Comment raccourcir votre clôture mensuelle
Une liste de contrôle ordonnée, un calendrier jour par jour et les indicateurs pour passer d’une clôture qui prend des semaines à une clôture qui prend quelques jours, même si vous travaillez avec des tableurs.
Nous sommes le 12 du mois et la clôture du mois précédent n’est toujours pas terminée. Un compte bancaire n’est pas rapproché parce que personne n’a téléchargé le relevé, l’entrepôt a remis son inventaire en retard et des factures d’achat d’il y a trois semaines sont réapparues sur un bureau. Lorsque les états financiers sortent enfin, la direction a déjà pris les décisions du mois sans eux. Et le lundi suivant, quatre écritures de régularisation sont passées sur un mois censé être clôturé.
Une clôture longue tient rarement à la vitesse de travail de votre comptable. C’est une question d’ordre : des tâches qui dépendent les unes des autres sont faites dans le désordre, l’information arrive tard et personne ne sait qui a la main. Ce guide propose une méthode que vous pouvez appliquer dès le mois prochain.
Le principe : avancer le travail avant la fin du mois
Le gain le plus important ne consiste pas à travailler plus vite les premiers jours, mais à faire avant le 30 tout ce qui ne dépend pas du 30. Rapprocher les banques chaque semaine, revoir le plan comptable ou relancer les factures fournisseurs n’a pas à attendre la clôture.
Liste de contrôle ordonnée
L’ordre compte : chaque bloc utilise ce que le précédent a laissé.
- Arrêté des documents. Fixez la date et l’heure de l’arrêté et communiquez-les. Tout ce qui a été vendu, expédié, reçu et facturé jusqu’à ce moment entre dans le mois ; le reste va au mois suivant. Soyez particulièrement attentif aux marchandises expédiées mais non facturées et aux marchandises reçues sans facture fournisseur.
- Rapprochements bancaires. Chaque compte bancaire et chaque caisse, avec son relevé. Tout élément en suspens doit être identifié : dépôts en transit, chèques non encaissés, frais ou débits non comptabilisés.
- Stocks. Clôturez les mouvements du mois, faites concorder le solde de la comptabilité de stocks avec le compte du grand livre et, s’il y a eu un inventaire physique, enregistrez les écarts.
- Créances clients. Imputez tous les encaissements, examinez la balance âgée et rapprochez le compte auxiliaire clients du grand livre.
- Dettes fournisseurs. Enregistrez chaque facture reçue, imputez les paiements et rapprochez le compte auxiliaire fournisseurs du grand livre. Si vous avez reçu des marchandises ou des services sans facture, décidez avec votre comptable comment les comptabiliser.
- Charges à payer et provisions. Services publics, honoraires, loyers, intérêts et provisions de paie qui appartiennent au mois même si la facture arrive plus tard. Votre comptable fixe les critères et les paramètres.
- Amortissements. Examinez les entrées et sorties du mois et comptabilisez l’amortissement des immobilisations.
- Impôts. Faites concorder les registres d’achats et de ventes avec la comptabilité avant de préparer les déclarations ; votre comptable confirme les échéances et les formulaires.
- Revue des écritures. Balance générale, comptes d’attente ou de transit à zéro, comptes présentant un solde contraire à leur nature et écarts significatifs par rapport au mois précédent.
- États financiers et clôture de la période. Établissez-les, examinez-les avec la direction et verrouillez la période pour que personne ne puisse plus y passer d’écritures.
Calendrier de clôture jour par jour
Supposons un objectif de clôture au 5ᵉ jour ouvré. Un calendrier possible :
| Jour | Tâches | Responsable |
|---|---|---|
| Jour −3 à −1 | Rappel de l’arrêté, rapprochement bancaire à jour, relance des factures fournisseurs en attente | Comptabilité, trésorerie |
| Jour 0 (dernier jour du mois) | Arrêté des documents, inventaire physique le cas échéant | Ventes, entrepôt |
| Jour 1 | Relevés bancaires, derniers rapprochements, mouvements de stock clôturés | Trésorerie, entrepôt |
| Jour 2 | Créances et dettes rapprochées du grand livre | Comptabilité |
| Jour 3 | Charges à payer, amortissements, registres d’achats et de ventes concordants | Comptabilité |
| Jour 4 | Revue des écritures et balance générale, analyse des écarts | Chef comptable |
| Jour 5 | États financiers, revue par la direction, période verrouillée | Chef comptable, direction |
Si vous clôturez aujourd’hui au 12ᵉ jour, n’essayez pas de passer d’un coup au 5ᵉ. Fixez d’abord le calendrier au 10ᵉ jour et tenez-le deux mois de suite ; réduisez ensuite encore.
Qui fait quoi
La clôture se grippe lorsque tout dépend d’une seule personne. Attribuez des responsabilités claires :
- Ventes : tout ce qui a été expédié est facturé avant l’arrêté et les avoirs du mois sont émis.
- Entrepôt : mouvements clôturés et inventaire physique remis le jour 1.
- Achats : factures fournisseurs transmises à la comptabilité, pas de tiroirs remplis de papiers.
- Trésorerie : relevés téléchargés et banques rapprochées.
- Comptabilité : charges à payer, amortissements, revue et établissement des états.
- Direction : revue des états et décision sur les ajustements significatifs.
Une liste partagée avec des colonnes pour le responsable, la date d’engagement et le statut (en attente, en cours, terminé) suffit pour que personne n’ait à demander.
Indicateurs de la clôture
| Indicateur | Mode de calcul | Comment l’interpréter |
|---|---|---|
| Jours de clôture | Jours ouvrés entre la fin du mois et les états approuvés | L’indicateur principal ; suivez-le mois après mois |
| Ajustements après clôture | Nombre et montant des écritures passées sur le mois après qu’il a été déclaré clôturé | S’ils sont élevés, la clôture est rapide mais pas fiable |
| Éléments de rapprochement anciens | Éléments du rapprochement bancaire de plus de 30 jours | S’ils augmentent, quelqu’un reporte des comptabilisations |
| Tâches dans les délais | Tâches du calendrier terminées le jour prévu ÷ total des tâches | Montre quel service freine la clôture |
Supposons que ce mois-ci vous ayez clôturé en 9 jours ouvrés, avec 6 ajustements après clôture totalisant Bs 45 000, et que 14 des 20 tâches du calendrier aient été faites dans les délais (70 %). Les six tâches en retard vous indiquent par où commencer. Veillez à ne pas améliorer les jours de clôture au détriment des ajustements après clôture : une clôture en 4 jours qui est corrigée la semaine suivante n’est pas une clôture.
Erreurs courantes
- Ne rapprocher les banques qu’en fin de mois : vous accumulez un mois d’écarts au lieu d’une semaine.
- Ne pas définir l’arrêté : les ventes et l’entrepôt arrêtent à des dates différentes et le stock ne correspond jamais à ce qui a été facturé.
- Passer des ajustements sur une période clôturée sans contrôle : si la période peut être modifiée librement, la clôturer ne signifie rien.
- Ressaisir des documents qui existent déjà dans un autre système : chaque transcription coûte du temps et ajoute une source d’erreur.
- Laisser la revue pour la fin et découvrir le jour 5 une erreur du jour 1.
- Ne pas documenter le processus : si la personne qui clôture part en congés, la clôture s’arrête.
Si vous voulez l’automatiser
Avec ce calendrier et une liste de responsables, une entreprise peut clôturer en quelques jours, même avec des tableurs. Lorsque le volume augmente, un ERP comme MKA peut générer les écritures à partir des ventes, des achats, des encaissements et des paiements à l’aide de règles de comptabilisation que vous vérifiez dans un aperçu, et clôturer la période pour qu’elle n’accepte plus d’écritures (voir la comptabilité).