So behalten Sie die Kosten einer Baustelle im Griff

Die Baustelle läuft im vierten Monat. Der Bauleiter meldet, der Rohbau sei „etwa zur Hälfte“ fertig, die Buchhaltung sagt, für diese Phase sei bereits mehr ausgegeben worden als geplant, und die letzte Abschlagsrechnung liegt noch beim Bauüberwacher zur Prüfung. Niemand lügt, aber jeder misst etwas anderes. Und die entscheidende Frage, ob das Projekt noch Marge hat, bleibt bis zur Schlussabrechnung unbeantwortet, wenn sich nichts mehr korrigieren lässt.

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie die Kostenkontrolle einer Baustelle mit fünf Bausteinen organisieren: einem Budget nach Positionen, den Ist-Kosten nach Kostenstelle, dem physischen gegenüber dem finanziellen Fortschritt, den Abschlagsrechnungen und dem Cashflow. All das lässt sich in einer Tabellenkalkulation umsetzen.

1. Das Budget nach Positionen ist Ihre Ausgangsbasis

Das Kostenbudget (nicht der Verkaufspreis des Vertrags) wird nach Leistungspositionen aufgebaut: Erdarbeiten, Rohbau, Mauerwerk, Installationen, Ausbau. Jede Position hat eine Menge, eine Einheit und einen Einheitspreis.

Zwei Regeln:

1. Frieren Sie eine Basislinie ein, sobald der Vertrag unterschrieben ist. Kommen später genehmigte Änderungen hinzu, erfassen Sie eine neue Version, überschreiben Sie aber nicht das Original: Ohne es können Sie keine Abweichungen messen.
2. Verwenden Sie dieselbe Positionsstruktur, um zu budgetieren, Kosten zu buchen und den Fortschritt zu messen. Steht im Budget „Rohbau“ und werden die Einkäufe als „diverses Material“ gebucht, werden Sie nie vergleichen können.

2. Ist-Kosten gehören auf die Kostenstelle, nicht auf das Konto

Jede Baustelle sollte eine eigene Kostenstelle sein, und innerhalb davon sollte jede Ausgabe ihre Leistungsposition tragen. Das umfasst Material, Nachunternehmer, Arbeitskräfte, Miete und Wartung von Geräten sowie die Handkasse der Baustelle.

Ein oft vergessenes Detail: gebundene Kosten. Eine bereits erteilte, aber noch nicht in Rechnung gestellte Bestellung ist bereits ein Kostenfaktor der Baustelle. Wer nur auf eingegangene Rechnungen schaut, erfährt es zu spät.

3. Physischer gegenüber finanziellem Fortschritt

• Physischer Fortschritt: wie viel des Bauwerks tatsächlich errichtet ist. Er wird je Position berechnet (ausgeführte Menge ÷ Gesamtmenge) und mit dem Budget jeder Position gewichtet.
• Finanzieller Fortschritt: wie viel Sie dem Auftraggeber in Rechnung gestellt haben (oder wie viel Sie ausgegeben haben, je nachdem, was Sie vergleichen möchten).

Der klassische Fehler ist, den Fortschritt am ausgegebenen Geld zu messen: 45 % des Budgets ausgegeben zu haben bedeutet nicht, dass 45 % des Bauwerks fertig sind. Um beides abzugleichen, verwenden Sie die Earned-Value-Analyse:

• Fertigstellungswert (EV) = Budget jeder Position × ihr physischer Fortschritt.
• Planwert (PV) = was laut Terminplan bis heute errichtet sein sollte.
• Ist-Kosten (AC) = was bis heute ausgegeben und gebunden ist.
• CPI = EV ÷ AC. Unter 1: Jeder ausgegebene Boliviano erbringt weniger Leistung als geplant.
• SPI = EV ÷ PV. Unter 1: Sie liegen hinter dem Zeitplan.
• Prognostizierte Gesamtkosten (EAC) = Gesamtbudget ÷ CPI, sofern die Leistung gleich bleibt.

Den Terminplan, der Ihnen den Planwert liefert, erstellen Sie am besten mit seinem kritischen Pfad; zur Auffrischung siehe den kritischen Pfad in fünf Minuten erklärt.

4. Durchgerechnetes Beispiel

Angenommen, ein Vertrag über Bs 2.000.000 mit einem Kostenbudget von Bs 1.700.000 (erwartete Marge von Bs 300.000). Am Ende des 4. Monats:

Position	Budget	Physischer Fortschritt	Fertigstellungswert	Ist-Kosten	Abweichung
Erdarbeiten	150.000	100 %	150.000	160.000	−10.000
Rohbau	700.000	60 %	420.000	470.000	−50.000
Mauerwerk	350.000	20 %	70.000	80.000	−10.000
Installationen	300.000	10 %	30.000	35.000	−5.000
Ausbau	200.000	5 %	10.000	15.000	−5.000
Gesamt	1.700.000	40 %	680.000	760.000	−80.000

Laut Terminplan sollten Sie zu diesem Zeitpunkt Leistungen im Wert von Bs 765.000 (45 %) erbracht haben.

• CPI = 680.000 ÷ 760.000 = 0,89
• SPI = 680.000 ÷ 765.000 = 0,89
• EAC = 1.700.000 ÷ 0,89 ≈ Bs 1.900.000

Ändert sich nichts, sinkt die Marge von Bs 300.000 auf rund Bs 100.000. Die Tabelle zeigt Ihnen auch, wo Sie ansetzen müssen: Der Rohbau verursacht mehr als die Hälfte der Abweichung.

5. Abschlagsrechnungen: von den genehmigten Mengen zum Zertifikat

Die Abschlagsrechnung (in Bolivien die valorización) verwandelt Fortschritt in Geld. Der gesunde Ablauf ist:

1. Der Bauleiter erfasst die ausgeführten Mengen je Position für den Zeitraum.
2. Der Bauüberwacher genehmigt oder lehnt sie ab. Nur was genehmigt ist, geht in die Abschlagsrechnung ein.
3. Bruttobetrag = Σ (genehmigte Menge × vertraglicher Einheitspreis).
4. Die vereinbarten Abzüge werden angewendet: Verrechnung der Anzahlung, Sicherheitseinbehalte und etwaige Vertragsstrafen. Prozentsätze und Bedingungen legt Ihr Vertrag fest; prüfen Sie sie mit Ihrem Rechtsberater oder Steuerberater.
5. Das Zertifikat mit dem Nettobetrag wird unterzeichnet, in Rechnung gestellt und eingezogen.

Um beim Beispiel zu bleiben: Angenommen, Sie haben kumuliert Bs 700.000 abgerechnet (35 % des Vertrags), während Ihr physischer Fortschritt 40 % entspricht. Damit bleiben rund Bs 100.000 an ausgeführter Leistung, die Sie weder abgerechnet noch eingezogen haben. Diese Lücke zwischen physischem und finanziellem Fortschritt ist Geld, das Sie selbst vorfinanzieren.

6. Cashflow der Baustelle

Um beim Beispiel zu bleiben: Sie haben Bs 760.000 ausgegeben und von den abgerechneten Bs 700.000 angenommen Bs 560.000 eingezogen (der Rest ist in Bearbeitung oder vertraglich einbehalten). Die Baustelle hat einen negativen Kassensaldo von Bs 200.000.

Planen Sie die Liquidität der Baustelle Monat für Monat mit drei Zeilen:

Zeile	Quelle
Erwartete Einzahlungen	Geplante Abschlagsrechnungen abzüglich vertraglicher Abzüge, zu dem Datum, an dem der Auftraggeber tatsächlich zu zahlen pflegt
Erwartete Auszahlungen	Gebundene Einkäufe, Nachunternehmer, Lohnabrechnung der Baustelle und Geräte
Freizugebende Einbehalte	Einbehaltene Beträge und die vertragliche Bedingung für ihre Rückzahlung

Übersteigt der niedrigste kumulierte Saldo Ihre Kreditlinie oder Ihre verfügbare Liquidität, wissen Sie es, bevor es eintritt.

Warnsignale

• CPI unter 1 bei zwei oder drei Stichtagen in Folge.
• Finanzieller Fortschritt deutlich hinter dem physischen: errichtete, aber nicht abgerechnete Leistung.
• Mengen, die länger auf Genehmigung warten, als Sie es als normal definieren.
• Eine Position mit hohen Ist-Kosten und geringem physischem Fortschritt.
• Ausgegebene Handkasse der Baustelle, über die noch nicht abgerechnet wurde.
• Vertragsbürgschaften kurz vor Ablauf ohne laufende Verlängerung.

Häufige Fehler

• Den Fortschritt an den Ausgaben messen statt an der ausgeführten Menge.
• Baustellen vermischen in einer Kostenstelle oder Ausgaben ohne Leistungsposition buchen.
• Gebundene Kosten ignorieren und nur auf eingegangene Rechnungen schauen.
• Die Basislinie überschreiben, sobald sich das Budget ändert.
• Ohne genehmigte Mengen abrechnen, was in Beanstandungen und verspäteter Zahlung endet.
• Einbehalte vergessen, wenn Sie die Liquidität planen.

Checkliste für den Monatsabschluss

1. Mengen des Zeitraums erfasst und vom Bauüberwacher genehmigt.
2. Kosten des Monats nach Position gebucht, einschließlich abgerechneter Handkasse.
3. Offene Bestellungen als gebundene Kosten hinzugefügt.
4. EV, PV, AC, CPI, SPI und EAC neu berechnet.
5. Abschlagsrechnung erstellt und Lücke zwischen physischem und finanziellem Fortschritt geprüft.
6. Cashflow der Baustelle aktualisiert und Bürgschaften geprüft.

Der Schritt in ein System

Bei einer oder zwei Baustellen funktioniert diese Disziplin in einer Tabellenkalkulation. Wenn Sie mehrere gleichzeitig führen, kann ein ERP wie MKA die vom Bauüberwacher genehmigten Mengen bis zur Abschlagsrechnung mit ihren Status durchreichen und Budget gegenüber Ist sowie den Fertigstellungswert nach Kostenstelle anzeigen (siehe die Lösung für Bauunternehmen).