FEFO vs. FIFO: nach Verfallsdatum ausliefern, ohne Chaos

Wir alle haben FIFO gelernt: Was zuerst hereinkommt, geht zuerst hinaus. Das funktioniert, bis ein Lieferant eine Charge mit kürzerer Haltbarkeit liefert als die, die bereits in Ihrem Regal steht. Das Team liefert „das, was vorne steht“ aus, die neue Charge geht zuerst raus, und einen Monat später taucht hinten im Gang ein abgelaufener Karton auf, den niemand bemerkt hat.

FIFO, FEFO und LIFO: drei Arten, Ware zu entnehmen

• FIFO (First In, First Out): Was zuerst eingegangen ist, geht zuerst hinaus. Das passt zu Produkten ohne Verfallsdatum, die trotzdem altern oder die Version wechseln, etwa Saisonkleidung oder Ersatzteile.
• FEFO (First Expired, First Out): Was zuerst verfällt, geht zuerst hinaus, unabhängig davon, wann es eingegangen ist. Das ist die Regel für Lebensmittel, Arzneimittel, Kosmetik, Chemikalien und alles mit Verbrauchsdatum.
• LIFO (Last In, First Out): Was zuletzt eingegangen ist, geht zuerst hinaus. Physisch sinnvoll ist das nur bei Schüttgut, das nicht verdirbt und aufgeschüttet wird, etwa Sand oder Kies, wo nur die oberste Schicht erreichbar ist.

Oft führen FEFO und FIFO zum selben Ergebnis. Schwierig wird es in den Fällen, in denen das nicht so ist: unterschiedliche Lieferanten, Importe mit langen Transitzeiten oder Kundenretouren, die wieder in den Bestand gehen.

Verwechseln Sie Entnahme nicht mit Bewertung

FIFO ist auch ein buchhalterisches Bewertungsverfahren, genau wie der gewogene Durchschnittspreis. Das sind verschiedene Dinge:

• Das Entnahmeverfahren entscheidet, welcher physische Karton das Regal verlässt.
• Das Bewertungsverfahren entscheidet, zu welchen Kosten dieser Abgang im Kardex (der Lagerbuchkarte) und in der Buchhaltung erfasst wird.

Sie können nach FEFO entnehmen und zum Durchschnittspreis bewerten, ohne jeden Widerspruch. Welches Bewertungsverfahren für Ihr Unternehmen gilt, entscheidet Ihr Buchhalter; dieser Artikel behandelt nur die physische Entnahme.

Die Daten, die Sie brauchen

1. Charge pro Produkt, beim Wareneingang erfasst, nicht später.
2. Verfallsdatum pro Charge, in einem einheitlichen Format (Tag/Monat/Jahr). Wenn der Lieferant nur einen Monat angibt, legen Sie eine Regel fest, zum Beispiel „letzter Tag des Monats“.
3. Lagerplatz: Lager, Gang, Regal und Ebene, wo jede Charge liegt.
4. Menge pro Charge und Lagerplatz, die exakt den Gesamtbestand des Produkts ergibt. Wenn der Bestand 500 sagt und die Chargen zusammen 480 ergeben, ist die Rückverfolgbarkeit bereits gebrochen.

So organisieren Sie das Lager

1. Mit Charge vereinnahmen. Bei Produkten, die es erfordern, wird kein Wareneingang ohne Charge und Verfallsdatum abgeschlossen.
2. Beschriften Sie jede Palette oder jeden Karton mit Charge und Verfallsdatum in großer Schrift, vom Gang aus sichtbar.
3. Halten Sie Chargen getrennt, auf verschiedenen Lagerplätzen. Zwei Chargen auf demselben Platz zu mischen, ist die häufigste Ursache für falsche Auslieferungen.
4. Legen Sie die zuerst verfallende Charge auf den Kommissionierplatz, den am besten zugänglichen Platz, und den Rest in die Reserve.
5. Liefern Sie die vorgegebene Charge aus, nicht „das, was am nächsten liegt“. Die Kommissionierliste muss Charge und Lagerplatz zeigen.

Mindesthaltbarkeit: beim Wareneingang und bei der Auslieferung

FEFO reicht nicht, wenn Sie Ware erhalten, die schon kurz vor dem Verfall steht. Legen Sie zwei Regeln als interne Richtlinie fest. Nehmen wir diese hypothetischen Zahlen an:

Zeitpunkt	Beispielregel	Warum
Wareneingang	Nur annehmen, wenn noch mindestens 2/3 der gesamten Haltbarkeit übrig sind	Damit der Lieferant sein Risiko nicht an Sie weitergibt
Auslieferung an einen Großhändler	Mindestens 30 Tage Resthaltbarkeit	Auch der Kunde braucht Zeit zum Verkaufen
Auslieferung an die eigene Filiale	Mindestens 5 Tage Resthaltbarkeit	Ein Kanal mit hoher Umschlagsgeschwindigkeit, der kurze Chargen aufnimmt

Die Zahlen hängen von Ihrer Branche und von den Vereinbarungen mit jedem Kunden ab; wichtig ist, dass sie schriftlich festgehalten sind und alle sie gleich anwenden.

Beispiel: drei Chargen und ein Auftrag

Angenommen, heute ist der 1. Oktober und Sie haben Joghurt zu Kosten von Bs 10 pro Einheit:

Charge	Eingang	Verfällt	Menge
A	5. Sep.	20. Nov.	200
B	15. Sep.	15. Dez.	300
C	25. Sep.	25. Okt.	150

Charge C ist zuletzt eingegangen, verfällt aber zuerst. Ein Auftrag über 250 Einheiten kommt herein, und danach liegt die normale Nachfrage bei 8 Einheiten pro Tag.

Mit FIFO gehen A (200) und B (50) hinaus. Es bleiben B (250, verfällt im Dezember) und C (150, verfällt am 25. Oktober). Da FIFO weiter aus B entnimmt, verkaufen Sie in den 24 Tagen bis zum 25. Oktober 192 Einheiten von B, und die gesamte Charge C verfällt: 150 Einheiten, Bs 1.500 Abschreibung.

Mit FEFO gehen C (150) und A (100) hinaus. Es bleiben A (100) und B (300). A ist in etwa 13 Tagen aufgebraucht und B in etwa 38 weiteren, lange vor Dezember: null Abschreibung.

Nehmen wir nun an, dieser Auftrag stammt von einem Großhändler, der 30 Tage Resthaltbarkeit verlangt. C kann mit 24 Tagen nicht an ihn gehen. FEFO mit Filter liefert A (200) und B (50) aus, und C wird den eigenen Filialen zugewiesen, die sie in etwa 19 Tagen verbrauchen, innerhalb ihrer 5-Tage-Regel. Die vollständige Regel lautet: Ausgeliefert wird die Charge, die zuerst verfällt, unter denen, die die Mindesthaltbarkeit des Kunden erfüllen.

Bericht über bald verfallende Ware

Prüfen Sie ihn jede Woche. Mindestspalten: Produkt, Charge, Lagerplatz, Menge, Tage bis zum Verfall und Reichweite (Menge ÷ Tagesnachfrage). Ist die Reichweite größer als die Tage bis zum Verfall, wird diese Charge nicht rechtzeitig verkauft.

Was je nach Zeitraum zu tun ist:

• 60 bis 90 Tage: in Kommissionierung und Verkauf als vorrangig kennzeichnen.
• 30 bis 60 Tage: in die Filiale mit dem schnellsten Umschlag verlagern, eine Aktion durchführen oder mit dem Lieferanten einen Umtausch verhandeln, wenn der Vertrag es erlaubt.
• Unter 30 Tagen: abverkaufen, über Kanäle verkaufen, die kurze Haltbarkeit akzeptieren, oder mit unterschriebenem Protokoll ausbuchen. Klären Sie die Behandlung von Ausbuchungen und Spenden mit Ihrem Buchhalter.

Kennzahlen

• Abschreibung durch Verfall (%) = wegen Verfalls ausgebuchter Wert ÷ Wareneinsatz des Zeitraums × 100. Sie sollte Monat für Monat sinken; steigt sie, überprüfen Sie Wareneingang und Einkauf.
• Lagerreichweite in Tagen = durchschnittlicher Bestand ÷ täglicher Wareneinsatz. Nähert sie sich der Haltbarkeit des Produkts, kaufen Sie zu viel ein.
• % korrekte FEFO-Auslieferungen = mit der richtigen Charge ausgelieferte Positionen ÷ Positionen insgesamt × 100. Unter 95 % gibt es ein Problem bei Beschriftung, Lagerplatz oder Disziplin.

Häufige Fehler

• Die Charge „später“ erfassen, wenn sie schon im Regal steht.
• Chargen auf demselben Lagerplatz mischen.
• Den Bestand pro Charge ins Minus laufen lassen, „damit der Verkauf nicht stockt“.
• Kundenretouren ohne ihre ursprüngliche Charge wieder einlagern.
• FEFO ohne Mindesthaltbarkeit pro Kunde anwenden und Rücksendungen bekommen.
• Den Bericht über bald verfallende Ware erst ansehen, wenn keine Zeit mehr zum Handeln bleibt.

Checkliste

• Produkte mit Verfallsdatum identifiziert und für die Chargenverwaltung gekennzeichnet.
• Kein Wareneingang wird ohne Charge und Datum abgeschlossen.
• Sichtbare Etiketten und eine Charge pro Lagerplatz.
• Schriftlich festgelegte Mindesthaltbarkeit für den Wareneingang und pro Kundentyp.
• Kommissionierliste mit Charge und Lagerplatz.
• Bericht über bald verfallende Ware jede Woche geprüft, mit einem Verantwortlichen.
• Alle drei Kennzahlen jeden Monat gemessen.

Den Schritt in ein System gehen

Es lohnt sich, die Chargenverwaltung nur dort einzuschalten, wo Sie sie brauchen, zum Beispiel zunächst bei verderblicher Ware. Ein ERP wie MKA erlaubt, sie nach Unternehmen, Produkt oder Lager zu aktivieren, lässt einen nachverfolgten Artikel nicht ins Minus laufen und schlägt bei jedem Abgang die Charge vor, die zuerst verfällt; Sie können es in der Demo zu Chargen und Lagerplätzen sehen.