Produkt21. Januar 2025· 6 min

So verkürzen Sie Ihren Monatsabschluss

Eine geordnete Checkliste, ein Kalender Tag für Tag und die Kennzahlen, um von einem Abschluss, der Wochen dauert, zu einem zu kommen, der wenige Tage dauert, auch wenn Sie mit Tabellenkalkulationen arbeiten.

Es ist der 12. des Monats, und der Abschluss des Vormonats ist immer noch nicht fertig. Ein Bankkonto ist nicht abgestimmt, weil niemand den Kontoauszug heruntergeladen hat, das Lager hat seine Zählung zu spät abgegeben, und Eingangsrechnungen von vor drei Wochen sind auf irgendeinem Schreibtisch aufgetaucht. Wenn die Abschlüsse endlich vorliegen, hat die Geschäftsleitung die Entscheidungen des Monats bereits ohne sie getroffen. Und am folgenden Montag werden vier Korrekturbuchungen in einen Monat gebucht, der eigentlich abgeschlossen sein sollte.

Ein langer Abschluss liegt selten daran, wie schnell Ihre Buchhaltung arbeitet. Es geht um Ordnung: Voneinander abhängige Aufgaben werden in der falschen Reihenfolge erledigt, Informationen kommen zu spät, und niemand weiß, wer gerade am Zug ist. Dieser Leitfaden schlägt eine Methode vor, die Sie ab dem nächsten Monat anwenden können.

Das Prinzip: Arbeit vor das Monatsende verlagern

Der größte Gewinn liegt nicht darin, in den ersten Tagen schneller zu arbeiten, sondern darin, vor dem 30. alles zu erledigen, was nicht vom 30. abhängt. Banken wöchentlich abzustimmen, den Kontenplan zu prüfen oder Lieferantenrechnungen einzufordern, muss nicht bis zum Abschluss warten.

Geordnete Checkliste

Die Reihenfolge ist wichtig: Jeder Block nutzt, was der vorherige hinterlassen hat.

Belegstichtag. Legen Sie Datum und Uhrzeit des Stichtags fest und kommunizieren Sie sie. Alles, was bis zu diesem Zeitpunkt verkauft, versandt, empfangen und fakturiert wurde, gehört in den Monat; der Rest in den nächsten. Achten Sie besonders auf versandte, aber nicht fakturierte Ware und auf empfangene Ware ohne Lieferantenrechnung.
Bankabstimmungen. Jedes Bankkonto und jede Kasse gegen den jeweiligen Auszug. Alles Offene muss identifiziert sein: Einzahlungen in Transit, nicht eingelöste Schecks, nicht gebuchte Gebühren oder Belastungen.
Lager. Schließen Sie die Bewegungen des Monats ab, gleichen Sie den Saldo der Lagerbuchhaltung mit dem Hauptbuchkonto ab und buchen Sie, falls eine Inventur stattfand, die Differenzen.
Forderungen. Verbuchen Sie alle Zahlungseingänge, prüfen Sie die Altersstruktur und stimmen Sie das Debitorenkonto mit dem Hauptbuch ab.
Verbindlichkeiten. Erfassen Sie jede erhaltene Rechnung, verbuchen Sie die Zahlungen und stimmen Sie das Kreditorenkonto mit dem Hauptbuch ab. Haben Sie Waren oder Leistungen ohne Rechnung erhalten, entscheiden Sie mit Ihrer Buchhaltung, wie sie zu erfassen sind.
Abgrenzungen und Rückstellungen. Versorgungsleistungen, Honorare, Mieten, Zinsen und Rückstellungen für die Lohnabrechnung, die zum Monat gehören, auch wenn die Rechnung später kommt. Kriterien und Parameter legt Ihre Buchhaltung fest.
Abschreibungen. Prüfen Sie die Zu- und Abgänge des Monats und buchen Sie die Abschreibung des Anlagevermögens.
Steuern. Gleichen Sie das Einkaufs- und das Verkaufsregister mit den Büchern ab, bevor Sie die Erklärungen erstellen; Fristen und Formulare bestätigt Ihre Buchhaltung.
Prüfung der Buchungen. Summen- und Saldenliste, Zwischen- und Verrechnungskonten auf null, Konten mit einem ihrer Natur entgegengesetzten Saldo und wesentliche Abweichungen gegenüber dem Vormonat.
Abschlüsse und Periodenabschluss. Erstellen Sie sie, besprechen Sie sie mit der Geschäftsleitung und sperren Sie die Periode, damit niemand mehr darauf buchen kann.

Abschlusskalender Tag für Tag

Nehmen wir als Ziel den Abschluss am 5. Arbeitstag an. Ein möglicher Kalender:

Tag	Aufgaben	Verantwortlich
Tag −3 bis −1	Erinnerung an den Stichtag, Bankabstimmung auf aktuellem Stand, offene Lieferantenrechnungen eingefordert	Buchhaltung, Treasury
Tag 0 (letzter Tag des Monats)	Belegstichtag, Inventur falls zutreffend	Vertrieb, Lager
Tag 1	Kontoauszüge, letzte Abstimmungen, Lagerbewegungen abgeschlossen	Treasury, Lager
Tag 2	Forderungen und Verbindlichkeiten mit dem Hauptbuch abgestimmt	Buchhaltung
Tag 3	Abgrenzungen, Abschreibungen, Einkaufs- und Verkaufsregister abgeglichen	Buchhaltung
Tag 4	Prüfung der Buchungen und Summen- und Saldenliste, Abweichungsanalyse	Leitung Buchhaltung
Tag 5	Abschlüsse, Besprechung mit der Geschäftsleitung, Periode gesperrt	Leitung Buchhaltung, Geschäftsleitung

Wenn Sie heute am 12. Tag abschließen, versuchen Sie nicht, auf einen Schlag auf Tag 5 zu springen. Legen Sie den Kalender zuerst auf Tag 10 fest und halten Sie ihn zwei Monate in Folge ein; verkürzen Sie dann weiter.

Wer macht was

Der Abschluss gerät ins Stocken, wenn alles von einer Person abhängt. Weisen Sie klare Verantwortlichkeiten zu:

Vertrieb: Alles Versandte ist bis zum Stichtag fakturiert, und die Gutschriften des Monats sind ausgestellt.
Lager: Bewegungen abgeschlossen und Inventur am Tag 1 abgegeben.
Einkauf: Lieferantenrechnungen an die Buchhaltung übergeben, keine Schubladen voller Papier.
Treasury: Kontoauszüge heruntergeladen und Banken abgestimmt.
Buchhaltung: Abgrenzungen, Abschreibungen, Prüfung und Erstellung der Abschlüsse.
Geschäftsleitung: Prüfung der Abschlüsse und Entscheidung über wesentliche Korrekturen.

Eine gemeinsame Liste mit Spalten für Verantwortlichen, zugesagtes Datum und Status (offen, in Arbeit, erledigt) genügt, damit niemand nachfragen muss.

Kennzahlen für den Abschluss

Kennzahl	Berechnung	Interpretation
Tage bis zum Abschluss	Arbeitstage vom Monatsende bis zu den genehmigten Abschlüssen	Die Hauptkennzahl; verfolgen Sie sie Monat für Monat
Korrekturen nach dem Abschluss	Anzahl und Betrag der Buchungen in den Monat, nachdem er für abgeschlossen erklärt wurde	Ist der Wert hoch, ist der Abschluss schnell, aber nicht verlässlich
Alte Abstimmungsposten	Posten der Bankabstimmung, die älter als 30 Tage sind	Wächst ihre Zahl, schiebt jemand Buchungen auf
Termingerechte Aufgaben	An ihrem Tag erledigte Kalenderaufgaben ÷ Gesamtzahl der Aufgaben	Zeigt, welcher Bereich den Abschluss bremst

Angenommen, Sie haben in diesem Monat in 9 Arbeitstagen abgeschlossen, mit 6 Korrekturen nach dem Abschluss über insgesamt Bs 45.000, und 14 der 20 Kalenderaufgaben wurden termingerecht erledigt (70 %). Die sechs verspäteten Aufgaben zeigen Ihnen, wo Sie anfangen sollten. Achten Sie darauf, die Tage bis zum Abschluss nicht auf Kosten der nachträglichen Korrekturen zu verbessern: Ein Abschluss in 4 Tagen, der in der Folgewoche korrigiert wird, ist kein Abschluss.

Häufige Fehler

Banken nur am Monatsende abstimmen: Sie sammeln die Differenzen eines Monats statt einer Woche an.
Den Stichtag nicht festlegen: Vertrieb und Lager schneiden an unterschiedlichen Daten ab, und der Bestand passt nie zu dem, was fakturiert wurde.
Korrekturen ohne Kontrolle in eine abgeschlossene Periode buchen: Lässt sich die Periode frei bearbeiten, bedeutet ihr Abschluss nichts.
Belege abtippen, die bereits in einem anderen System vorhanden sind: Jede Übertragung kostet Zeit und schafft eine weitere Fehlerquelle.
Die Prüfung ans Ende schieben und am 5. Tag einen Fehler vom 1. Tag entdecken.
Den Prozess nicht dokumentieren: Geht die Person, die abschließt, in den Urlaub, steht der Abschluss still.

Wenn Sie es automatisieren möchten

Mit diesem Kalender und einer Liste der Verantwortlichen kann ein Unternehmen auch mit Tabellenkalkulationen in wenigen Tagen abschließen. Wächst das Volumen, kann ein ERP wie MKA Buchungen aus Verkäufen, Einkäufen, Zahlungseingängen und Zahlungen anhand von Kontierungsregeln erzeugen, die Sie in einer Vorschau prüfen, und die Periode schließen, sodass sie keine Buchungen mehr annimmt (siehe Buchhaltung).