Wie Sie die tägliche Produktion für mehrere Verkaufsstellen planen
Eine Methode Schritt für Schritt, um zu entscheiden, wie viel Sie täglich backen, wenn Sie mehrere Verkaufsstellen beliefern: Verkäufe nach Wochentag, Durchschnitt der letzten Wochen, Anpassung an Ereignisse, Konsolidierung sowie Kennzahlen für Ausschuss und Fehlmengen.
Es ist fünf Uhr morgens. In der Backstube laufen die Öfen bereits, und die Bestellungen der Verkaufsstellen kommen per Nachricht, jede in einem anderen Format. Es bleibt keine Zeit, also backt die Backstube „dasselbe wie gestern“. Um sieben Uhr abends wirft eine Verkaufsstelle zwei Bleche Brot weg, während eine andere ihre Theke schon um fünf Uhr nachmittags leer geschlossen hat und die Kunden zur Konkurrenz gegangen sind.
Das Problem ist weder der Ofen noch der Bäcker: Niemand hat berechnet, wie viel jede Verkaufsstelle an diesem Tag verkaufen würde. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie das mit einer einfachen Methode gelingt, die in einer Tabellenkalkulation funktioniert.
Warum „dasselbe wie gestern“ nicht funktioniert
Der Absatz einer Bäckerei hängt stark vom Wochentag ab. Ein Samstag hat mit einem Dienstag nichts gemein, und ein Montag nach einem Feiertag auch nicht. Wer den Vortag kopiert, schleppt den Fehler mit: War gestern wenig los, backen Sie heute zu wenig; gab es gestern einen Markt, bleibt heute zu viel übrig.
Die richtige Planungseinheit ist Produkt × Verkaufsstelle × Wochentag.
Die Methode in fünf Schritten
- Erfassen Sie die tatsächlichen Verkäufe jeder Verkaufsstelle, nach Produkt und nach Tag. Verwenden Sie die Kassenverkäufe, nicht die Lieferungen: Was geliefert wurde, ist nicht das, was verkauft wurde.
- Berechnen Sie die Basis: den Durchschnitt desselben Wochentags der letzten Wochen. Vier Wochen reichen für eine Bäckerei meist aus.
- Passen Sie für bekannte Ereignisse an: Märkte, Schulferien, Feiertage, Fußballspiele, Wetter.
- Ziehen Sie ab, was die Verkaufsstelle bereits hat und noch verkaufen kann. Bei Tagesbrot meist nichts; bei verpackten Keksen oder Kuchen den Restbestand in der Verkaufsstelle.
- Konsolidieren Sie alle Verkaufsstellen, addieren Sie Sonderbestellungen und rechnen Sie die Gesamtmenge anhand der Rezeptur in Zutaten um.
Die Formeln
Basis der Verkaufsstelle (für ein Produkt und einen Wochentag):
Basis = (V₁ + V₂ + V₃ + V₄) / 4
wobei V₁…V₄ die Verkäufe am selben Wochentag der letzten vier Wochen sind. Hatte eine dieser Wochen etwas Außergewöhnliches (ein Feiertag, ein Stromausfall), nehmen Sie sie aus dem Durchschnitt und teilen durch drei.
Bestellung der Verkaufsstelle:
Bestellung = Basis × Ereignisfaktor − verkaufsfähiger Bestand in der Verkaufsstelle
Der Ereignisfaktor ist an einem normalen Tag 1; zum Beispiel 1,10, wenn Sie 10 % mehr Kundschaft erwarten.
Produktion der Backstube:
Produktion = (Σ Bestellungen der Verkaufsstellen + Sonderbestellungen) / (1 − erwarteter Produktionsausschuss)
Der Produktionsausschuss ist das, was in der Backstube verloren geht: verbrannte, missratene oder aussortierte Stücke.
Rechenbeispiel mit drei Verkaufsstellen
Angenommen, Sie planen das Hausbrötchen für den kommenden Samstag. Das sind die Verkäufe der letzten vier Samstage:
| Verkaufsstelle | Sa 1 | Sa 2 | Sa 3 | Sa 4 | Basis | Anpassung | Bestellung |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A | 420 | 380 | 400 | 440 | 410 | Markt in der Nähe, ×1,10 | 450 |
| B | 300 | 320 | 280 | 300 | 300 | An zwei Samstagen ausverkauft, ×1,05 | 315 |
| C | 250 | 230 | 260 | 240 | 245 | Keine Anpassung | 245 |
| Gesamt | 955 | 1.010 |
Einige Anmerkungen:
- In Verkaufsstelle A: 410 × 1,10 = 451, gerundet auf 450.
- In Verkaufsstelle B „wirken“ die Verkäufe mit 300 stabil, aber an zwei dieser Samstage war das Brot vor Ladenschluss ausverkauft. Die tatsächliche Nachfrage lag also über den erfassten Verkäufen, deshalb steigt die Menge um 5 %: 300 × 1,05 = 315.
- Da es sich um Tagesbrot handelt, wird kein Bestand der Verkaufsstellen abgezogen.
Nun fügt die Backstube eine Sonderbestellung von 150 Stück für eine Veranstaltung hinzu. Die Gesamtnachfrage beträgt 1.010 + 150 = 1.160. Liegt Ihr historischer Produktionsausschuss bei 3 %:
Produktion = 1.160 / 0,97 = 1.195,9 → 1.200 Stück
Mit der Rezeptur rechnen Sie das in Zutaten um. Wenn 100 Stück 6 kg Mehl benötigen, brauchen Sie 1.200 × 0,06 = 72 kg Mehl für dieses Produkt. Machen Sie dasselbe für jedes Produkt des Tages und addieren Sie nach Zutat: Das ist Ihr Bedarf für Einkauf und Lager. Wenn Sie Zutaten ausgeben, verwenden Sie die Charge, die zuerst verfällt; wir erklären das in FEFO vs. FIFO.
Retouren und Fehlmengen: die zwei Daten, die den Kreis schließen
Der Plan wird nur besser, wenn jede Verkaufsstelle bei Ladenschluss zwei Dinge pro Produkt meldet:
| Datum | Wie es erfasst wird | Was es Ihnen sagt |
|---|---|---|
| Retouren | Bei Ladenschluss übrige Stück | Sie haben zu viel geliefert, oder die Ereignisanpassung war zu optimistisch |
| Fehlmenge | Uhrzeit, zu der das Produkt ausverkauft war | Die erfassten Verkäufe unterschätzen die tatsächliche Nachfrage |
Die Fehlmenge wird am häufigsten übersehen. War das Brot um vier Uhr nachmittags ausverkauft, sind die Verkäufe dieses Tages keine Nachfrage: Sie sind die Obergrenze dessen, was Sie geliefert haben. Wenn Sie diese Verkäufe mitteln, ohne sie zu korrigieren, schrumpft der Plan Woche für Woche.
Kennzahlen, um zu prüfen, ob der Plan funktioniert
- Retourenquote % = Retouren / gelieferte Stück × 100. Angenommen, Verkaufsstelle A hat 450 erhalten und 27 übrig behalten: 6 %. Messen Sie sie pro Verkaufsstelle und Produkt, nicht nur insgesamt.
- Ausverkaufsquote = Produkt-Tage, die vor der Stichzeit ausverkauft waren / geplante Produkt-Tage × 100. Legen Sie eine sinnvolle Stichzeit fest (zum Beispiel eine Stunde vor Ladenschluss).
- Produktionsausschuss = in der Backstube verworfene Stück / produzierte Stück × 100. Steigt er, prüfen Sie den Prozess, bevor Sie den Plan anfassen.
- Plangenauigkeit = 1 − |Bestellung − tatsächliche Verkäufe| / tatsächliche Verkäufe. Je näher an 1, desto besser.
Lesen Sie sie gemeinsam. Wenige Retouren bei vielen Ausverkäufen bedeuten, dass Sie zu knapp planen. Viele Retouren ohne Ausverkäufe bedeuten, dass Sie die Bestellung senken können. Beides hoch in derselben Verkaufsstelle deutet meist auf eine schlecht verteilte Produktmischung hin: Ein Artikel bleibt übrig, während ein anderer ausgeht.
Tägliche Checkliste
- Die gestrigen Verkäufe jeder Verkaufsstelle sind nach Produkt erfasst.
- Die gestrigen Retouren und Ausverkaufszeiten sind erfasst.
- Die Basis verwendet denselben Wochentag und schließt untypische Tage aus.
- Die Ereignisse von morgen sind mit ihrem Faktor notiert.
- Bestätigte Sonderbestellungen sind hinzugefügt.
- Die Gesamtmenge wurde mit der aktuellen Rezeptur in Zutaten umgerechnet.
- Zutaten werden nach Verfallsdatum ausgegeben.
Häufige Fehler
- Mit den Lieferungen statt mit den Verkäufen planen. Wenn Sie immer 300 liefern, wird Ihnen der Durchschnitt immer 300 sagen.
- Ausverkäufe ignorieren. Die Verkäufe eines Tages, der früh ausverkauft war, sind keine Nachfrage; korrigieren Sie sie nach oben.
- Den Durchschnitt der ganzen Woche verwenden. Er vermischt Samstage mit Dienstagen, und Sie liegen bei beiden daneben.
- Jede Verkaufsstelle „nach Augenmaß“ ohne Basis bestellen lassen. Die Bestellung hängt dann davon ab, wer gerade Schicht hat.
- Ausschuss in der Backstube nicht von Retouren der Verkaufsstellen trennen. Es sind verschiedene Probleme mit verschiedenen Lösungen.
- Veraltete Rezepturen. Wenn die tatsächliche Rezeptur mehr Mehl verbraucht als die hinterlegte, werden Ihre Einkäufe und Ihre Kosten immer zu knapp ausfallen.
Wenn Sie es automatisieren möchten
Bei wenigen Verkaufsstellen und Produkten funktioniert diese Methode gut in einer Tabelle. Wächst das Volumen, kann ein ERP wie MKA die Bestellung jeder Verkaufsstelle aus dem Durchschnitt desselben Wochentags der letzten Wochen vorschlagen, sie mit den Sonderbestellungen zu einem Tagesplan konsolidieren und die Rezepturen auflösen, damit Sie wissen, was zu produzieren und was einzukaufen ist (Bäckereien und Lebensmittel ansehen).