Como encurtar o fechamento contábil mensal
Um checklist ordenado, um calendário por dias e os indicadores para passar de um fechamento de semanas para um de poucos dias, mesmo trabalhando com planilhas.
É dia 12 do mês e o fechamento do anterior ainda não terminou. Falta conciliar uma conta bancária porque ninguém baixou o extrato, o almoxarifado entregou a contagem atrasada e apareceram notas de compra de três semanas atrás que estavam na mesa de alguém. Quando as demonstrações financeiras finalmente saem, a diretoria já tomou as decisões do mês sem elas. E na segunda-feira seguinte são lançados quatro ajustes num mês que deveria estar fechado.
Um fechamento longo quase nunca é problema de velocidade do contador. É problema de ordem: tarefas que dependem umas das outras são feitas fora de sequência, a informação chega tarde e ninguém sabe com quem está a bola. Este guia propõe um método que você pode aplicar a partir do próximo mês.
O princípio: antecipar trabalho para antes do fim do mês
O maior ganho não está em trabalhar mais rápido nos primeiros dias, e sim em fazer antes do dia 30 tudo o que não depende do dia 30. Conciliar bancos toda semana, revisar o plano de contas ou cobrar notas de fornecedores não precisa esperar o fechamento.
Checklist ordenado
A ordem importa: cada bloco usa o que o anterior deixou pronto.
- Corte de documentos. Defina a data e a hora do corte e comunique. Tudo o que foi vendido, expedido, recebido e faturado até esse momento entra no mês; o resto, no seguinte. Atenção especial às mercadorias expedidas sem faturar e às recebidas sem nota do fornecedor.
- Conciliações bancárias. Cada conta bancária e cada caixa, contra o extrato. O que ficar pendente deve estar identificado: depósitos em trânsito, cheques não compensados, tarifas ou débitos não lançados.
- Estoque. Feche as movimentações do mês, bata o saldo do kardex com a conta contábil e, se houve contagem física, registre as diferenças.
- Contas a receber. Aplique todos os recebimentos, revise o aging e concilie o auxiliar de clientes com a conta do razão.
- Contas a pagar. Lance todas as notas recebidas, aplique pagamentos e concilie o auxiliar de fornecedores com o razão. Se recebeu bens ou serviços sem nota, decida com o seu contador como reconhecê-los.
- Provisões e competência. Contas de consumo, honorários, aluguéis, juros e provisões trabalhistas que pertencem ao mês mesmo que a nota chegue depois. Os critérios e parâmetros são definidos pelo seu contador.
- Depreciação. Revise as entradas e baixas do mês e lance a depreciação do ativo imobilizado.
- Impostos. Bata os livros de compras e vendas com a contabilidade antes de preparar as declarações; prazos e formulários são validados pelo seu contador.
- Revisão de lançamentos. Balancete, contas transitórias zeradas, contas com saldo contrário à sua natureza e variações relevantes em relação ao mês anterior.
- Demonstrações e fechamento do período. Emita, revise com a diretoria e bloqueie o período para que ninguém lance mais nada nele.
Calendário de fechamento por dias
Suponha uma meta de fechar no 5º dia útil. Um calendário possível:
| Dia | Tarefas | Responsável |
|---|---|---|
| Dia −3 a −1 | Lembrete de corte, conciliação bancária em dia, notas de fornecedores pendentes cobradas | Contabilidade, tesouraria |
| Dia 0 (último do mês) | Corte de documentos, contagem física se aplicável | Vendas, almoxarifado |
| Dia 1 | Extratos bancários, conciliações finais, movimentações de estoque fechadas | Tesouraria, almoxarifado |
| Dia 2 | Contas a receber e a pagar conciliadas com o razão | Contabilidade |
| Dia 3 | Provisões, depreciação, livros de compras e vendas conferidos | Contabilidade |
| Dia 4 | Revisão de lançamentos e balancete, análise de variações | Contador geral |
| Dia 5 | Demonstrações financeiras, revisão com a diretoria, período bloqueado | Contador geral, diretoria |
Se hoje você fecha no dia 12, não tente chegar ao dia 5 de uma vez. Primeiro fixe o calendário no dia 10 e cumpra-o dois meses seguidos; depois encurte.
Quem faz o quê
O fechamento falha quando tudo depende da mesma pessoa. Distribua responsabilidades claras:
- Vendas: tudo o que foi expedido está faturado no corte e as notas de crédito do mês estão emitidas.
- Almoxarifado: movimentações fechadas e contagem física entregue no dia 1.
- Compras: notas de fornecedores entregues à contabilidade, sem gavetas cheias de papel.
- Tesouraria: extratos baixados e bancos conciliados.
- Contabilidade: provisões, depreciação, revisão e emissão das demonstrações.
- Diretoria: revisão das demonstrações e decisão sobre os ajustes relevantes.
Uma lista compartilhada com colunas de responsável, data comprometida e status (pendente, em andamento, pronto) basta para que ninguém precise perguntar.
Indicadores para medir o fechamento
| Indicador | Como se calcula | Como ler |
|---|---|---|
| Dias de fechamento | Dias úteis do fim do mês até as demonstrações aprovadas | É o indicador principal; acompanhe mês a mês |
| Ajustes posteriores | Quantidade e valor de lançamentos feitos no mês depois de dá-lo por fechado | Se for alto, o fechamento é rápido, mas não confiável |
| Pendências de conciliação antigas | Itens da conciliação bancária com mais de 30 dias | Se crescem, alguém está adiando lançamentos |
| Tarefas no prazo | Tarefas do calendário cumpridas no dia ÷ total de tarefas | Mostra qual área trava o fechamento |
Suponha que neste mês você fechou em 9 dias úteis, com 6 ajustes posteriores somando Bs 45.000, e que 14 das 20 tarefas do calendário foram cumpridas no prazo (70 %). As seis tarefas atrasadas dizem por onde começar. Cuidado para não melhorar os dias de fechamento à custa dos ajustes posteriores: um fechamento em 4 dias que é corrigido na semana seguinte não é um fechamento.
Erros comuns
- Conciliar bancos só no fechamento: você acumula um mês de diferenças em vez de uma semana.
- Não definir o corte: vendas e almoxarifado cortam em datas diferentes e o estoque nunca bate com o faturado.
- Lançar ajustes num período fechado sem controle: se o período pode ser mexido livremente, fechá-lo não significa nada.
- Digitar documentos que já existem em outro sistema: cada transcrição custa tempo e é um ponto de erro.
- Deixar a revisão para o final e descobrir no dia 5 um erro do dia 1.
- Não documentar o processo: se a pessoa que fecha sai de férias, o fechamento para.
Se quiser automatizar
Com este calendário e uma lista de responsáveis, uma empresa consegue fechar em poucos dias mesmo com planilhas. Quando o volume cresce, um ERP como o MKA pode gerar os lançamentos a partir de vendas, compras, recebimentos e pagamentos com regras de contabilização que você confere numa prévia, e fechar o período para que não aceite mais lançamentos (ver contabilidade).