SIAT-Notfallbetrieb: So bereiten Sie sich vor, bevor das Internet ausfällt

Es ist Freitagabend, das Geschäft ist voll, und das Internet fällt aus. Für viele bolivianische Unternehmen endet das mit einer stockenden Warteschlange und einer Kassiererin, die nicht weiß, ob sie weiter Rechnungen ausstellen darf. Das muss nicht sein: Der Notfallbetrieb wird vorher vorbereitet, nicht während des Ausfalls.

Online heißt nicht „immer verbunden“

Bei der Online-Rechnungsstellung im SIAT wird jede Rechnung zur Validierung an die Steuerbehörde (SIN) gesendet. Die Vorschriften gehen jedoch davon aus, dass die Verbindung ausfallen kann, auf Ihrer Seite oder auf der der Behörde. Genau dafür gibt es den Notfallbetrieb (Contingencia).

Die drei Bausteine, die Sie verstehen müssen

• Signifikantes Ereignis. Die formelle Erfassung, dass etwas schiefgelaufen ist: ein Internetausfall, eine Störung der SIN-Dienste oder ein Stromausfall, unter anderem. Es wird mit Beginn und Ende gemeldet.
• Offline-Ausstellung. Während des Ereignisses stellen Sie weiterhin Rechnungen mit ihrem CUF und QR-Code aus, signiert und fertig. Sie sind nur noch nicht beim SIN angekommen.
• Pakete. Wenn die Verbindung zurückkehrt, werden die während des Ereignisses ausgestellten Rechnungen in Paketen zusammengefasst und zur Validierung gesendet.

Die Ereignistypen, die Fristen für ihre Meldung und für den Versand der Pakete sowie die Bedingungen für jeden Fall legen die geltenden Vorschriften des SIN fest. Prüfen Sie sie mit Ihrem Steuerberater oder in den veröffentlichten Regeln, denn sie ändern sich, und aus dem Gedächtnis zu arbeiten ist riskant.

Finden Sie zuerst heraus, was ausgefallen ist

Nicht alle Ausfälle sind gleich, und die Art des Ereignisses, das Sie erfassen, hängt von der Ursache ab. Bevor irgendetwas gemeldet wird, muss jemand innerhalb weniger Minuten eine Diagnose stellen:

Symptom	Wahrscheinliche Ursache	So prüfen Sie es
Im Geschäft lädt keine Website	Ihr Internet	Andere Website und anderes Gerät testen; Router prüfen oder Ihren Anbieter anrufen
Das Internet funktioniert, aber der SIN antwortet nicht	SIN-Dienst	Prüfen, ob andere Dienste normal laden; die offiziellen Kanäle des SIN ansehen
Die Kasse oder der Router hat sich abgeschaltet	Strom	Prüfen, ob Sie eine Notstromversorgung haben (USV, Generator) und wie lange sie reicht
Nur eine Kasse fällt aus	Gerät oder lokales Netzwerk	Mit den anderen Kassen derselben Filiale vergleichen

Wenn nur eine Kasse ausfällt, brauchen Sie möglicherweise gar keinen Notfallbetrieb: Verlagern Sie die Verkäufe auf eine andere Kasse, bis sie repariert ist.

Der Notfallplan des Geschäfts

Ein Plan ist nützlich, wenn er vier Fragen beantwortet, bevor der Ausfall eintritt:

1. Wer entscheidet. Eine Person pro Schicht (Leitung oder Aufsicht) genehmigt den Wechsel in den Notfallbetrieb. Die Kassiererin sollte nicht allein entscheiden.
2. Wann entschieden wird. Legen Sie fest, wie lange Sie warten, bevor Sie in den Notfallbetrieb wechseln; zu langes Warten ist es, was die Schlange entstehen lässt.
3. Was dem Kunden gesagt wird. Eine kurze Nachricht, für alle gleich: „Wir sind offline; Ihre Rechnung wird trotzdem ausgestellt und an den SIN gesendet, sobald das Netz zurück ist.“ Keine Improvisation.
4. Was übergeben wird. Die im Notfallbetrieb ausgestellte Rechnung mit ihrem QR-Code. Wenn der Kunde sie später überprüfen möchte, erklären Sie, dass er dies tun kann, sobald das Paket validiert wurde.

Schreiben Sie den Plan auf eine einzige Seite und legen Sie ihn an jede Kasse.

Checkliste zur Vorbereitung

• Geräte: Kassen und Drucker, die offline weiter ausstellen können; ein getestetes Ersatzgerät.
• Ersatzverbindung: ein zweiter Anbieter oder ein mobiler Datentarif für die Hauptkasse.
• Strom: eine USV für Kasse, Drucker und Router, mit bekannter Laufzeit.
• Gültige Codes: CUIS und CUFD zu Beginn jeder Schicht aktuell, damit sich kein Ablauf zu einem Ausfall gesellt. Fragen Sie Ihren Steuerberater, welches Verfahren gilt, wenn ein Code mitten in einem Ereignis abläuft.
• Verbrauchsmaterial: genügend Thermopapier und das Ausweichverfahren, das Ihnen Ihr Steuerberater für den Fall gegeben hat, dass die Kasse ganz ausfällt.
• Geschultes Personal: Jede Kassiererin hat mindestens eine simulierte Notfallübung durchlaufen.
• Kontakte griffbereit: Internetanbieter, Systemsupport und Steuerberater.

Beispiel: ein Ausfall von 2 Stunden

Angenommen, ein Geschäft verkauft durchschnittlich 30 Bons pro Stunde mit einem Durchschnittsbon von Bs 50. Das Internet fällt um 19:00 Uhr aus und kehrt um 21:00 Uhr zurück.

Uhrzeit	Was passiert	Was Sie tun
19:00	Das Internet fällt aus	Die Kassiererin informiert die Leitung
19:05	Diagnose	Es wird bestätigt, dass es am Internetanbieter liegt, nicht am SIN
19:10	Entscheidung	Die Leitung wechselt in den Notfallbetrieb; das Ereignis wird mit der tatsächlichen Uhrzeit des Ausfalls erfasst
19:10–21:00	Offline-Verkäufe	Rund 55 Verkäufe, etwa Bs 2.750, mit übergebener Rechnung und QR-Code
21:00	Die Verbindung kehrt zurück	Das Ereignis wird mit seiner Endzeit geschlossen
21:00–21:30	Nachholen	Die Pakete werden gesendet und die Antwort des SIN geprüft
Folgetag	Kontrolle	Die Verkäufe der Schicht werden mit dem Validierten abgeglichen

Ohne Plan werden diese 10 Minuten Zögern zu einer stundenlangen Schlange. Mit Plan ist der Ausfall für den Kunden fast unsichtbar.

Wenn die Verbindung zurückkehrt

Dass das Netz zurück ist, heißt nicht, dass alles erledigt ist. Prüfen Sie in dieser Reihenfolge:

1. Ereignis geschlossen. Das signifikante Ereignis hat seine Endzeit erfasst.
2. Alles gesendet. Jede im Notfallbetrieb ausgestellte Rechnung befindet sich in einem gesendeten Paket. Vergleichen Sie die Anzahl der Verkäufe im Kassensystem mit der Anzahl der gesendeten Rechnungen.
3. Antwort des SIN. Jedes Paket wurde validiert. Kommt eine Rechnung beanstandet oder abgelehnt zurück, ermitteln Sie den Grund und korrigieren Sie sie mit Ihrem Steuerberater nach dem geltenden Verfahren.
4. Abgleich. Die Gesamtverkäufe der Kasse stimmen mit dem für die Schicht abgerechneten und validierten Gesamtbetrag überein.

Kennzahlen zur Messung Ihres Notfallbetriebs

• Verkäufe im Notfallbetrieb (%) = im Notfallbetrieb ausgestellte Rechnungen / Rechnungen insgesamt im Zeitraum × 100. Steigt der Wert Monat für Monat, liegt das Problem an Ihrer Konnektivität, nicht an der Kasse.
• Zeit bis zum Nachholen = Validierungszeit des letzten Pakets − Endzeit des Ereignisses. Je kürzer, desto geringer das Risiko, dass etwas vergessen wird.
• Beanstandete Rechnungen (%) = beanstandete oder abgelehnte Rechnungen / im Notfallbetrieb gesendete Rechnungen × 100. Der Wert sollte gegen null gehen; andernfalls gibt es einen wiederkehrenden Daten- oder Prozessfehler.
• Zeit bis zum Wechsel = Uhrzeit der Aktivierung des Notfallbetriebs − Uhrzeit des Ausfalls. Sie misst, wie gut Ihr Plan funktioniert.

Häufige Fehler

• Den Verkauf „bis das Internet zurück ist“ einstellen, statt in den Notfallbetrieb zu wechseln.
• Beginn oder Ende des Ereignisses nicht erfassen oder ungefähre Uhrzeiten eintragen.
• Vergessen, die Pakete zu senden, weil „das System wieder läuft“.
• Eine Störung des SIN melden, obwohl das Problem der Router des Geschäfts war.
• Die Schicht mit einem CUFD beginnen, der kurz vor dem Ablauf steht.
• Beanstandete Rechnungen erst prüfen, wenn der Steuerberater sie beim Monatsabschluss findet.

Wenn Sie es automatisieren möchten

Mit einem guten Plan und einer Kontrolltabelle können Sie den Notfallbetrieb bewältigen, aber idealerweise sollte die Kassiererin gar nicht darüber nachdenken müssen: Der Verkauf geht im Notfallbetrieb hinaus, das Ereignis wird erfasst, und die Pakete werden von selbst gesendet, wenn die Verbindung zurückkehrt. Ein ERP wie MKA kann das direkt von der Kasse aus erledigen und Sie warnen, bevor der CUFD oder CUIS abläuft; so funktioniert sein Kassensystem (POS).