如何缩短每月的会计结账周期
一份有序的检查清单、一张按天排列的结账日历和衡量指标，帮你把几周的月结缩短到几天，即使仍在用电子表格。
已经是本月 12 号，上个月的结账还没完成。有一个银行账户没对账，因为没人下载对账单；仓库交盘点结果交晚了；还有人从办公桌上翻出三周前的采购发票。等财务报表终于出来，管理层早已在没有报表的情况下做完了当月的决策。到了下周一，又有四笔调整分录记到了一个本该已经关账的月份。
结账慢，很少是因为会计手慢。问题在于顺序：相互依赖的工作没有按先后完成，信息来得太晚，也没人知道事情卡在谁手上。本文提供一套从下个月起就能用的方法。
原则：把工作提前到月底之前
最大的收益不在于头几天加快速度，而在于把不依赖月末的事情都在 30 号之前做完。每周做银行对账、检查科目表、催收供应商发票，这些都不必等到结账时才做。
有序的检查清单
顺序很重要：每一步都要用到上一步的结果。
- 单据截止。确定截止的日期和时间并通知到各部门。在此之前销售、发货、收货和开票的业务都计入本月，其余计入下月。尤其要关注已发货未开票，以及已收货但没有供应商发票的情况。
- 银行对账。每个银行账户和每个现金箱都要与对账单核对。未达项目必须查明：在途存款、未兑付支票、未入账的手续费或扣款。
- 库存。关闭本月的出入库，核对库存台账余额与总账科目；如果做了实物盘点，登记盘点差异。
- 应收账款。核销所有收款，检查账龄，并将客户明细账与总账核对。
- 应付账款。登记所有收到的发票，核销付款，并将供应商明细账与总账核对。如果收到了货物或服务但没有发票，与会计商定如何确认。
- 预提与计提。水电费、专业服务费、租金、利息以及属于本月的人工相关计提，即使发票晚到也应计入。具体标准和参数由你的会计确定。
- 折旧。检查本月新增和处置的资产，计提固定资产折旧。
- 税务。在准备申报前，先将采购和销售登记簿与账务核对一致；申报期限和表格由你的会计确认。
- 分录复核。试算平衡表、过渡或中转科目余额归零、余额方向与科目性质相反的科目，以及与上月相比的重大变动。
- 财务报表与期间关闭。出具报表，与管理层复核，然后锁定期间，任何人都不能再往里记账。
按天排列的结账日历
假设目标是在第 5 个工作日完成结账。一种可行的安排：
| 日期 | 任务 | 负责人 |
|---|---|---|
| 第 −3 至 −1 天 | 发出截止提醒，银行对账做到最新，催收未到的供应商发票 | 会计、资金 |
| 第 0 天（月末最后一天） | 单据截止，如需要则实物盘点 | 销售、仓库 |
| 第 1 天 | 取得银行对账单，完成最终对账，关闭库存出入库 | 资金、仓库 |
| 第 2 天 | 应收和应付与总账核对完毕 | 会计 |
| 第 3 天 | 计提、折旧，核对采购和销售登记簿 | 会计 |
| 第 4 天 | 分录复核和试算平衡，变动分析 | 总会计 |
| 第 5 天 | 出具财务报表，管理层复核，锁定期间 | 总会计、管理层 |
如果你现在要到第 12 天才结完，不要一下子压到第 5 天。先把日历定在第 10 天，连续两个月做到，再继续压缩。
谁负责什么
如果一切都压在一个人身上，结账一定会卡住。把职责分清楚：
- 销售：截止前已发货的都已开票，本月的贷项通知单都已开出。
- 仓库：出入库已关闭，第 1 天交出盘点结果。
- 采购：供应商发票交给会计，不再有塞满纸张的抽屉。
- 资金：下载对账单，完成银行对账。
- 会计：计提、折旧、复核并出具报表。
- 管理层：复核报表，并对重大调整作出决定。
一张共享清单，列出负责人、承诺日期和状态（待办、进行中、已完成），就足以让大家不用再四处询问。
衡量结账的指标
| 指标 | 计算方法 | 解读 |
|---|---|---|
| 结账天数 | 从月末到报表获批的工作日数 | 最核心的指标，按月跟踪 |
| 结账后调整 | 宣布关账后又记入该月的分录笔数和金额 | 如果偏高，说明结账快但不可靠 |
| 陈旧的未达项目 | 超过 30 天的银行对账未达项 | 如果持续增加，说明有人在拖延记账 |
| 按时完成率 | 按日完成的日历任务数 ÷ 任务总数 | 显示哪个部门拖慢了结账 |
假设本月你用了 9 个工作日结账，结账后调整 6 笔、金额合计 Bs 45,000，日历上的 20 项任务中有 14 项按时完成（70 %）。那 6 项延误的任务就告诉你该从哪里入手。注意不要用增加结账后调整来换取更少的结账天数：4 天结完、下周又要更正的结账，不算真正的结账。
常见错误
- 只在结账时做银行对账：积压的是一个月的差异，而不是一周的。
- 不明确截止点：销售和仓库的截止日期不一致，库存永远对不上已开票的数据。
- 不加控制地往已关闭期间记调整：如果期间可以随意修改，关账就毫无意义。
- 重复录入其他系统里已有的单据：每次转录都耗费时间，也多一个出错点。
- 把复核留到最后：到第 5 天才发现第 1 天的错误。
- 流程没有成文：负责结账的人一休假，结账就停摆。
如果想实现自动化
有了这张日历和一份职责清单，即使用电子表格，企业也能在几天内完成结账。当业务量增长时，像 MKA 这样的 ERP 可以根据你设定并在预览中检查的记账规则，从销售、采购、收款和付款自动生成分录，并关闭期间、不再接受新的记账（查看会计模块）。