Ponto de pedido e estoque de segurança, com um exemplo
Como calcular quando pedir e quanto de reserva manter a partir da demanda, do prazo do fornecedor e da variabilidade, com um caso resolvido passo a passo.
O fornecedor leva dez dias para entregar, mas o pedido só sai quando alguém vê a prateleira quase vazia. Durante esses dez dias as vendas continuam, e na última semana o produto falta. Com outro item acontece o contrário: compra-se “por via das dúvidas” e o depósito acumula meses de mercadoria que prendem o caixa. Os dois problemas têm a mesma causa: não existe uma regra escrita que diga quando pedir e quanto de reserva manter.
Essa regra tem nome: ponto de pedido e estoque de segurança. Ela é calculada com três dados que você já tem nas vendas e nas compras, e funciona igual numa planilha ou num sistema.
Os três dados de que você precisa
- Demanda média diária (d). Unidades vendidas ou consumidas em um período, divididas pelos dias do período. Use pelo menos 8 a 12 semanas e exclua os dias sem estoque: se não havia produto, a venda zero não é demanda real.
- Lead time (L). Dias desde que você decide pedir até a mercadoria estar disponível para venda, não apenas até o caminhão chegar. Inclui aprovação, envio do pedido, transporte, recebimento e conferência.
- Variabilidade. Quanto a demanda e o prazo oscilam em torno da média. Mede-se com o desvio padrão da demanda diária (σd) e do lead time (σL). No Excel,
=DESVPAD()sobre a série diária.
A fórmula do ponto de pedido
O ponto de pedido (ROP) é o nível de estoque que, quando atingido, dispara a compra:
ROP = d × L + SS
A primeira parte, d × L, é o que você espera vender enquanto o pedido chega. A segunda, SS, é o estoque de segurança: o que protege você se nesse período vender mais que o normal ou o fornecedor atrasar.
Um detalhe importante: compare o ROP com a posição de estoque, não só com o físico.
Posição de estoque = estoque disponível + pedidos em trânsito − quantidades comprometidas
Se você olhar só o físico, vai pedir de novo algo que já está a caminho.
Estoque de segurança: duas formas de calcular
Versão simples (sem estatística)
SS = (demanda máxima diária × lead time máximo) − (demanda média × lead time médio)
É fácil de explicar e não exige desvio padrão, mas tende a superestimar, porque supõe que o pior dia de venda e o pior atraso acontecem juntos.
Versão com desvio padrão
Se só a demanda varia:
SS = Z × σd × √L
Se variam a demanda e o prazo:
SS = Z × √(L × σd² + d² × σL²)
Z é o fator do nível de serviço, ou seja, da probabilidade de não ficar sem estoque durante um ciclo de reposição:
| Nível de serviço | Z |
|---|---|
| 90% | 1,28 |
| 95% | 1,65 |
| 98% | 2,05 |
| 99% | 2,33 |
Passar de 95% para 99% parece pouco, mas aumenta a reserva em mais de 40%. Guarde os níveis altos para produtos críticos ou de alta margem.
Mínimo e máximo
Muitas empresas trabalham com mínimo e máximo em vez de falar em ROP. É a mesma coisa com outro nome:
- Mínimo = ponto de pedido. Quando a posição de estoque cai abaixo dele, você pede.
- Máximo = mínimo + quantidade de pedido habitual. É o teto que você quer atingir.
- Quantidade a pedir = máximo − posição de estoque no momento da revisão.
A quantidade de pedido habitual pode vir do lote mínimo do fornecedor, de um mês de consumo ou de um cálculo de lote econômico (EOQ), conforme o que pesar mais no seu caso.
Exemplo resolvido
Suponha um produto com estes dados hipotéticos, das últimas 12 semanas:
| Dado | Valor |
|---|---|
| Demanda média diária (d) | 20 unidades |
| Desvio padrão da demanda (σd) | 6 unidades |
| Demanda máxima observada | 30 unidades/dia |
| Lead time médio (L) | 10 dias |
| Desvio padrão do lead time (σL) | 2 dias |
| Lead time máximo observado | 14 dias |
| Nível de serviço desejado | 95% (Z = 1,65) |
| Quantidade de pedido habitual | 600 unidades |
Passo 1. Demanda durante o prazo: 20 × 10 = 200 unidades.
Passo 2. Estoque de segurança, versão simples: (30 × 14) − (20 × 10) = 420 − 200 = 220 unidades.
Passo 3. Estoque de segurança, só com a variabilidade da demanda: 1,65 × 6 × √10 = 1,65 × 6 × 3,16 ≈ 31 unidades.
Passo 4. Estoque de segurança, com demanda e prazo variáveis:
- L × σd² = 10 × 36 = 360
- d² × σL² = 400 × 4 = 1.600
- √(360 + 1.600) = √1.960 ≈ 44,3
- SS = 1,65 × 44,3 ≈ 73 unidades
Passo 5. Ponto de pedido: 200 + 73 = 273 unidades. Esse é o seu mínimo.
Passo 6. Máximo: 273 + 600 = 873 unidades.
Passo 7. Pedido: na revisão semanal você tem 180 na prateleira, 90 em trânsito e 10 comprometidas. Posição = 180 + 90 − 10 = 260, abaixo de 273. Você pede 873 − 260 = 613 unidades (ou 600, se o fornecedor vende por caixa).
Repare na diferença entre os passos 3 e 4: neste caso, a variabilidade do fornecedor pesa mais que a das vendas. Ignorá-la deixaria uma reserva de 31 unidades quando você precisa de 73. E a versão simples, com 220, triplica o necessário: é segura, mas cara.
Quando revisar os parâmetros
- Todo mês ou trimestre, como rotina, nos produtos que mais vendem (os A de uma classificação ABC).
- Quando mudam o fornecedor, a rota ou o modal de transporte: o lead time passa a ser outro.
- Antes e depois das temporadas (fim de ano, volta às aulas, campanhas): a média do ano inteiro não serve para dezembro.
- Quando você lança ou descontinua um produto, ou quando um substituto tira vendas dele.
- Quando rupturas ou excesso de estoque se repetem em um produto: é o sinal de que o parâmetro ficou velho.
Erros comuns
- Calcular a demanda com dias sem estoque. Eles derrubam a média e a planilha “aprende” a pedir menos, o que causa mais rupturas.
- Medir o lead time até a chegada e não até a disponibilidade. Se recebimento e conferência levam dois dias, faltam dois dias no cálculo.
- Usar o mesmo nível de serviço para tudo. 99% em itens de baixo giro enche o depósito de mercadoria parada.
- Comparar com o estoque físico e não com a posição de estoque, o que duplica pedidos.
- Definir o mínimo uma vez e esquecer. Parâmetros de um ano atrás descrevem outro negócio.
- Ignorar a validade. Em perecíveis, uma reserva grande vira perda. Combine com uma boa regra de saída (FEFO vs FIFO).
Checklist para começar numa planilha
- Vendas diárias por produto das últimas 12 semanas, sem dias de ruptura.
- Datas de pedido e de disponibilidade dos últimos pedidos de cada fornecedor.
- Média e desvio padrão das duas séries.
- Nível de serviço definido por categoria (por exemplo, A, B e C).
- Colunas de SS, mínimo e máximo com as fórmulas acima.
- Uma data fixa de revisão para recalcular.
Se quiser automatizar
Numa planilha isso funciona bem para dezenas de produtos; com centenas, manter os parâmetros em dia vira o gargalo. Um ERP como o MKA pode guardar os mínimos e máximos de cada produto, importá-los da sua planilha e mostrá-los junto ao kardex e ao giro (ver estoque).