FEFO vs FIFO: como expedir pela validade sem confusão
Se você vende alimentos, produtos farmacêuticos ou cosméticos, expedir o que entrou primeiro não basta. Explicamos o FEFO, os dados necessários, como organizar o depósito e como medir se funciona.
Todos aprendemos FIFO: o primeiro que entra é o primeiro que sai. Funciona bem até que um fornecedor entrega um lote com validade mais curta do que o que você já tinha na prateleira. A equipe expede “o que está na frente”, o lote novo sai primeiro e, um mês depois, aparece no fundo do corredor uma caixa vencida que ninguém viu.
FIFO, FEFO e LIFO: três formas de tirar mercadoria
- FIFO (First In, First Out): sai primeiro o que entrou primeiro. Serve para produtos sem validade que mesmo assim envelhecem ou mudam de versão, como roupas de coleção ou peças de reposição.
- FEFO (First Expired, First Out): sai primeiro o que vence primeiro, não importa quando entrou. É a regra para alimentos, farmácia, cosméticos, químicos e tudo o que tem data de validade.
- LIFO (Last In, First Out): sai primeiro o último que entrou. Só faz sentido físico em materiais a granel que não se deterioram e são empilhados, como areia ou brita, onde só a camada de cima é acessível.
Muitas vezes FEFO e FIFO coincidem. O problema está nos casos em que não coincidem: fornecedores diferentes, importações com trânsito longo ou devoluções de clientes que voltam ao estoque.
Não confunda expedição com valoração
FIFO também é um método de valoração contábil (PEPS), assim como o custo médio ponderado. São coisas diferentes:
- O método de expedição decide qual caixa física sai da prateleira.
- O método de valoração decide a que custo essa saída é registrada no kardex e na contabilidade.
Você pode expedir com FEFO e valorar a custo médio sem nenhuma contradição. Qual método de valoração se aplica à sua empresa é definido pelo seu contador; este artigo trata só da expedição física.
Que dados você precisa
- Lote por produto, registrado no recebimento, não depois.
- Data de validade por lote, em um formato único (dia/mês/ano). Se o fornecedor só indica o mês, defina uma regra, por exemplo “último dia do mês”.
- Localização: depósito, corredor, prateleira e nível onde está cada lote.
- Quantidade por lote e localização que some exatamente o saldo total do produto. Se o saldo diz 500 e os lotes somam 480, a rastreabilidade já está quebrada.
Como organizar o depósito
- Receba com lote. Nenhum recebimento é fechado sem lote e validade nos produtos que exigem.
- Etiquete cada palete ou caixa com lote e validade em letra grande, visível do corredor.
- Separe os lotes em localizações diferentes. Misturar dois lotes no mesmo espaço é a causa mais comum de expedições erradas.
- Coloque o que vence primeiro na posição de picking, a mais acessível, e o resto na reserva.
- Expeça o lote indicado, não “o que está mais à mão”. A lista de separação deve trazer lote e localização.
Vida útil mínima: no recebimento e na expedição
FEFO não basta se você recebe produto que já chega quase vencido. Defina duas regras como política interna. Suponha estes números hipotéticos:
| Momento | Regra de exemplo | Para que serve |
|---|---|---|
| Recebimento | Aceitar só se restar pelo menos 2/3 da vida útil total | Evitar que o fornecedor transfira o risco para você |
| Expedição para atacadista | Pelo menos 30 dias de vida restante | O cliente também precisa de tempo para vender |
| Expedição para loja própria | Pelo menos 5 dias de vida restante | Canal de alto giro que absorve lotes curtos |
Os números dependem do seu ramo e do que você combinar com cada cliente; o importante é que estejam escritos e que todos os apliquem igual.
Exemplo: três lotes e um pedido
Suponha que hoje é 1º de outubro e você tem iogurte com custo de Bs 10 por unidade:
| Lote | Entrada | Validade | Quantidade |
|---|---|---|---|
| A | 5 set | 20 nov | 200 |
| B | 15 set | 15 dez | 300 |
| C | 25 set | 25 out | 150 |
O lote C entrou por último, mas vence primeiro. Chega um pedido de 250 unidades e, depois, a demanda normal é de 8 unidades por dia.
Com FIFO saem A (200) e B (50). Ficam B (250, vence em dezembro) e C (150, vence em 25 de outubro). Como o FIFO continua tirando de B, nos 24 dias até 25 de outubro são vendidas 192 unidades de B e o lote C inteiro vence: 150 unidades, Bs 1.500 de perda.
Com FEFO saem C (150) e A (100). Ficam A (100) e B (300). A acaba em uns 13 dias e B em uns 38 a mais, bem antes de dezembro: perda zero.
Agora suponha que esse pedido é de um atacadista que exige 30 dias de vida. C, com 24 dias, não pode ir para ele. O FEFO com filtro expede A (200) e B (50), e C é destinado às lojas próprias, que o consomem em uns 19 dias, dentro da regra de 5 dias. A regra completa é: sai o lote que vence primeiro entre os que cumprem a vida mínima do cliente.
Relatório de próximos a vencer
Revise-o toda semana. Colunas mínimas: produto, lote, localização, quantidade, dias até o vencimento e cobertura (quantidade ÷ demanda diária). Se a cobertura passa dos dias até o vencimento, esse lote não vai ser vendido a tempo.
O que fazer em cada faixa:
- 60 a 90 dias: marcá-lo como prioritário na separação e nas vendas.
- 30 a 60 dias: transferi-lo para a filial de maior giro, montar uma promoção ou negociar uma troca com o fornecedor se o contrato permitir.
- Menos de 30 dias: liquidar, vender em canais que aceitem vida curta ou dar baixa com termo. O tratamento de baixas e doações, valide com seu contador.
Indicadores
- Perda por vencimento (%) = valor baixado por vencimento ÷ custo das vendas do período × 100. Deve cair mês a mês; se sobe, revise recebimento e compras.
- Dias de estoque = estoque médio ÷ custo das vendas diário. Se se aproxima da vida útil do produto, você está comprando demais.
- % de expedições FEFO corretas = linhas expedidas com o lote correto ÷ total de linhas × 100. Abaixo de 95 %, há um problema de etiquetagem, localização ou disciplina.
Erros comuns
- Registrar o lote “depois”, quando já está na prateleira.
- Misturar lotes na mesma localização.
- Deixar o saldo por lote ficar negativo “para não travar a venda”.
- Reintegrar devoluções de clientes sem o lote original.
- Aplicar FEFO sem vida útil mínima por cliente e receber recusas.
- Olhar o relatório de próximos a vencer quando já não há tempo de agir.
Checklist
- Produtos com validade identificados e marcados para controle por lote.
- Nenhum recebimento é fechado sem lote e data.
- Etiquetas visíveis e um lote por localização.
- Vida útil mínima escrita para recebimento e por tipo de cliente.
- Lista de separação com lote e localização.
- Relatório de próximos a vencer revisado toda semana, com um responsável.
- Os três indicadores medidos todo mês.
Levar isso a um sistema
Convém ativar o controle de lotes só onde for necessário, por exemplo começando pelos perecíveis. Um ERP como o MKA permite ativá-lo por empresa, produto ou depósito, não deixa um item rastreado ficar negativo e, em cada saída, sugere o lote que vence primeiro; você pode ver isso na demo de lotes e localizações.