Wie Sie eine Vertriebspipeline aufbauen, die gut prognostiziert
Phasen mit Ausstiegskriterien, Wahrscheinlichkeit pro Phase, gewichtete Prognose mit durchgerechnetem Beispiel, Abschlussquote, Verweildauer in der Phase und Pipeline-Pflege.
Es ist die Vertriebsbesprechung zu Monatsbeginn. Jeder Verkäufer sagt, wie viel er abschließen wird, und die Summe ist eine Zahl, von der alle wissen, dass sie nicht eintreten wird. Am Monatsende wird die Hälfte abgeschlossen, und niemand kann erklären, ob es Pech war, schlechte Verkaufschancen oder eine Pipeline, die mit seit Monaten toten Geschäften aufgebläht war. Das Problem ist fast nie das Team: Es liegt daran, dass die Pipeline keine Regeln hat.
Dieser Leitfaden erklärt Schritt für Schritt, wie Sie eine Pipeline aufbauen, aus der Sie prognostizieren können. Es funktioniert in einer Tabelle genauso wie in einem CRM.
1. Phasen mit Ausstiegskriterien definieren
Eine Phase beschreibt nicht, was der Verkäufer tut, sondern was mit dem Kunden bereits geschehen ist. Deshalb braucht jede Phase ein überprüfbares Ausstiegskriterium: eine Tatsache, die jeder nachprüfen kann.
| Phase | Ausstiegskriterium (um in die nächste zu wechseln) |
|---|---|
| Interessent | Es gab Kontakt, und der Kunde hat einem Termin zugestimmt |
| Qualifiziert | Bedarf, ungefähres Budget, Entscheider und voraussichtliches Datum bestätigt |
| Angebot gesendet | Der Kunde hat das Angebot erhalten und mit Ihnen durchgesprochen |
| Verhandlung | Es gibt konkrete Einwände zu Preis, Termin oder Konditionen, nicht mehr zum Was |
| Zusage | Der Kunde hat bestätigt, dass er kauft, und es befindet sich in seinem internen Genehmigungsprozess |
| Gewonnen / Verloren | Unterschrift oder Bestellung, oder Verlustgrund erfasst |
Praktische Regeln:
- Fünf bis sieben Phasen. Mehr Phasen bringen keine Genauigkeit, nur mehr Diskussionen.
- Eine Verkaufschance überspringt keine Phase, ohne die Kriterien dazwischen zu erfüllen.
- Ein Verlust erfordert immer einen Grund (Preis, Wettbewerber, kein Budget, keine Antwort). Ohne Gründe können Sie sich nicht verbessern.
2. Jeder Phase eine Wahrscheinlichkeit auf Basis Ihrer Historie zuweisen
Die Wahrscheinlichkeit einer Phase wird nicht erfunden: Sie wird aus Ihren abgeschlossenen Verkaufschancen berechnet.
Phasenwahrscheinlichkeit = Verkaufschancen, die diese Phase erreicht haben und gewonnen wurden ÷ abgeschlossene Verkaufschancen (gewonnen + verloren), die diese Phase erreicht haben.
Wenn Sie keine Historie haben, beginnen Sie mit vernünftigen Werten und berechnen Sie sie jedes Quartal neu. Für das Beispiel verwenden wir: Interessent 10 %, Qualifiziert 20 %, Angebot 40 %, Verhandlung 60 %, Zusage 80 %.
3. Die gewichtete Prognose berechnen
Gewichtete Prognose = Σ (Betrag der Verkaufschance × Wahrscheinlichkeit ihrer Phase).
Angenommen, diese offene Pipeline, in Bolivianos:
| Verkaufschance | Betrag | Phase | Wahrscheinlichkeit | Gewichtet | Erwarteter Abschluss |
|---|---|---|---|---|---|
| A | 40.000 | Verhandlung | 60 % | 24.000 | Diesen Monat |
| B | 25.000 | Angebot | 40 % | 10.000 | Nächsten Monat |
| C | 80.000 | Qualifiziert | 20 % | 16.000 | In zwei Monaten |
| D | 15.000 | Zusage | 80 % | 12.000 | Diesen Monat |
| E | 50.000 | Angebot | 40 % | 20.000 | Diesen Monat |
| F | 30.000 | Interessent | 10 % | 3.000 | In drei Monaten |
| Gesamt | 240.000 | 85.000 |
Drei Erkenntnisse:
- Die gesamte Pipeline (Bs 240.000) ist keine Prognose. Aus ihrer Summe stammt die aufgeblähte Zahl der Besprechung.
- Die gewichtete Prognose für die gesamte Pipeline beträgt Bs 85.000, verteilt jedoch über mehrere Monate.
- Für diesen Monat zählen nur A, D und E: 24.000 + 12.000 + 20.000 = Bs 56.000. Das ist die Zahl, zu der Sie sich verpflichten sollten.
Die Gewichtung funktioniert gut bei vielen Verkaufschancen; bei wenigen großen prüfen Sie die Geschäfte mit hoher Wahrscheinlichkeit zusätzlich einzeln.
4. Die Abschlussquote messen
Abschlussquote = gewonnene Verkaufschancen ÷ abgeschlossene Verkaufschancen (gewonnen + verloren). Offene beziehen Sie nicht ein.
Angenommen, Sie haben im letzten Quartal 60 Verkaufschancen abgeschlossen: 18 gewonnen und 42 verloren. Ihre Quote beträgt 18 ÷ 60 = 30 %.
Betrachten Sie sie auch Phase für Phase (wie viele zum Beispiel von Angebot zu Verhandlung übergehen): Das zeigt, wo der Trichter undicht ist. Wenn die meisten nach dem Angebot sterben, liegt das Problem vielleicht beim Preis oder bei der Präsentation des Angebots, nicht bei der Akquise.
Mit der Quote können Sie die benötigte Abdeckung berechnen: Liegt Ihr Monatsziel bei Bs 100.000 und gewinnen Sie 30 %, brauchen Sie etwa 100.000 ÷ 0,30 ≈ Bs 333.000 an Verkaufschancen, die in diesem Monat abschließen.
5. Verweildauer in der Phase und Verkaufszyklus verfolgen
- Verweildauer in der Phase: Tage, seit die Verkaufschance in ihre aktuelle Phase gelangt ist. Berechnen Sie den Durchschnitt der gewonnenen Geschäfte für jede Phase.
- Verkaufszyklus: Tage von der Anlage der Verkaufschance bis zu ihrem Gewinn.
Eine nützliche Regel: Befindet sich eine Verkaufschance länger als das Doppelte des Durchschnitts der gewonnenen Geschäfte in ihrer Phase, prüfen Sie sie. Höchstwahrscheinlich ist sie ins Stocken geraten, und ihre tatsächliche Wahrscheinlichkeit liegt unter der ihrer Phase.
Mit diesen Daten können Sie die Pipeline-Geschwindigkeit berechnen:
Geschwindigkeit = (offene Verkaufschancen × durchschnittlicher Betrag × Abschlussquote) ÷ Verkaufszyklus in Tagen.
Angenommen, 30 Verkaufschancen, ein durchschnittlicher Betrag von Bs 20.000, eine Quote von 30 % und ein Zyklus von 45 Tagen: 30 × 20.000 × 0,30 ÷ 45 = Bs 4.000 pro Tag. Wenn Sie mehr verkaufen wollen, können Sie an jeder der vier Variablen ansetzen, und diese Rechnung zeigt Ihnen die Wirkung jeder einzelnen.
6. Pipeline-Pflege: die wöchentliche Durchsicht
Eine Prognose ist nur so gut wie ihre Daten. Prüfen Sie jede Woche:
- Verkaufschancen mit überschrittenem Abschlussdatum: Datum aktualisieren oder als verloren markieren.
- Verkaufschancen ohne geplante nächste Aktivität.
- Nicht aktualisierte Beträge seit der letzten Version des Angebots.
- Ins Stocken geratene Verkaufschancen gemäß der Regel zur Verweildauer.
- Verluste ohne erfassten Grund.
Und einmal im Monat vergleichen Sie: Prognosegenauigkeit = tatsächlicher Umsatz ÷ zugesagte Prognose. Haben Sie Bs 56.000 zugesagt und Bs 50.000 abgeschlossen, liegt die Genauigkeit bei 89 %. Bleiben Sie dauerhaft darunter, sind Ihre Wahrscheinlichkeiten überhöht: Berechnen Sie sie neu.
Häufige Fehler
- Phasen, die Aktivitäten beschreiben („angerufen“, „E-Mail gesendet“) statt Tatsachen beim Kunden.
- Feste Wahrscheinlichkeiten, die niemand überprüft, oder die jeder Verkäufer nach Gefühl anpasst.
- Sich zur gesamten Pipeline verpflichten statt zum gewichteten Wert des Zeitraums.
- Tote Verkaufschancen nicht schließen, die die Pipeline aufblähen und die tatsächliche Quote drücken.
- Die Quote mit offenen Verkaufschancen berechnen, was sie verzerrt.
- Angebote und Pipeline ohne Verbindung, mit Beträgen, die nicht übereinstimmen.
Kurze Checkliste
- Fünf bis sieben Phasen mit schriftlichem Ausstiegskriterium.
- Wahrscheinlichkeit pro Phase aus Ihren eigenen Daten berechnet und jedes Quartal überprüft.
- Abschlussdatum und nächste Aktivität bei jeder Verkaufschance verpflichtend.
- Grund beim Verlust verpflichtend.
- Wöchentliche Pflege-Durchsicht und monatlicher Genauigkeitsvergleich.
Den Schritt in ein System gehen
All das lässt sich mit Disziplin in einer Tabelle führen. Wenn Ihnen lieber ist, dass die Rechnung für Sie erledigt wird, hält ein CRM wie das von MKA die Pipeline auf einem Kanban-Board, auf dem jede Phase ihre Wahrscheinlichkeit hat, berechnet die gewichtete Prognose und enthält Berichte zum Konversionstrichter und zur Verweildauer in der Phase (siehe CRM).