Notes de frais en libre-service
Chacun saisit ses pré-factures avec le justificatif joint dans « Mes notes de frais ».
Petite caisse
Chaque boliviano de la petite caisse, justifié et rendu.
Vos employés déclarent leurs dépenses depuis « Mes notes de frais » avec la photo du justificatif. La comptabilité les examine dans une file, repère les doublons et réapprovisionne le fonds sans courir après personne.
Sans MKA
- Les notes de frais arrivent dans une enveloppe de reçus froissés, avec des semaines de retard.
- La même facture est déclarée deux fois sans que personne ne le remarque.
- Vous ne savez pas combien d’avances restent non justifiées, ni qui les détient.
Ce que vous allez mesurer
Jours pour justifier
2,4 días−9,1 días
de la dépense à la note de frais
Avances en cours
Bs 18,7 K−62 %
Doublons détectés
23+23
ce trimestre
Crédit de TVA récupéré
Bs 6,1 K+34 %
Indicateurs d’exemple avec des données illustratives. Dans MKA, ils sont calculés en direct à partir de votre activité.
Essayez-le ici même
Essayez : du téléphone du commercial jusqu’à la file de la comptabilité.
À gauche, le téléphone de Carlos, commercial : il photographie le justificatif, enregistre la pré-facture et son téléphone l’avertit que cette facture a déjà été déclarée. À droite, la comptable dans la file des notes de frais : traiter, renvoyer (Carlos voit le motif sur son téléphone) ou rejeter, puis réapprovisionner le fonds pour le seul montant approuvé. « Voir en action » le joue pour vous.
Exemple de flux
De la dépense au réapprovisionnement
Étape 1/6
Le fonds est attribué
Un fonds fixe ou une avance ponctuelle est remis au responsable.
OrganisationAvantages
Pourquoi Petite caisse dans MKA
Détection des doublons
Le système avertit quand un justificatif a déjà été déclaré.
File des notes de frais
La comptabilité traite, renvoie ou rejette chaque pré-facture depuis une seule file.
Réapprovisionnement du fonds
Des fonds fixes réapprovisionnés et clôturés avec leur journal des mouvements.
Avances ponctuelles
En plus des fonds fixes, des avances pour un voyage ou un achat précis.
Des rapports utiles
En attente par personne, dépenses par centre de coûts et crédit de TVA.
En détail
Tout ce qui est inclus
Fonds
- Fonds fixes et avances ponctuelles
- Avance, réapprovisionnement et clôture du fonds
- Journal des mouvements par fonds
Notes de frais
- « Mes notes de frais » pour chaque employé
- Pré-factures avec justificatifs joints
- Contrôle des justificatifs en double
File des notes de frais
- Traiter, renvoyer ou rejeter chaque pré-facture
- Contrôle centralisé par la comptabilité
Rapports
- Notes de frais en attente par personne
- Dépenses par centre de coûts
- Crédit de TVA issu des notes de frais
All-in-One
Se connecte à
Les données circulent seules entre les modules : sans intégrations, sans export ni import.
Banque et trésorerieUn rapprochement bancaire qui se fait tout seul.ComptabilitéDes écritures qui se génèrent seules à partir de vos documents.Registres fiscaux et formulairesDes livres d’achats et de ventes qui se remplissent seuls.OrganisationUn organigramme vivant et un dossier complet pour chaque personne.
Questions fréquentes
L’employé a-t-il besoin d’un accès complet à l’ERP ?
Non. Il déclare depuis « Mes notes de frais », qui n’affiche que ses propres fonds et justificatifs.
Que se passe-t-il avec une note de frais erronée ?
La comptabilité la renvoie depuis la file pour que l’employé la corrige, ou la rejette.
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En 30 minutes, nous vous montrons votre flux réel : de la vente à la facture, du stock à l’écriture comptable.