen, nicht hinterher.
• Workshops: Es bleiben Bs 105.000 für sechs Monate, also Bs 17.500 pro Monat, gegenüber bisher Bs 7.500 pro Monat. Entweder sind die Aktivitäten im Verzug, oder die Workshops sind günstiger ausgefallen.

Um diese beiden Erklärungen zu unterscheiden, gleichen Sie die Ausgaben mit dem physischen Fortschritt ab. Wurden 40 % der geplanten Workshops durchgeführt, beträgt der Fertigstellungswert (Earned Value) 40 % × 150.000 = Bs 60.000. Bei Istkosten von Bs 45.000 liegt der Kostenleistungsindex (CPI = Fertigstellungswert ÷ Istkosten) bei 1,33: Die Workshops kosten weniger als geplant. Wurden nur 20 % durchgeführt, beträgt der Fertigstellungswert Bs 30.000, der CPI liegt bei 0,75, und das Problem ist ein doppeltes: Verzug und Kostenüberschreitung.

Schritt 4: Belege pro Ausgabe

Für jeden Abfluss besteht die Mindestakte aus:

1. Dem genehmigten Antrag oder Auftrag (wer hat wann genehmigt).
2. Der Rechnung oder Quittung, ausgestellt auf die Organisation.
3. Dem Zahlungsnachweis (Überweisung, Scheck oder Kassenbeleg).
4. Dem Nachweis der Aktivität: Teilnehmerliste, Bericht, Fotos oder Übergabeprotokoll.

Legen Sie sie unter demselben Code wie in Schritt 2 (Projekt-Posten-Quelle) und mit der Nummer des Buchungsbelegs ab. Wenn dann jemand nach „dem Beleg zur Buchung 214“ fragt, finden Sie ihn in einer Minute.

Handkasse in Projekten

In der Handkasse geht die Nachvollziehbarkeit am häufigsten verloren. Einige Regeln, die funktionieren:

• Ein Fonds pro Projekt, mit einer namentlich benannten verantwortlichen Person.
• Eine feste Frist für die Abrechnung, und keine Wiederauffüllung ohne die vorherige Abrechnung.
• Aufgefüllt wird nur, was abgerechnet und genehmigt wurde, nicht was ausgegeben wurde.
• Jeder Beleg wird einmal erfasst: Prüfen Sie Duplikate anhand von Nummer und Datum.
• Vorschüsse für eine Reise oder einen einmaligen Einkauf werden separat abgerechnet und abgeschlossen.

Abschluss des Projekts

1. Stimmen Sie die Ausführung des Projekts mit der Buchhaltung ab: Beide müssen dieselbe Zahl ergeben.
2. Prüfen Sie, dass keine Vorschüsse oder Handkassenfonds unabgerechnet bleiben.
3. Ermitteln Sie die nicht ausgeführten Salden pro Quelle und wenden Sie an, was der Vertrag vorsieht (Rückzahlung, Umplanung oder genehmigte Verwendung).
4. Führen Sie eine körperliche Bestandsaufnahme der gekauften Ausstattung durch und legen Sie deren Verbleib gemäß Vertrag fest; bewahren Sie das unterzeichnete Protokoll auf.
5. Schließen Sie die Belegakte und bewahren Sie sie so lange auf, wie es der Vertrag verlangt und Ihr Buchhalter oder Berater angibt.

Häufige Fehler

• Ausgaben in der allgemeinen Buchhaltung erfassen und erst bei der Berichtserstellung codieren.
• Nur auf den Gesamt-Ausführungsgrad schauen, der unausgewogene Posten verbirgt.
• Das Budget anpassen, wenn die Abweichung bereits eingetreten ist, statt wenn sie prognostiziert wird.
• Gemeinsame Kosten jeden Monat nach anderen Kriterien umlegen.
• Ausstattung kaufen, ohne festzuhalten, wer dafür verantwortlich ist.

Monatliche Checkliste

• Jeder Abfluss dieses Monats hat Projekt, Posten und Quelle.
• Die Ausführung pro Posten ist mit dem Monatsplan verglichen.
• Posten mit einer prognostizierten Abweichung über Ihrem Schwellenwert haben eine festgelegte Maßnahme.
• Die Handkasse ist abgerechnet und nur um das Genehmigte aufgefüllt.
• Jede Ausgabe hat ihre vier Belege unter ihrem Code abgelegt.
• Neue Ausstattung hat eine zugewiesene verantwortliche Person.

Den Schritt in ein System gehen

Wenn Sie das in Tabellen führen, funktioniert es; sobald Sie mehrere Projekte gleichzeitig betreuen, wird der manuelle Abgleich zum Engpass. Ein ERP wie MKA kann das Budget mit der aus den Einkäufen erfassten Ausführung vergleichen, bis hin zum Dokument, das eine Abweichung verursacht hat, Handkassenabrechnungen mit einem Foto des Belegs entgegennehmen und jedes Anlagegut seiner verantwortlichen Person zugeordnet halten (siehe die Lösung für NGOs und Institutionen). Das Format jedes Geldgebers stellen Sie weiterhin selbst zusammen, aber mit bereits geordneten Daten.