Von der Zeiterfassung zur Lohnabrechnung ohne Fehler
Der Prozess und die Kontrollen, mit denen die Anwesenheitsdaten des Monats korrekt in die Lohnabrechnung gelangen: Feiertage, Krankmeldungen, Urlaub, bestätigte Zusammenfassung, Abschluss und Wiedereröffnung.
Zwei Tage bis zum Zahltag. Jemand lädt die Stempelungen aus dem biometrischen Terminal herunter, fügt sie in eine Tabelle ein und beginnt, sie mit Abwesenheitsanträgen abzugleichen, die per E-Mail kamen, und mit Urlaubstagen, die in einem Heft notiert sind. An einem Feiertag, der nie erfasst wurde, tauchen Fehltage auf, eine Person, die die Schicht getauscht hat, erscheint die ganze Woche als verspätet, und eine ärztliche Krankmeldung trifft ein, nachdem die Lohnabrechnung bereits berechnet wurde. Es wird von Hand korrigiert, die Leute werden bezahlt, und im nächsten Monat müssen Lohnzettel nachträglich angepasst werden.
Fast keiner dieser Fehler ist ein Rechenfehler. Es sind Prozessfehler: Daten, die zu spät kommen, ohne klaren Stichtag und ohne dass jemand bestätigt, dass der Monat vollständig ist, bevor gerechnet wird. Dieser Leitfaden schlägt einen Prozess mit Kontrollen in jedem Schritt vor, den Sie auch dann anwenden können, wenn Sie alles in Tabellenkalkulationen führen.
Vorab: Was dieser Leitfaden nicht abdeckt
Die Lohnabrechnung ist in Bolivien gesetzlich geregelt. Beiträge, Boni, Sozialleistungen, Abzüge, Einbehalte wie die RC-IVA, Zahlungs- und Meldefristen sowie jeder gesetzliche Betrag oder Prozentsatz sind in diesem Leitfaden bewusst ausgeklammert. Die gesetzlichen Parameter legt Ihre Personalabteilung oder Ihr arbeitsrechtlicher Berater fest, der auch jede Änderung prüfen sollte. Hier geht es um Prozess und Kontrolle: wie Sie sicherstellen, dass die Daten, die in diese Berechnungen einfließen, korrekt sind.
Der Prozess in sieben Schritten
- Bereiten Sie den Kalender des Zeitraums vor. Erfassen Sie vor Monatsbeginn die Arbeitstage und Feiertage (feste, wiederkehrende und solche, die im Laufe des Jahres ausgerufen werden) sowie die Schichten jeder Person. Ein fehlender Feiertag wird für die gesamte Belegschaft zu Fehltagen.
- Stellen Sie sicher, dass die Stempelungen vollständig sind. Prüfen Sie täglich oder wöchentlich unvollständige Stempelungen: Kommen ohne Gehen, Gehen ohne Kommen, Personen ohne Stempelung an einem Arbeitstag. Sie erst am Monatsende zu korrigieren, wenn sich niemand mehr erinnert, ist der Moment, in dem sich Fehler einschleichen.
- Erfassen Sie Ereignisse mit Belegen. Krankmeldungen, Urlaub, Freistellungen, Schichttausch und Freizeitausgleich werden erfasst, wenn sie eintreten, mit Beleg und Genehmigung. Was mündlich vereinbart wurde, existiert für die Lohnabrechnung nicht.
- Erstellen Sie die Monatszusammenfassung. Pro Person: gearbeitete Tage, Verspätungen, Fehltage, Krankmeldungen, Urlaub und Überstunden gemäß den Regeln, die die Personalabteilung festgelegt hat.
- Prüfen, korrigieren und bestätigen. Jeder Abteilungsleiter prüft die Zusammenfassung seines Teams und die Personalabteilung bestätigt sie. Jede Korrektur hält fest, wer, wann und warum. Nur die bestätigte Zusammenfassung geht in die Lohnabrechnung ein.
- Lohnabrechnung berechnen, prüfen und genehmigen. Die Lohnabrechnung wird aus der bestätigten Zusammenfassung berechnet, von einer anderen Person als derjenigen geprüft, die sie berechnet hat, und genehmigt. Danach wird der Zeitraum abgeschlossen.
- Nur kontrolliert wiedereröffnen. Muss ein abgeschlossener Zeitraum korrigiert werden, wird er mit Genehmigung wiedereröffnet, der Grund wird festgehalten, korrigiert und erneut abgeschlossen. Keine stille Bearbeitung einer Datei, die bereits ausgezahlt wurde.
Kontrollen nach Art des Ereignisses
| Ereignis | Typisches Risiko | Kontrolle |
|---|---|---|
| Feiertag | Wird er nicht erfasst, entstehen massenhaft Fehltage | Kalender vor Beginn des Zeitraums erfasst und geprüft |
| Krankmeldung | Kommt nach der Berechnung | Stichtag für Belege und sofortige Erfassung |
| Urlaub | Salden, die nicht aufgehen | Urlaubskonto pro Person mit Anfangssaldo, genommenen und offenen Tagen |
| Schichttausch | Falsche Verspätungen | Tausch vorab erfasst, von der Führungskraft genehmigt |
| Unvollständige Stempelung | Fehltag oder Verspätung falsch berechnet | Regelmäßige Prüfung und Begründung vor der Zusammenfassung |
| Eintritt oder Austritt im Laufe des Monats | Zu viele oder zu wenige Tage gezählt | Eintritts- oder Austrittsdatum vor Erstellung der Zusammenfassung erfasst |
Eine einfache Kontrolle, die die meisten Fehler aufdeckt: die Tagesabstimmung
Angenommen, ein Unternehmen hat 40 Beschäftigte und der Monat laut Kalender 22 Arbeitstage. Die erwarteten Personentage betragen 40 × 22 = 880.
Die Monatszusammenfassung muss jeden dieser Tage zuordnen:
| Position | Personentage |
|---|---|
| Gearbeitet | 830 |
| Urlaub | 20 |
| Krankmeldungen | 18 |
| Fehltage | 12 |
| Summe | 880 |
Ergibt die Summe nicht 880, gibt es nicht zugeordnete oder doppelt gezählte Tage. Und achten Sie auf die Verteilung: Springen die Fehltage plötzlich auf 52, wurde sehr wahrscheinlich ein Feiertag nicht erfasst (40 Personen × 1 Tag = 40 Fehltage, die niemand begangen hat). Diese Abstimmung dauert Minuten und sollte vor der Bestätigung der Zusammenfassung erfolgen, nicht nach der Auszahlung.
Monatliche Checkliste
- Kalender des Zeitraums mit Feiertagen und Schichten vor Beginn erfasst.
- Eintritte, Austritte sowie Stellen- oder Abteilungswechsel mit Datum erfasst.
- Unvollständige Stempelungen geklärt und begründet.
- Krankmeldungen, Urlaub und Schichttausch mit Beleg und Genehmigung erfasst.
- Stichtag für die Ereignisse des Monats kommuniziert.
- Monatszusammenfassung erstellt und Abstimmung der Personentage durchgeführt.
- Zusammenfassung von jeder Führungskraft geprüft und von der Personalabteilung bestätigt.
- Geltende Parameter der Lohnabrechnung von der Personalabteilung oder dem arbeitsrechtlichen Berater bestätigt.
- Lohnabrechnung berechnet, von einer zweiten Person geprüft und genehmigt.
- Zeitraum abgeschlossen; jede Wiedereröffnung mit Genehmigung und Grund.
Kennzahlen zur Steuerung des Prozesses
| Kennzahl | Berechnung | Interpretation |
|---|---|---|
| Tage bis zum Abschluss der Lohnabrechnung | Abschlussdatum − letzter Tag des Zeitraums | Steigt sie, liegt der Engpass meist bei der Zusammenfassung |
| Unvollständige Stempelungen | Ungepaarte Stempelungen ÷ Stempelungen gesamt | Hoch: Problem mit Gerät, Standort oder Gewohnheit |
| Korrekturen an der Zusammenfassung | Erfasste Korrekturen ÷ Personen | Hoch: Ereignisse kommen zu spät oder Schichten sind schlecht definiert |
| Anpassungen nach Abschluss | Korrigierte Lohnzettel ÷ ausgestellte Lohnzettel | Sollte gegen null gehen; jede Anpassung ist ein durchgerutschter Fehler |
| Wiedereröffnungen | Wiedereröffnungen pro Zeitraum | Regelmäßig mehr als eine bedeutet, dass vor der Prüfung abgeschlossen wird |
| Offener Urlaubssaldo | Offene Tage pro Person | Unkontrolliert wachsende Salden sind eine Verbindlichkeit und ein Risiko |
Häufige Fehler
- Die Lohnabrechnung aus einer unbestätigten Zusammenfassung berechnen und nebenbei korrigieren.
- Keinen Stichtag haben für Krankmeldungen und Freistellungen.
- Feiertage zu spät erfassen oder annehmen, dass das Terminal sie bereits kennt.
- Mündlicher Schichttausch, der als Verspätung erscheint.
- Eine Person berechnet und genehmigt, ohne zweite Prüfung.
- Einen bereits ausgezahlten Zeitraum bearbeiten, ohne ihn wiederzueröffnen oder eine Spur zu hinterlassen.
- Gesetzliche Parameter aus einer alten Lohnabrechnung kopieren, ohne dass die Personalabteilung oder der Berater bestätigt, dass sie noch gelten.
Wenn Sie es automatisieren möchten
Dieser Prozess funktioniert in Tabellenkalkulationen, ist aber mit wachsender Belegschaft schwer durchzuhalten. Ein System wie MKA kann die Stempelungen vom biometrischen Terminal empfangen, Krankmeldungen, Urlaub, Feiertage und Schichttausch anwenden und nur die bestätigte Monatszusammenfassung an die Lohnabrechnung übergeben (siehe Zeiterfassung).